Onboarding-Pakete für verteilte Teams
Sorgen Sie für ein einheitlicheres Onboarding-Erlebnis über alle Standorte hinweg, bei Remote-Mitarbeitern und in wachsenden Teams.
Warum Onboarding-Pakete?
Standortübergreifend einheitlich
Weniger Ad-hoc-Koordination
Teams im Homeoffice und im Büro
Ein stärkerer erster Eindruck
Mitarbeiter bleiben bei einer guten Einarbeitung mit höherer Wahrscheinlichkeit drei Jahre im Unternehmen. https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/dont-underestimate-importance-good-onboarding
der neuen Mitarbeiter geben an, dass sie sich gut vorbereitet und unterstützt fühlten, um in ihrer Position hervorragende Leistungen zu erbringen. https://www.shrm.org/topics-tools/topics/onboarding
der Beschäftigten stimmen voll und ganz zu, dass ihr Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hervorragende Arbeit leistet.https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
Wie Onboarding-Pakete zusammengestellt werden
Produkte, die zur Lagerung und zum Versand bereit sind
DAS PERFEKTE GESCHENK
Das Wichtigste zur Veranstaltung
Halten Sie eventtaugliche Merch-Artikel im Bestand und führen Sie den Versand durch, wenn Sie die Artikel benötigen, an Büros, Veranstaltungsorte oder Teammitglieder, ohne dass in letzter Minute noch Koordinationsaufwand entsteht.
DAS PERFEKTE GESCHENK
Markenbekleidung
Halten Sie Teamkleidung im Bestand und führen Sie den Versand bei Bedarf an Niederlassungen, zu Veranstaltungen oder an einzelne Mitarbeiter durch.
DAS PERFEKTE GESCHENK
Getränkebehälter
Führen Sie praktische Alltags-Merch im Sortiment, das sich problemlos für wiederkehrende Anfragen, Geschenke und die Verteilung an Mitarbeiter bereitstellen lässt.
Warum gerade „So Merch“?
Entwickelt für ein einheitliches Markenauftreten
Zuverlässige Qualität in jedem Schritt
Auf lange Sicht einfacher zu handhaben
Vom punktuellen Onboarding zu einem standardisierten System
Zuvor
- Onboarding-Pakete werden von Fall zu Fall behandelt
- Die Inhalte variieren je nach neuer Mitarbeiterin oder neuem Mitarbeiter, Team oder Standort
- Interne Teams treffen jedes Mal dieselben Entscheidungen
- Die Planung der Bereitstellung erfolgt verspätet und reaktiv
- Die Erfahrungen variieren von einem neuen Mitarbeiter zum nächsten
Danach
- Die Struktur des Pakets ist bereits festgelegt
- Branding und Produktauswahl bleiben einheitlich
- Varianten lassen sich bei Bedarf leichter verwalten
- Die Lieferung lässt sich standortübergreifend einfacher planen
- Neue Mitarbeiter erhalten eine besser organisierte, standardisierte Einarbeitung
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein Willkommenspaket für neue Mitarbeiter enthalten?
Ein überzeugendes Willkommenspaket für neue Mitarbeiter kombiniert einige praktische Alltagsgegenstände mit ein oder zwei durchdachten Extras. Die meisten SoMerch-Kunden stellen ihre Pakete aus Bekleidung, Trinkgefäßen, einem Notizbuch und einem Stift, einem Technik-Accessoire sowie einer Willkommensnachricht zusammen. Das Ziel sind nützliche Gegenstände, die der neue Mitarbeiter tatsächlich nutzen wird – und nicht ein Haufen Werbegeschenke mit übermäßigem Logodruck.
Beschränken Sie das Paket auf 4 bis 7 Artikel, damit das Auspacken als durchdacht und nicht als überwältigend empfunden wird. Setzen Sie auf Qualität statt Quantität – ein gutes Notizbuch ist besser als drei billige. Wenn Ihr Team über verschiedene Standorte verteilt ist, wählen Sie vorrangig Artikel aus, die problemlos an eine Privatadresse versendet werden können und für alle europäischen Klimazonen geeignet sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem Willkommenspaket und einem Onboarding-Paket?
In der Praxis werden die Begriffe synonym verwendet – beide beziehen sich auf eine sorgfältig zusammengestellte Auswahl an Merchandise-Artikeln, die einem neuen Mitarbeiter bei seinem Eintritt zugesandt wird. SoMerch betrachtet beide als dasselbe: ein wiederverwendbares Paket, das dazu dient, neue Mitarbeiter in verteilten Teams und Büros willkommen zu heißen, das einmalig produziert und bei Bedarf versandt wird, sobald neue Mitarbeiter eingestellt werden.
Wenn es einen Unterschied gibt, der erwähnenswert ist, dann ist es der Umfang. „Willkommenspaket“ impliziert oft eine einmalige Geste; „Onboarding-Paket“ hingegen steht für ein wiederholbares Programm mit Beständen in einem Lager, wobei der Versand bei jeder Neueinstellung ausgelöst wird. SoMerch unterstützt beide Varianten, wobei sich die meisten Kunden aus Gründen der betrieblichen Einfachheit für das Onboarding-Paket-Modell entscheiden.
Welche Ideen gibt es für ein gutes Onboarding-Paket für Remote-Mitarbeiter in Europa?
Für europäische Remote- und verteilte Teams werden die besten Onboarding-Pakete direkt an die Privatadressen versandt und enthalten Artikel, die sich für verschiedene Klimazonen und Kulturen eignen. SoMerch übernimmt die EU-weite Lieferung an die Privatadresse, sodass das Paket am ersten Tag eintrifft, unabhängig davon, wo der neue Mitarbeiter wohnt. Legen Sie den Schwerpunkt auf Kleidung in verschiedenen Größen, eine gute Trinkflasche, ein Notizbuch und ein technisches Accessoire.
Ein praktischer Aspekt bei Remote-Mitarbeitern ist die Erfassung von Größe und Adresse. Anstatt jeden neuen Mitarbeiter manuell nach T-Shirt-Größe und Adresse zum Versand zu befragen, nutzen viele SoMerch-Kunden ein kurzes Formular vor dem Onboarding, um beides in einem Schritt zu erfassen; anschließend versendet SoMerch die Artikel aus dem Bestand innerhalb eines Werktags.
Wie viele Elemente sollte ein Onboarding-Paket enthalten?
Die meisten gut durchdachten Onboarding-Pakete enthalten 4 bis 7 Artikel. Bei weniger als vier wirkt das Paket dürftig; bei mehr als sieben wird das Auspacken überwältigend, während die Kosten schnell steigen. Das ideale Onboarding-Paket schafft einen Ausgleich zwischen ein oder zwei „Wow“-Artikeln und einer Handvoll praktischer Gegenstände für den täglichen Gebrauch, auf die ein neuer Mitarbeiter noch Wochen nach seinem Einstieg zurückgreifen wird.
Diese Entscheidung wird in der Regel ebenso sehr vom Budget wie vom Design bestimmt. Ein Paket mit vier hochwertigen Artikeln kommt oft besser an als sieben günstigere, und das Team von SoMerch kann Ihnen helfen, verschiedene Konfigurationen hinsichtlich Produkt- und Druckoptionen zu vergleichen, bevor Sie sich festlegen.
Wie hoch ist ein angemessenes Budget für ein Onboarding-Paket pro Mitarbeiter?
Die Budgets für Onboarding-Pakete liegen auf dem europäischen Markt in der Regel zwischen 50 und 150 Euro pro Mitarbeiter, wobei SoMerch-Kunden häufig einen bestimmten Betrag pro Neueinstellung als Ziel vorgeben und dann Artikel auswählen, die diesem entsprechen. Das Budget hängt eher davon ab, welche Botschaft das Paket vermitteln soll, als von einem festen Richtwert – ein von Gründern geführtes Start-up und ein Scale-up mit 500 Mitarbeitern werden dies unterschiedlich gestalten.
SoMerch stellt Ihnen vor Ihrer Entscheidung eine vollständige Kostenaufschlüsselung zur Verfügung – Artikel, Personalisierung, Lagerhaltung und Versand innerhalb der EU sind im Angebot ersichtlich, sodass Sie Ihre Ausgaben pro Neueinstellung ohne Überraschungen an Ihr Ziel anpassen können.
Kann SoMerch die Onboarding-Pakete an die Privatadressen der neuen Mitarbeiter versenden?
Ja, SoMerch versendet Onboarding-Pakete an individuelle Privatadressen innerhalb der Europäischen Union. Dies ist einer der zentralen Anwendungsfälle, für die die Plattform entwickelt wurde: ein einziges Unternehmenspaket, das einmalig erstellt und anschließend an die neuen Mitarbeiter an deren Wohnort, an ihr Büro oder an eine beliebige von ihnen angegebene Adresse versendet wird. Der Versand innerhalb der EU dauert 2–6 Werktage.
SoMerch versendet derzeit ausschließlich innerhalb der EU. Für Mitarbeiter mit Wohnsitz außerhalb der EU kann das Paket an einen Kollegen oder eine Niederlassung innerhalb der EU versendet und von dort aus weitergeleitet werden. Der Versand an mehrere Adressen aus einer einzigen Bestellung wird End-to-End abgewickelt, sodass Ihr Team keine separaten Versanddienstleister verwalten muss.
Wie geht SoMerch mit der Größenauswahl bei Bekleidung um, wenn die Größe eines neuen Mitarbeiters nicht bekannt ist?
Am einfachsten ist es, vorab eine Charge mit verschiedenen Größen zu produzieren, diese im Lager von SoMerch zu lagern und die passende Größe zum Versand zu versenden, sobald der jeweilige neue Mitarbeiter seine Größe bestätigt hat. Wenn Sie beispielsweise im Laufe eines Jahres 20 Neueinstellungen erwarten, bestellen Sie Bekleidung in den Größen XS bis XXL entsprechend Ihrer Verteilung. SoMerch hält den Bestand bereit, und wir übernehmen den Versand innerhalb eines Werktags, sobald der neue Mitarbeiter seine Größe bestätigt hat.
Dadurch entfällt die unangenehme E-Mail mit der Frage „Welche T-Shirt-Größe tragen Sie?“ aus dem Ablauf der Angebotsannahme. Sie können die Größe bereits bei den Vorbereitungsunterlagen erfassen oder SoMerch die Erfassung der Größe direkt mit dem neuen Mitarbeiter abwickeln lassen.
Kann jeder neue Mitarbeiter selbst entscheiden, was in sein Onboarding-Paket aufgenommen wird?
Derzeit nicht. SoMerch übernimmt derzeit den Versand eines festen Pakets, das das Unternehmen im Voraus festlegt. Eine individuelle Anpassung pro neuem Mitarbeiter – bei der jeder neue Mitarbeiter aus einer Auswahl an Artikeln, Größen oder Varianten wählen kann – ist zwar in Planung, aber auf der aktuellen Plattform noch nicht verfügbar.
In der Zwischenzeit gibt es zwei bewährte Lösungen: Bieten Sie ein oder zwei Paketvarianten an („Büro-Paket“ vs. „Heim-Paket“) oder lassen Sie neue Mitarbeiter nach ihrem Einstieg über eine separate Bestellung einige Artikel auswählen. Sollte die individuelle Auswahl pro Mitarbeiter für Ihr Team ein Muss sein, teilen Sie uns dies bitte mit – dies ist ein wertvoller Beitrag für unsere Roadmap.
Wie schnell kann ein Onboarding-Paket versandt werden, nachdem ein neuer Mitarbeiter ein Stellenangebot angenommen hat?
Wenn das Paket bereits produziert und in der Lagerhaltung bei SoMerch ist, erfolgt der Versand innerhalb eines Werktags nach Ihrer Anfrage, zuzüglich 2–6 Werktagen für die Lieferung innerhalb der EU. Wenn das Paket erst von Grund auf neu produziert wird, kommt die Produktionszeit hinzu – durchschnittlich etwa 8 Werktage, wobei für ausgewählte Artikel eine 48-Stunden-Produktionslinie zur Verfügung steht.
Die meisten SoMerch-Kunden nutzen das Modell der Lagerhaltung genau aus diesem Grund: Das Paket wird einmal in großer Stückzahl produziert, vorrätig gehalten und bei Bedarf einzeln versendet, sodass neue Mitarbeiter es bereits in der ersten Woche nach ihrem Eintritt erhalten. Dadurch werden Eilproduktionen vermieden und die Qualität des Pakets bleibt bei jedem neuen Mitarbeiter gleichbleibend.
Können wir die Onboarding-Pakete im Bestand halten, damit sie am Tag des Arbeitsbeginns eines neuen Mitarbeiters versandt werden können?
Ja, und genau diese Vorgehensweise empfiehlt SoMerch. Wir produzieren Ihr Paket in großen Mengen, lagern es in unserem europäischen Lager und übernehmen den Versand einzelner Pakete innerhalb eines Werktags nach dem von Ihnen festgelegten Auslöser – sei es, dass ein neuer Mitarbeiter ein Angebot annimmt, die Formalitäten abschließt oder sein Eintrittsdatum erreicht.
Dadurch entfällt das operative Risiko einer Produktion pro Neueinstellung: keine Eilaufträge, keine Verzögerungen, falls sich der Eintrittstermin eines neuen Mitarbeiters vorverlegt, und eine gleichbleibende Qualität der Willkommenspakete bei jeder Neueinstellung. Außerdem können Sie einmalig bestellen (unter Einhaltung der Mindestbestellmenge) und die Pakete über das ganze Jahr hinweg abrufen.
Was geschieht mit den Onboarding-Paketen, wenn sich der Eintrittstermin des neuen Mitarbeiters ändert?
Da SoMerch erst dann versendet, wenn Sie dies genehmigen, lässt sich eine Änderung des Starttermins ganz einfach handhaben: Verschieben Sie den Versandauslöser. Wenn sich der Einstellungstermin um eine Woche nach hinten verschoben hat, verschieben Sie die Anfrage; wenn er sich nach vorne verschoben hat, bitten Sie uns, früher zu versenden. Das Paket verbleibt im Lager, bis Sie bereit sind.
Die einzige Ausnahme bildet ein Paket, das sich bereits im Versand befindet – sobald eine Sendung das Lager verlassen hat, kann sie nicht mehr zurückgerufen werden. Sollten sich die Starttermine in Ihrem Unternehmen also häufig verschieben, lösen Sie die Versandanforderung daher eher kurz vor dem tatsächlichen Starttermin aus als bereits bei der Annahme des Angebots.
Kann SoMerch Onboarding-Pakete für 10 Neueinstellungen pro Jahr im Vergleich zu 500 bewältigen?
Ja, das Modell funktioniert in diesem Bereich. Die Plattform ist flexibel, solange Sie die Mindestbestellmenge von 20 Packungen einhalten. Ein kleines Unternehmen könnte 20 Packungen bestellen, diese im Lager einlagern und im Laufe des Jahres 10 davon versenden, während der Rest als Puffer zurückbehalten wird. Ein wachsendes Unternehmen könnte 500 Packungen im Voraus bestellen, die gesamte Charge im Lager einlagern und diesen Versand durchführen, sobald neue Mitarbeiter hinzukommen.
Die Kosten pro Packung sinken mit steigendem Volumen, sodass größere Bestellungen eine bessere Stückkostenbilanz bieten. Das Betriebsmodell ist bei 10 neuen Mitarbeitern dasselbe wie bei 500: einmal produzieren, Lager betreiben, bei Bedarf versenden.
Können wir jedem Onboarding-Paket eine personalisierte Begrüßungskarte beilegen?
Derzeit ist eine Personalisierung pro Neueinstellung noch nicht möglich. SoMerch enthält eine standardmäßige Willkommenskarte des Unternehmens, die Sie gestalten und die wir zusammen mit dem Rest des Pakets produzieren. Personalisierte Karten pro Neueinstellung – bei denen jede Karte den Namen des neuen Mitarbeiters oder eine spezifische Botschaft enthält – sind in Planung, aber noch nicht verfügbar.
Falls Ihnen die Personalisierung wichtig ist, gibt es derzeit zwei bewährte Alternativen: Drucken Sie eine Standardkarte mit einer herzlichen Botschaft, die für jeden neuen Mitarbeiter gilt, oder lassen Sie personalisierte Notizen separat über Ihr Team versenden (eine kurze Notiz des Personalverantwortlichen, die nach Erhalt des Pakets beigelegt wird).
Können die Onboarding-Pakete länderspezifische Artikel (Snacks, Steckeradapter) enthalten?
Länderspezifische Varianten der Pakete stehen auf der SoMerch-Roadmap, sind jedoch noch nicht verfügbar. Derzeit enthalten die Onboarding-Pakete für alle Zielorte denselben Inhalt, wobei SoMerch den Versand von einem einzigen europäischen Lager in jedes EU-Land abwickelt. Länderspezifische Artikel wie lokale Snacks oder Steckeradapter werden im Paket selbst noch nicht unterstützt.
Für Teams, die bereits jetzt eine lokale Note benötigen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie nehmen ausschließlich universell einsetzbare Artikel auf (Bekleidung, Trinkgefäße und Schreibwaren lassen sich problemlos über Grenzen hinweg versenden) oder Sie führen einen kleinen sekundären lokalen Einkauf für länderspezifische Artikel durch, der von einem lokalen Büroleiter abgewickelt wird. Eine vollständige Unterstützung der Lokalisierung ist geplant.
Wie hoch ist die Mindestbestellmenge für Onboarding-Pakete bei SoMerch?
Die Mindestbestellmenge für Onboarding-Pakete beträgt 20 Stück. Es empfiehlt sich, zunächst mindestens die Mindestmenge zu bestellen, den Bestand bei SoMerch in das Lager einzulagern und einzelne Pakete bei Bedarf zu versenden, sobald neue Mitarbeiter eintreten – wodurch Sie aus einer einzigen Großbestellung effektiv einen 1:1-Versandablauf erzielen.
Bei kleineren Teams deckt eine Bestellung von 20 Paketen oft den gesamten Einstellungsbedarf eines Jahres ab, und SoMerch hält die Pakete bereit, sodass Sie nicht für jede einzelne Einstellung produzieren müssen. Bei größeren Teams kann eine einzige Bestellung 50 bis 500+ Neueinstellungen mit demselben Ablauf abdecken.
Kann SoMerch das Fulfillment von Onboarding-Paketen in unser HRIS oder ATS integrieren?
Eine direkte HRIS- oder ATS-Integration ist in Planung, jedoch noch nicht in Betrieb. Derzeit erfolgt die Auslösung des Paketversands manuell über die SoMerch-Plattform – Ihr Team gibt die Adresse und die Konfektionsgröße des neuen Mitarbeiters über das Portal ein, und wir versenden das Paket innerhalb eines Werktags.
Sollte Ihr Volumen so hoch sein, dass die manuelle Auslösung zu einem Engpass wird, teilen Sie uns dies bitte mit – dies ist ein wertvoller Hinweis für die Planung der Integrationen. Für die meisten SoMerch-Kunden mit dem derzeitigen Volumen bedeutet die manuelle Auslösung lediglich einen Zeitaufwand von ein bis zwei Minuten pro Neueinstellung.
Können wir nachverfolgen, welche neuen Mitarbeiter ihre Onboarding-Pakete erhalten haben?
Ja. Jedes Paket wird mit einer Sendungsverfolgungsnummer versandt, und SoMerch stellt für jeden neuen Mitarbeiter den Versandstatus bereit – von „im Lager“ über „unterwegs“ bis hin zu „zugestellt“. Dies ermöglicht der Personalabteilung und den People-Ops-Mitarbeitern einen Überblick darüber, wann neue Mitarbeiter ihr Paket tatsächlich erhalten, was oft für die Planung des ersten Arbeitstages von Bedeutung ist.
Die Sendungsverfolgung erfolgt pro Sendung. Wenn Sie also mehrere Onboarding-Paketprogramme oder verschiedene Paketvarianten betreiben, ist jede davon separat einsehbar.
Sind die Onboarding-Pakete von SoMerch aus ethisch einwandfreien Quellen bezogen und entsprechen sie den EU-Vorschriften?
Jedes Produkt im SoMerch-Katalog verfügt über einen eigenen Reiter zum Thema Nachhaltigkeit, auf dem Materialien, Zertifizierungen und Herkunft aufgeführt sind, sodass Sie genau nachvollziehen können, was „aus ethischen Quellen bezogen“ für jeden Artikel bedeutet, anstatt sich auf ein vages Label zu verlassen. Viele Artikel verfügen über anerkannte EU-Zertifizierungen (GOTS, OEKO-TEX, FSC) und werden von Lieferanten hergestellt, die die Arbeits- und Umweltstandards der EU erfüllen.
Sollte Nachhaltigkeit eine konkrete Anforderung Ihres Unternehmens sein, filtern Sie den Katalog bei der Zusammenstellung des Pakets nach Zertifizierungen, und das SoMerch-Team kann Ihnen bei der Produktauswahl Artikel vorschlagen, die Ihren Kriterien entsprechen.
Inwiefern trägt ein Onboarding-Paket zur Bindung neuer Mitarbeiter bei?
Ein gut gestaltetes Onboarding-Paket ist eines von mehreren Signalen, die den ersten Eindruck eines neuen Mitarbeiters prägen, und der erste Eindruck wirkt sich messbar auf die Bindung in der Einarbeitungsphase aus. Untersuchungen legen nahe, dass ein solider Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeiter erheblich verbessert, auch wenn das Paket selbst nur einer von vielen Faktoren ist – klare Erwartungen, der Kontakt zum Vorgesetzten und erste Erfolge sind allesamt wichtiger.
Der eigentliche Vorteil des Pakets liegt in seiner Konsistenz: Jeder neue Mitarbeiter wird unabhängig vom Standort auf die gleiche, durchdachte Weise willkommen geheißen, wodurch das Problem beseitigt wird, dass „verteilte Teams wie ein nachträglicher Einfall wirken“. Diese Konsistenz reduziert zudem den Verwaltungsaufwand für das HR-Team, da der Willkommensprozess nach der Einrichtung des Pakets automatisch abläuft.
Kann SoMerch Onboarding-Pakete an internationale Mitarbeiter außerhalb der EU versenden?
Derzeit noch nicht. SoMerch versendet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Für neue Mitarbeiter mit Wohnsitz außerhalb der EU gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können das Paket an einen Kollegen oder eine Niederlassung innerhalb der EU schicken und es von dort weiterleiten lassen, oder Sie warten mit dem Versand des Pakets, bis der neue Mitarbeiter zu einer Schulung oder Einarbeitung eine Niederlassung in der EU besucht.
Der internationale Versand ist in Planung, aber noch nicht verfügbar. Wenn der Großteil Ihrer Neueinstellungen außerhalb der EU stattfindet, ist das Onboarding-Paket-Modell möglicherweise noch nicht die richtige Lösung für Sie – lassen Sie uns darüber sprechen, ob ein anderer Anwendungsfall für Ihre Situation besser geeignet ist.
Fangen Sie noch heute an
Stöbern Sie in unserem Sortiment, fordern Sie ein Angebot an und erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden kostenlose Entwürfe sowie ein Angebot.
