Les erreurs merch les plus courantes qui créent du travail supplémentaire pour les office managers

Les erreurs les plus courantes en matiere de produits derives qui generent une charge de travail supplementaire pour les responsables administratifs

La plupart des projets de produits derives qui se transforment en veritable casse-tete n'ont pas echoue a cause du produit lui-meme. Le mug etait parfait. Le sweat a capuche etait parfait. Ce qui a mal tourne, c'etait presque toujours l'une d'une petite serie d'erreurs de procedure recurrentes - les memes, d'une entreprise a l'autre, et souvent la meme erreur commise a deux reprises par le meme responsable administratif, car personne ne l'avait notee la premiere fois.

Voici celles qui reviennent le plus souvent, ainsi que leur cout reel.

Erreur n 1 : passer commande sans preciser les tailles

Les vetements sont commandes en fonction du nombre d'employes plutot qu'en fonction de la repartition reelle des tailles. Si cinquante personnes ont besoin de sweats a capuche, on en commande donc cinquante, repartis de maniere egale entre les differentes tailles, ou pire encore, en se basant sur une estimation des besoins habituels d'un bureau type.

Le probleme apparait deux semaines plus tard, lorsque le lot de taille L est epuise et que trois personnes attendent toujours, ou lorsque le lot de taille XS reste inutilise dans un carton parce que personne au sein de l'equipe ne porte cette taille. Pour recueillir la repartition par taille, il suffit d'un e-mail et de cinq minutes : un formulaire partage, une reponse rapide a tous, tout ce qui est le plus simple a obtenir aupres des destinates concernes. Si l'on neglige cette etape, cela se traduit par une deuxieme commande, plus petite et plus fastidieuse, passee dans l'urgence, generalement a un prix moins avantageux car elle est desormais urgente au lieu d'avoir ete planifiee.

Erreur n 2 : absence de marge de securite au niveau des delais

La commande est passee pour la date exacte a laquelle elle est necessaire, sans aucune marge de manuvre. Les delais de production sont des estimations, pas des garanties : un fournisseur peut avoir un ou deux jours de retard, une epreuve peut necessiter un cycle supplementaire de modifications, une adresse peut s'averer erronee et devoir etre corrigee.

Rien de tout cela n'est inhabituel. Ce qu'il faut eviter, c'est de planifier comme si rien de tout cela ne pouvait se produire. Une marge de manuvre, meme de quelques jours seulement, permet d'absorber ce genre de petits retards tout a fait normaux en production, au lieu d'en faire un delai non respecte que quelqu'un devra justifier.

Erreur n 3 : confondre un catalogue tres complet avec une production en interne

La plupart des fournisseurs de produits derives proposent deja un vaste catalogue : vetements, mugs, bouteilles, accessoires technologiques, le tout sous une meme enseigne et via un seul interlocuteur. Ce n'est pas la le probleme, et ce n'est meme pas inhabituel. L'erreur consiste a supposer qu'un catalogue etendu et une relation unique signifient que ce fournisseur est bien celui qui fabrique reellement l'article.

Souvent, ce n'est pas le cas. Le catalogue est vaste parce que le fournisseur se charge de la revente et de la coordination, et non de la production : l'impression et la decoration proprement dites sont sous-traitees a une usine ou a un decorateur que l'acheteur ne voit jamais et avec lequel il n'entretient aucune relation. Cela fonctionne bien la plupart du temps, jusqu'a ce qu'un lot presente un leger ecart : une couleur qui ne correspond pas tout a fait a celle de la derniere serie, un logo place avec quelques millimetres de decalage par rapport a la maquette. A ce stade, le fournisseur doit se tourner vers son propre sous-traitant pour comprendre ce qui s'est passe, sans disposer d'une visibilite sur la reponse guere plus grande que celle de l'acheteur.

Un point de contact donne l'impression d'etre un point de responsabilite. Ce n'est pas la meme chose, et l'ecart entre les deux ne devient visible que lorsqu'il faut remedier rapidement a un probleme et que personne dans la chaine ne controle reellement l'atelier d'impression.

Erreur n 4 : des procedures de dons improvisees

Les anniversaires de travail, les anniversaires de naissance et la periode des cadeaux de decembre sont geres au cas par cas a chaque fois qu'ils se presentent, plutot que selon un plan etabli. Quelqu'un s'en souvient une semaine avant, commande ce qui est le plus rapide a trouver, et le processus recommence a zero avant meme d'avoir eu le temps de s'installer.

Le cout de cette situation ne reside pas seulement dans la precipitation. C'est surtout le manque de coherence : un employe recoit un cadeau bien pense, un autre se voit offrir ce qui etait disponible au pied leve, et il est impossible de savoir a l'avance quel cadeau recevra telle ou telle personne.

Erreur n 5 : Ne pas effectuer l'etape de verification

Une maquette est validee a l'ecran, et la commande passe directement en production. La plupart du temps, cela ne pose aucun probleme. Mais lorsque ce n'est pas le cas, les consequences sont couteuses : une couleur qui rend differemment a l'impression par rapport a l'ecran, un placement de logo qui semble legerement decale sur le produit fini, un detail de couture qui n'etait pas visible dans la version numerique.

Une epreuve physique ou photographique avant le lancement de la production en serie permet de reperer ces problemes avant que deux cents unites ne soient produites. Cela ajoute un jour, parfois deux. C'est un compromis peu couteux par rapport a la reimpression de tout un tirage.

Erreur n 6 : ne pas tenir compte des frais de livraison repartis

La commande est planifiee comme si tous les destinates se trouvaient dans le meme batiment. Or, il s'avere que la liste comprend un collaborateur en teletravail dans un autre pays, ou un bureau client situe deux frontieres plus loin, et l'expedition devient alors une reflexion apres coup, ajoutee a la va-vite a la fin, au lieu de faire partie integrante du plan des le depart.

C'est la que les delais prennent le plus de retard, car l'expedition transfrontaliere n'en realite jamais ete prise en compte dans le budget - ni en termes de temps, ni en termes de coordination necessaire pour obtenir une adresse, des informations douanieres ou un accord de livraison corrects des la premiere tentative.

Erreur n 7 : absence de reference enregistree pour les commandes renouvelees

La maquette, la liste definitive des tailles, le cahier des charges precis concernant les couleurs... Tout cela se trouve dans un fil de discussion par e-mail ou dans un message de chat datant de six mois, et non dans un fichier que tout le monde pourrait retrouver. Commander a nouveau le meme kit de bienvenue ou les memes cadeaux promotionnels pour un evenement implique de fouiller dans d'anciens messages, ou pire encore, de reconstituer les specifications de memoire et d'esperer qu'elles correspondent a ce qui a ete livre la derniere fois.

Il s'agit la d'une petite erreur dont le cout ne cesse de s'accumuler. La premiere commande absorbe le cout necessaire pour que tout soit parfait. Chaque nouvelle commande devrait ensuite etre plus rapide, et non pas representer a nouveau la meme charge de travail - et cela ne devient plus rapide que si les informations de la premiere commande ont effectivement ete enregistrees quelque part ou les deux parties peuvent les retrouver.

Cloture

Aucune de ces erreurs ne tient au choix d'un produit inadapte. Chacune d'entre elles concerne le processus qui l'entoure : la liste des tailles qui n'a jamais ete rassemblee, la marge de securite qui n'a jamais ete prevue, la production que personne ne surveillait reellement, le processus de cadeaux qui n'a jamais ete mis en place, l'etape de verification qui a ete omise, l'expedition qui a ete planifiee en dernier, le cahier des charges qui n'a jamais ete enregistre nulle part. C'est d'ailleurs precisement pour cette raison qu'elles sont evitables : il suffit de corriger le processus une seule fois pour que la meme erreur ne se reproduise pas lors de la commande suivante.