Die häufigsten Fehler bei Merch-Artikeln, die den Büroleitern zusätzliche Arbeit bereiten

Die haufigsten Fehler bei Merch-Artikeln, die den Buroleitern zusatzliche Arbeit bereiten

Die meisten Merch-Projekte, die zu einem Problem werden, sind nicht wegen des Produkts schiefgelaufen. Die Tasse war in Ordnung. Der Hoodie war in Ordnung. Was schiefgelaufen ist, war fast immer einer aus einer kleinen, sich wiederholenden Reihe von Prozessfehlern - dieselben Fehler, die in verschiedenen Unternehmen auftreten, und oft derselbe Fehler zweimal von demselben Buroleiter, weil ihn niemand beim ersten Mal notiert hat.

Hier sind die Fehler, die am haufigsten auftreten, und was sie tatsachlich kosten.

Fehler 1: Bestellung ohne Angabe der Großen

Bekleidung wird nach Mitarbeiterzahl statt nach der tatsachlichen Großenverteilung bestellt. Wenn funfzig Personen Kapuzenpullis benotigen, werden funfzig Kapuzenpullis bestellt - gleichmaßig auf die verschiedenen Großen verteilt oder, schlimmer noch, nach dem geschatzt, was ein typisches Buro normalerweise benotigt.

Das Problem tritt zwei Wochen spater zutage, wenn die Große L bereits ausverkauft ist und drei Personen noch warten, oder wenn eine Charge der Große XS ungenutzt in einem Karton liegt, weil niemand im eigentlichen Team diese Große tragt. Eine Aufschlusselung nach Großen lasst sich mit einer E-Mail und in funf Minuten erfassen - uber ein gemeinsames Formular, eine kurze Antwort an alle oder was auch immer am einfachsten ist, um die Angaben von den tatsachlichen Empfangern einzuholen. Wird dies versauumt, fuhrt dies zu einer zweiten, kleineren und lasterigeren Bestellung, die unter Zeitdruck getatigt wird - meist zu einem ungunstigeren Preis, da sie nun dringend statt planmaßig erfolgt.

Fehler 2: Keine Lieferzeitreserve

Der Auftrag wird genau fur das Datum erteilt, an dem er benotigt wird, ohne Spielraum fur etwaige Verschiebungen. Produktionszeitplane sind Schatzungen, keine Garantien - ein Lieferant kann ein oder zwei Tage in Verzug geraten, ein Korrekturabzug kann eine weitere Anderungsrunde erfordern, eine Adresse kann sich als falsch herausstellen und muss korrigiert werden.

All dies ist nichts Ungewohnliches. Was sich jedoch vermeiden lasst, ist eine Planung, als wurde nichts davon eintreten. Eine Pufferzeit von nur wenigen Tagen gleicht solche kleinen Verzogerungen aus, die in der Produktion vollig normal sind, anstatt sie zu einem Terminverzug werden zu lassen, den jemand erklaren muss.

Fehler 3: Ein umfangreiches Sortiment mit Inhouse-Produktion verwechseln

Die meisten Merch-Anbieter fuhren bereits ein umfangreiches Sortiment - Bekleidung, Tassen, Flaschen, Technikzubehor - alles unter einem Dach und mit einem einzigen Ansprechpartner. Das ist nicht das Problem und auch nicht ungewohnlich. Der Irrtum besteht darin, anzunehmen, dass ein umfangreiches Sortiment und eine einzige Ansprechpartnerperson bedeuten, dass der Anbieter den Artikel auch tatsachlich selbst herstellt.

Oft ist dies jedoch nicht der Fall. Das Sortiment ist umfangreich, weil der Anbieter als Zwischenhandler fungiert und die Koordination ubernimmt, nicht aber die Produktion - der eigentliche Druck und die Veredelung werden an eine Fabrik oder einen Veredler vergeben, den der Kaufer nie zu Gesicht bekommt und zu dem er keinerlei Beziehung unterhalt. Das funktioniert meistens gut - bis eine Charge mit leichten Abweichungen zuruckkommt: eine Farbe, die nicht ganz zur letzten Auflage passt, ein Logo, das ein paar Millimeter anders platziert ist als auf den Mockups. An diesem Punkt muss sich der Anbieter an seinen eigenen Lieferanten wenden, um herauszufinden, was passiert ist - wobei er kaum mehr Einblick in die Ursache hat als der Kaufer.

Ein Ansprechpartner fuhlt sich an wie ein Verantwortlicher. Das ist jedoch nicht dasselbe, und die Kluft zwischen beiden wird erst dann sichtbar, wenn etwas schnell behoben werden muss und niemand in der Lieferkette tatsachlich die Kontrolle uber die Druckerei hat.

Fehler 4: Ad-hoc-Verfahren bei Spenden

Dienstjubilaen, Geburtstage und die Geschenkrunde im Dezember werden jedes Mal, wenn sie anstehen, als neue Entscheidung behandelt, anstatt als fester Plan. Jemand erinnert sich eine Woche vorher daran, bestellt das, was am schnellsten zur Beschaffung kommt, und der Ablauf beginnt von vorne, noch bevor er uberhaupt zu einem festen Ablauf geworden ist.

Die Kosten, die hier entstehen, bestehen nicht nur in der Hektik. Es ist die Uneinheitlichkeit - ein Mitarbeiter erhalt ein durchdachtes Geschenk, ein anderer das, was kurzfristig verfugbar war, und es lasst sich im Voraus nicht sagen, welches Geschenk eine bestimmte Person erhalten wird.

Fehler 5: Den Schritt der Uberprufung uberspringen

Ein Mockup wird am Bildschirm freigegeben, und der Auftrag geht direkt in die Serienproduktion. Meistens funktioniert das problemlos. Die Falle, in denen dies nicht der Fall ist, kommen teuer zu stehen: eine Farbe, die im Druck anders wirkt als auf dem Monitor; eine Logo-Platzierung, die auf dem tatsachlichen Produkt leicht daneben wirkt; ein Nahtdetail, das in der digitalen Version nie sichtbar war.

Eine physische Fotofreigabe vor der Serienproduktion deckt solche Fehler auf, bevor bereits zweihundert Einheiten produziert wurden. Das kostet einen Tag, manchmal zwei. Im Vergleich zum Nachdruck einer gesamten Auflage ist dies ein geringer Preis.

Fehler 6: Nichtberucksichtigung des dezentralen Versands

Der Auftrag wird so geplant, als befanden sich alle Empfanger im selben Gebaude. Dann stellt sich jedoch heraus, dass die Liste einen Mitarbeiter des Remote-Hiring in einem anderen Land oder eine Kundenfiliale zwei Landesgrenzen weiter enthalt, und der Versand wird zu einer nachtraglichen Uberlegung, die am Ende angehangt wird, anstatt von Anfang an Teil des Plans zu sein.

Genau hier kommt es am haufigsten zu Verzogerungen, da der grenzuberschreitende Versand nie wirklich einkalkuliert wurde - weder zeitlich noch hinsichtlich der Koordination, die erforderlich ist, um eine Adresse, Angaben zum Zoll oder eine Kuriervereinbarung auf Anhieb korrekt zu erfassen.

Fehler 7: Keine gespeicherte Referenz fur Nachbestellungen

Die Mockups, die endgultige Großentabelle, die genauen Farbspezifikationen - all das befindet sich in einem E-Mail-Thread oder einer Chat-Nachricht von vor sechs Monaten, nicht in einer Datei, die irgendjemand wiederfinden konnte. Die Nachbestellung desselben Willkommenspakets oder desselben Werbegeschenks fur eine Veranstaltung bedeutet, alte Nachrichten durchforsten zu mussen - oder schlimmer noch, die Spezifikationen aus dem Gedachtnis wieder zusammenzusetzen und zu hoffen, dass sie mit dem ubereinstimmen, was beim letzten Mal beim Versand geliefert wurde.

Dies ist ein kleiner Fehler mit sich summierenden Kosten. Bei der ersten Bestellung werden die Kosten dafur getragen, dass alles korrekt abgewickelt wird. Jede Nachbestellung danach sollte schneller vonstattengehen und nicht erneut den gleichen Arbeitsaufwand erfordern - und sie wird nur dann schneller, wenn die Informationen aus der ersten Bestellung tatsachlich an einem Ort gespeichert wurden, an dem beide Seiten sie finden konnen.

Schlusswort

Bei keinem dieser Fehler geht es darum, das falsche Produkt ausgewahlt zu haben. Bei jedem einzelnen geht es um den damit verbundenen Prozess - die Großentabelle, die nie zusammengestellt wurde, die Sicherheitsreserve, die nie einkalkuliert wurde, die Produktion, die niemand tatsachlich uberwacht hat, den Geschenkprozess, der nie zu einem festen Ablauf wurde, den Korrekturschritt, der ubersprungen wurde, den Versand, der erst ganz zum Schluss geplant wurde, die Spezifikation, die nirgendwo gespeichert wurde. Genau deshalb sind sie auch vermeidbar: Wenn man den Prozess einmal korrigiert, wiederholt sich derselbe Fehler bei der nachsten Bestellung nicht mehr.