Datenschutzerklärung

Prisma Ltd. („SoMerch“, „wir“, „uns“ oder „unser“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich zum Schutz personenbezogener Daten.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Informationen erheben, nutzen, offenlegen, speichern und schützen, wenn Sie Folgendes nutzen:

• die SoMerch-Website unter somerch.co und die dazugehörigen Seiten;

• die SoMerch-Plattform und -Anwendungen;

• Formulare, Angebotsanfragen und Support-Dienste;

• die SoMerch ChatGPT App;

• den SoMerch Model Context Protocol („MCP“)-Server und interaktive Komponenten;

• die SoMerch-Integration für monday.com;

• andere von SoMerch betriebene Integrationen, Tools und Dienste; sowie

• unsere Corporate-Merchandise-, Produktions-, Lagerhaltungs-, Kommissionierungs- und Versand- sowie Lieferdienste.

Die Website, die Plattform, die Anwendungen und die Dienste von SoMerch richten sich in erster Linie an Geschäftskunden und werden im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) angeboten.

1. Wer wir sind

SoMerch gehört und wird betrieben von:

Prisma Ltd.
Eine in der Republik Bulgarien eingetragene Gesellschaft

Sitz der Gesellschaft:
23A Dimitar Konstantinov Street
Pleven, Bulgarien

Hauptgeschäftsstelle und Korrespondenzadresse:
32 Vranya Street
Banishora, 1233 Sofia
Bulgarien

Kontakt für Datenschutz und Support: [email protected]

Im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der Verordnung (EU) 2016/679, der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), ist Prisma Ltd. der Verantwortliche für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten, sofern nicht anders angegeben.

2. Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt, wenn Sie:

• die SoMerch-Website besuchen oder mit ihr interagieren;

• ein SoMerch-Plattformkonto erstellen oder nutzen;

• eine SoMerch-Mobil-, Desktop- oder Web-Anwendung nutzen;

• uns kontaktieren oder Informationen anfordern;

• ein Angebot, ein Projektangebot, ein Muster oder eine Produktempfehlung anfordern;

• ein Corporate-Merchandise-Projekt einreichen;

• eine Bestellung aufgeben oder verwalten;

• unsere Dienste für Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand oder Lieferung nutzen;

• die SoMerch ChatGPT App oder eine andere autorisierte SoMerch-Integration nutzen;

• mit dem SoMerch MCP-Server oder einer interaktiven SoMerch-Komponente interagieren;

• die SoMerch-Integration für monday.com verbinden oder nutzen;

• einen monday.com-Arbeitsablauf konfigurieren oder ausführen, der SoMerch nutzt;

• Produkte im Rahmen einer Bestellung erhalten, die von Ihrem Arbeitgeber oder einem anderen Geschäftskunden aufgegeben wurde;

• Marketing-Mitteilungen abonnieren; oder

• anderweitig mit uns kommunizieren oder Geschäfte tätigen.

Diese Datenschutzerklärung regelt nicht die unabhängigen Verarbeitungstätigkeiten von Drittanbieter-Plattformen, -Websites oder -Diensten, einschließlich OpenAI, ChatGPT und monday.com. Diese Anbieter verarbeiten Informationen gemäß ihren eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien.

3. Kategorien der von uns erhobenen Daten

Welche Informationen wir erheben, hängt davon ab, wie Sie mit SoMerch interagieren.

3.1 Geschäfts- und Kontaktdaten

Wir können Folgendes erheben:

• Vor- und Nachname;

• Firmenname;

• Berufsbezeichnung oder berufliche Rolle;

• geschäftliche E-Mail-Adresse;

• geschäftliche Telefonnummer;

• Land und bevorzugte Sprache;

• Geschäftsadresse;

• Rechnungsadresse;

• USt-IdNr. oder steuerliche Identifikationsdaten;

• Informationen über Ihre Beziehung zu dem Unternehmen, das Sie vertreten; sowie

• Kommunikationspräferenzen.

3.2 Anfragen-, Angebots- und Projektinformationen

Wenn Sie uns kontaktieren oder ein Angebot anfordern, können wir Folgendes erheben:

• Projekttyp und Anwendungsfall;

• erforderliche Produkte oder Produktkategorien;

• geschätzte Mengen;

• Budget oder Budgetrahmen;

• bevorzugte Stile, Farben und Materialien;

• Nachhaltigkeitspräferenzen;

• Zielländer;

• gewünschte Produktions- oder Lieferfrist;

• Branding- und Druckanforderungen;

• Verpackungs-, Lagerhaltungs- sowie Kommissionierungs- und Versandanforderungen;

• Projektnotizen und -anweisungen;

• Informationen darüber, wie Sie auf SoMerch aufmerksam geworden sind;

• ausgewählte Produkte oder Projektpläne; sowie

• sonstige Informationen, die Sie freiwillig bezüglich des Projekts bereitstellen.

3.3 Dateien und Brand Assets

Soweit für Ihre Anfrage oder Bestellung relevant, können wir Dateien wie die folgenden erheben:

• Unternehmenslogos;

• Brand Guidelines (Markenrichtlinien);

• Grafiken und Druckdaten;

• Bilder;

• Produktreferenzen;

• Tabellenkalkulationen;

• Empfänger- oder Adressdateien;

• Mockups;

• druckfertige Dateien; sowie

• sonstige Projektdokumentation.

Sie sollten nur Dateien bereitstellen, zu deren Nutzung und Weitergabe Sie berechtigt sind.

3.4 Plattform- und Kontodaten

Wenn Sie die SoMerch-Plattform, -Anwendungen oder -Integrationen nutzen, können wir Folgendes erheben:

• Kontoname und geschäftliche Kontaktdaten;

• Konto-Rolle und Berechtigungen;

• Unternehmens- oder Workspace-Zugehörigkeit;

• Anmelde- und Authentifizierungsprotokolle;

• Plattformpräferenzen;

• Produktauswahlen;

• Projekte, Angebote, Bestellungen und Lagerbestandsdaten;

• Freigabe- und Aktivitätsprotokolle;

• Lager- und Kommissionierungsanweisungen;

• Support-Kommunikation;

• Integrations-Konfigurationsinformationen; sowie

• Anwendungs-Konfigurationsinformationen.

Wir fordern Nutzer nicht dazu auf, Passwörter, Authentifizierungscodes oder API-Zugangsdaten über die SoMerch ChatGPT App oder über monday.com-Arbeitsablauf-Felder anzugeben.

3.5 Bestell-, Rechnungs- und Transaktionsdaten

Wenn Sie eine Bestellung aufgeben oder einen kostenpflichtigen Dienst in Anspruch nehmen, können wir Folgendes verarbeiten:

• Angebots- und Bestelldetails;

• Bestellscheine (Purchase Orders);

• Rechnungs- und Fakturierungsinformationen;

• USt-Informationen;

• Zahlungsstatus;

• Transaktionsreferenzen;

• Gutschriften und Erstattungsprotokolle;

• Bestellfreigaben;

• Produktionsdaten;

• Lageraufzeichnungen;

• Versandprotokolle; sowie

• Kommunikation im Zusammenhang mit der Bestellung.

SoMerch erhebt über die ChatGPT App vorsätzlich keine vollständigen Zahlungskartendaten. Soweit Zahlungsdienste angeboten werden, können Karteninformationen direkt von einem autorisierten Zahlungsdienstleister unter dessen eigenen Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen verarbeitet werden.

3.6 Empfänger- und Lieferinformationen

Erfordert ein bestätigtes Projekt die Lieferung an Mitarbeiter, Kunden, Büros, Veranstaltungsorte oder sonstige Empfänger, können wir Folgendes verarbeiten:

• Name des Empfängers;

• Firma oder Abteilung;

• Lieferadresse;

• Geschäfts- oder Liefertelefonnummer;

• E-Mail-Adresse, sofern für Lieferbenachrichtigungen erforderlich;

• Kleidergröße oder Produktvariante;

• ausgewähltes Geschenk oder Produkt;

• Sendungsverfolgungsinformationen;

• Lieferstatus; sowie

• Informationen, die zur Abwicklung von Retouren, fehlgeschlagenen Zustellungen oder Reklamationen erforderlich sind.

Empfängernamen und private Lieferadressen sind für die allgemeine Produktsuche oder die Erstplanung eines Projekts über die ChatGPT App nicht erforderlich. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt über die SoMerch-Plattform, eine autorisierte Integration wie monday.com oder ein anderes sicheres Verfahren erhoben werden, wenn dies für ein bestätigtes Lagerabwicklungsprojekt erforderlich ist.

Wenn Sie personenbezogene Daten einer anderen Person bereitstellen, sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Sie über eine angemessene Rechtsgrundlage und die Befugnis verfügen, uns diese Informationen zu übermitteln.

3.7 Technische und Nutzungsdaten

Wenn Sie unsere Website, Plattform, Anwendungen oder Integrationen nutzen, können wir oder unsere Dienstleister begrenzte technische Informationen verarbeiten, wie z. B.:

• IP-Adresse;

• Browser- und Gerätetyp;

• Betriebssystem;

• Sprach- und Regionaleinstellungen;

• besuchte Seiten oder Anwendungsbereiche;

• Verweisquelle (Referrer);

• Sitzungs- und Interaktionsinformationen;

• Datum und ungefähre Uhrzeit des Zugriffs;

• Cookie- und Einwilligungseinstellungen;

• Anwendungsversion;

• genutztes Tool, genutzter Arbeitsablauf oder genutzte Funktion;

• Antwortstatus;

• Leistungs- und Fehlerinformationen;

• Bezeichner für die Ausführung von Arbeitsabläufen oder Abonnements;

• Sicherheits- und Missbrauchsdaten; sowie

• pseudonyme technische Kennungen, soweit für den Betrieb oder die Sicherheit erforderlich.

Wir verwenden diese technischen Informationen nicht, um sensible Profile über Nutzer zu erstellen.

3.8 Marketinginformationen

Soweit gesetzlich zulässig, können wir Folgendes verarbeiten:

• Status von Marketing-Abonnements;

• Kommunikationsverlauf;

• Interaktion mit Kampagnen;

• Teilnahme an Veranstaltungen;

• berufliche Interessengebiete; sowie

• Nachweise über Abmeldungen oder Widersprüche.

4. Wie wir Informationen erheben

Wir können Informationen wie folgt erheben:

4.1 Direkt von Ihnen

Zum Beispiel, wenn Sie:

• ein Website-Formular ausfüllen;

• uns per E-Mail, Telefon, Chat oder über einen anderen Kanal kontaktieren;

• ein SoMerch-Konto erstellen oder nutzen;

• ein Angebot oder eine Produktempfehlung anfordern;

• eine Datei hochladen;

• ein Projekt einreichen oder freigeben;

• eine Bestellung aufgeben oder verwalten;

• die SoMerch ChatGPT-App nutzen;

• die SoMerch-Integration mit monday.com verbinden;

• einen Arbeitsablauf unter Einbindung von SoMerch konfigurieren oder nutzen;

• eine Angebotsanfrage über eine Integration einreichen;

• den Support kontaktieren; oder

• Marketing-Kommunikation abonnieren.

4.2 Von Ihrem Arbeitgeber oder einem anderen Geschäftskunden

Ein Unternehmen kann Informationen über seine Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunden, Veranstaltungsteilnehmer oder sonstige Empfänger bereitstellen, wenn es unsere Produktions-, Lagerungs-, Konfektionierungs-, Kommissionierungs- und Versand- oder Zustelldienste in Anspruch nimmt.

4.3 Über ChatGPT, monday.com oder eine andere autorisierte Integration

Wenn Sie die SoMerch ChatGPT-App nutzen, kann ChatGPT aufgabenspezifische Informationen an die SoMerch MCP-Tools übermitteln, um die von Ihnen angeforderte Aktion auszuführen.

SoMerch erhält nur diejenigen Informationen, die an das jeweilige Tool oder die interaktive Komponente übermittelt werden. Wir fordern Ihren vollständigen ChatGPT-Chatverlauf weder an, noch rufen wir ihn ab, rekonstruieren ihn oder erheben ihn vorsätzlich.

Wenn Sie die SoMerch-Integration für monday.com nutzen, kann monday.com von Ihnen ausgewählte oder in einem Arbeitsablauf konfigurierte Informationen an SoMerch übermitteln, um die angeforderte Arbeitsablauf-Aktion auszuführen. Dies kann Empfängerinformationen, ausgewählte Bestellungen und Produkte, Mengen, Größen, Werte des Arbeitsablaufs sowie technische Integrationsmetadaten umfassen.

SoMerch greift nicht eigenständig auf die vollständigen Inhalte Ihres monday.com-Kontos oder Ihrer Boards zu und kopiert diese auch nicht. Die Integration ist darauf ausgelegt, nur die Informationen zu verarbeiten, die für die von Ihnen konfigurierten und genutzten Funktionen des Arbeitsablaufs erforderlich sind.

4.4 Automatisch

Bestimmte technische Informationen können automatisch erhoben werden durch:

• essenzielle Cookies;

• Analysetechnologien;

• Sicherheits-Tools;

• Server-Protokolle;

• Anwendungs-Protokolle; und

• ähnliche Technologien, die für den Betrieb und den Schutz unserer Dienste erforderlich sind.

4.5 Von Dienstleistern und Geschäftspartnern

Wir können Informationen von Dienstleistern erhalten, die uns in folgenden Bereichen unterstützen:

• Plattform-Hosting;

• CRM und Kundenkommunikation;

• Produktion;

• Lagerung;

• Versand und Zustellung;

• Zahlung und Rechnungsstellung;

• Analysen;

• Sicherheit; und

• Support.

5. SoMerch-Integrationen: ChatGPT, MCP und monday.com

5.1 Funktionsweise der ChatGPT-App

Die SoMerch ChatGPT-App ermöglicht es Nutzern, unter anderem folgende Aktionen durchzuführen:

• Durchsuchen des SoMerch-Produktkatalogs;

• Abrufen von Produktdetails;

• Vergleichen von Corporate-Merchandise-Produkten;

• Erstellen vorläufiger Konzepte für Onboarding, Veranstaltungen, Geschenke oder sonstige Merchandise-Projekte;

• Bewerten eines Projekts im Hinblick auf Mengen, Budget, Zielländer, Präferenzen und Fristen;

• Anzeigen interaktiver Komponenten von Projektplänen; und

• Übermitteln einer Angebotsanfrage an SoMerch nach ausdrücklicher Bestätigung.

Die App kommuniziert mit SoMerch über einen Remote-MCP-Server, der für SoMerch betrieben wird.

5.2 Für Produktrecherche und -planung verarbeitete Informationen

Je nach Ihrer Anfrage kann die App Folgendes verarbeiten:

• Suchbegriffe;

• Produktkategorien;

• Präferenzen bezüglich Produkten oder Kollektionen;

• Menge;

• geschätztes Budget;

• Zielländer;

• gewünschte Frist;

• Anwendungsfall;

• bevorzugte oder ausgeschlossene Kategorien;

• bevorzugte Farben oder Stile;

• Nachhaltigkeitspräferenzen;

• ob Bekleidung ein- oder ausgeschlossen werden soll; sowie

• begrenzte Projektnotizen, die Sie optional angeben.

Diese Informationen werden verwendet, um Produktergebnisse bereitzustellen oder einen vorläufigen Merchandise-Plan zu erstellen.

5.3 Angebotsanfragen

Die Suche nach Produkten oder das Erstellen eines Plans führt nicht automatisch zu einer Angebotsanfrage, einer Bestellung, einem Vertrag oder einer Zahlungsverpflichtung.

Eine Angebotsanfrage wird erst übermittelt, wenn Sie:

• eine Projektoption auswählen;

• die erforderlichen geschäftlichen Kontaktdaten angeben;

• die zu übermittelnden Informationen überprüfen;

• der Kontaktaufnahme zustimmen; und

• die Übermittlung ausdrücklich bestätigen.

Eine Angebotsanfrage kann Folgendes umfassen:

• ausgewählte Pläne und Produkte;

• Mengen;

• Projektbudget;

• Zielländer;

• gewünschte Frist;

• Firmenname;

• Name des Ansprechpartners;

• geschäftliche E-Mail-Adresse;

• optionale geschäftliche Telefonnummer;

• Projektnotizen;

• Übermittlungs- und Einwilligungsstatus; sowie

• eine Referenznummer der Angebotsanfrage.

Das Einreichen einer Angebotsanfrage löst keine Bestellung aus, reserviert keinen Lagerbestand, garantiert keine Preise oder Lieferungen und führt keine Zahlung durch. Ein Mitarbeiter des SoMerch-Teams kann Sie kontaktieren, um die Anforderungen zu überprüfen und ein formelles Angebot zu erstellen.

5.4 Informationen, die wir nicht vorsätzlich über die ChatGPT-App erheben

Die SoMerch ChatGPT-App ist nicht darauf ausgelegt, Folgendes anzufordern oder zu erheben:

• vollständige ChatGPT-Chatverläufe;

• Passwörter für ChatGPT oder OpenAI;

• API-Schlüssel;

• Authentifizierungstokens;

• Multi-Faktor-Authentifizierungs- oder Einmal-Codes;

• vollständige Zahlungskartendaten;

• behördliche Identifikationsnummern;

• Gesundheitsdaten;

• biometrische Daten;

• Daten zur rassistischen oder ethnischen Herkunft;

• politische Meinungen;

• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen;

• die Gewerkschaftszugehörigkeit;

• genetische Daten;

• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer Person;

• Daten über strafrechtliche Verurteilungen;

• präzise GPS-Koordinaten;

• private Wohnanschriften von Mitarbeitern während der anfänglichen Produktplanung; oder

• sonstige Informationen, die für die angeforderte SoMerch-Funktion nicht erforderlich sind.

Bitte geben Sie solche Informationen nicht in Freitextfeldern, Projektnotizen, hochgeladenen Dateien oder Integrationsfeldern ein, es sei denn, dies ist für den angeforderten Dienst unbedingt erforderlich und Sie sind berechtigt, diese Informationen bereitzustellen.

5.5 An ChatGPT zurückgegebene Daten

Um das angeforderte Ergebnis darzustellen, kann der SoMerch MCP-Server Informationen an ChatGPT zurückgeben, wie etwa:

• Produktnamen und -beschreibungen;

• Produktbilder und -links;

• Produktkennzeichnungen;

• Preise oder vorläufige Preisschätzungen;

• Mindestbestellmengen;

• Produkteigenschaften;

• Branding-Methoden;

• Angaben zur Lieferzeit;

• Optionen für Projektpläne;

• Kostenannahmen;

• Machbarkeitsindikatoren;

• Warnhinweise und Einschränkungen;

• Status der Angebotsanfrage; sowie

• eine für den Nutzer sichtbare Referenznummer der Angebotsanfrage.

Unser Ziel ist es, nur diejenigen Informationen zurückzugeben, die für die angeforderte Aktion relevant sind. Wir geben vorsätzlich keine internen Protokolle, Zugriffstokens, vertraulichen Datenbankdatensätze, internen Kontokennungen oder unnötige Diagnoseinformationen zurück.

5.6 Funktionsweise der monday.com-Integration

Die SoMerch-Integration für monday.com ermöglicht es autorisierten Geschäftsnutzern, ein SoMerch-Konto mit monday.com zu verbinden und SoMerch-Funktionen innerhalb von monday.com-Arbeitsabläufen zu nutzen.

Je nach dem vom Nutzer konfigurierten Arbeitsablauf kann die Integration Nutzern Folgendes ermöglichen:

• eine bestehende SoMerch-Bestellung auszuwählen;

• in dieser Bestellung enthaltene Produkte auszuwählen;

• Produktmengen und verfügbare Größen oder Varianten anzugeben;

• Empfänger- und Lieferinformationen aus monday.com-Board-Feldern bereitzustellen;

• eine Sendung in SoMerch zu erstellen;

• Sendungskennungen und Statusinformationen zur Sendung an monday.com zurückzugeben;

• Ereignisse des Arbeitsablaufs zu empfangen, wenn sich der Status einer SoMerch-Sendung ändert; sowie

• Informationen zur Sendungsverfolgung in nachfolgenden monday.com-Arbeitsablauf-Aktionen zu verwenden.

Die Integration verarbeitet Daten nur dann, wenn ein autorisierter Nutzer SoMerch mit monday.com verbindet oder einen Arbeitsablauf konfiguriert oder ausführt, der eine Funktion der SoMerch-Integration nutzt.

5.7 Über die monday.com-Integration verarbeitete Informationen

Abhängig von dem durch den Nutzer konfigurierten Arbeitsablauf kann monday.com Informationen an SoMerch übermitteln, wie zum Beispiel:

• Name des Empfängers;

• geschäftliche E-Mail-Adresse oder Liefer-E-Mail-Adresse;

• Lieferadresse;

• Stadt;

• Postleitzahl;

• Land;

• geschäftliche Telefonnummer oder Liefer-Telefonnummer;

• ausgewählte SoMerch-Bestellung;

• ausgewählte Produkte;

• Produktmengen;

• Bekleidungsgrößen oder Produktvarianten;

• Sendungskennungen;

• Sendungsstatusinformationen;

• Sendungsverfolgungsinformationen;

• Ausführungskennungen des Arbeitsablaufs;

• Kennungen von Webhook- oder Arbeitsablauf-Abonnements;

• Kennungen von monday.com-Konto, -Nutzer oder -Workspace, soweit dies technisch erforderlich ist, um die Integration zu betreiben oder abzusichern; sowie

• sonstige Board- oder Arbeitsablauf-Werte, die der Nutzer ausdrücklich einem SoMerch-Arbeitsablauffeld zuordnet.

SoMerch verwendet diese Informationen nur insoweit, als dies erforderlich ist, um den angeforderten Arbeitsablauf bereitzustellen, die entsprechende Sendung oder Bestellung abzuwickeln, Sendungsinformationen zu synchronisieren, Arbeitsablauf-Abonnements aufrechtzuerhalten, eine doppelte Ausführung zu verhindern, Support zu leisten, die Sicherheit aufrechtzuerhalten und den anwendbaren vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Nutzer, die einen monday.com-Arbeitsablauf konfigurieren, sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie berechtigt sind, die ausgewählten Board-Daten und Empfängerinformationen an SoMerch zu übermitteln.

5.8 An monday.com zurückgemeldete Informationen

Soweit dies zum Abschluss eines Arbeitsablaufs erforderlich ist, kann SoMerch Informationen an monday.com zurückmelden, wie zum Beispiel:

• SoMerch-Bestellkennungen;

• verfügbare Bestellprodukte;

• verfügbare Produktgrößen oder -varianten;

• Sendungskennungen;

• Sendungsstatus;

• Tracking-URLs oder Sendungsverfolgungsinformationen;

• Erfolgs- oder Validierungsstatus;

• beschränkte Fehlerinformationen, die erforderlich sind, um eine fehlgeschlagene Arbeitsablauf-Aktion zu erklären; sowie

• sonstige Informationen, die erforderlich sind, um den vom Nutzer konfigurierten Arbeitsablauf abzuschließen.

Wir sind bestrebt, nur diejenigen Informationen zurückzumelden, die für den jeweiligen Arbeitsablauf erforderlich sind. Wir legen gegenüber monday.com vorsätzlich weder interne Protokolle, Authentifizierungsgeheimnisse, private Datenbankdatensätze ohne Bezug zum Arbeitsablauf noch unnötige personenbezogene Daten offen.

5.9 Authentifizierung und Zugangsdaten für monday.com

Die monday.com-Integration von SoMerch nutzt Autorisierungsmechanismen, die es Nutzern ermöglichen sollen, ihr SoMerch-Konto zu verknüpfen, ohne SoMerch-Passwörter direkt in Arbeitsablauffelder eingeben zu müssen.

monday.com kann SoMerch-OAuth-Zugangsdaten über seine eigene Funktion zur Verwaltung von Zugangsdaten verwalten. SoMerch verarbeitet OAuth-Zugriffs- oder Refresh-Token nur soweit dies erforderlich ist, um autorisierte Integrationsanfragen zu authentifizieren und die angeforderte SoMerch-Funktionalität bereitzustellen.

Authentifizierungs-Token werden als vertrauliche Sicherheitsinformationen behandelt. Wir legen diese vorsätzlich weder gegenüber anderen Nutzern offen, noch nehmen wir sie in Arbeitsablauf-Ausgabefelder auf oder speichern sie in Klartext-Anwendungsprotokollen.

Technische Anfragen, die von monday.com eingehen, können auch signierte Authentifizierungsinformationen oder technische Kennungen enthalten, mit denen überprüft wird, ob eine Anfrage von der autorisierten monday.com-Anwendung stammt.

5.10 monday.com-Arbeitsablauf-Abonnements, Trennung der Verbindung und Löschung

Einige SoMerch-Arbeitsablauf-Funktionen für monday.com nutzen Webhook-Abonnements. Wenn ein Nutzer einen solchen Arbeitsablauf aktiviert, kann SoMerch begrenzte Abonnementsinformationen speichern, die erforderlich sind, um relevante Ereignisse an monday.com zurückzusenden. Dies kann Folgendes umfassen:

• eine Webhook-URL von monday.com;

• eine Webhook- oder Abonnementskennung;

• die zugehörige SoMerch-Organisation;

• einen optionalen Bestellfilter;

• technische Erstellungs- oder Aktualisierungszeitstempel; sowie

• sonstige begrenzte Metadaten, die für den Betrieb des Abonnements erforderlich sind.

Wird der Arbeitsablauf deaktiviert oder entfernt, ist SoMerch darauf ausgelegt, das entsprechende aktive Webhook-Abonnement zu entfernen.

Wird die monday.com-Integration von SoMerch entzogen, getrennt oder deinstalliert, werden aus monday abgeleitete Integrationsdaten und Metadaten, die nicht anderweitig erforderlich sind, um einen gesondert angeforderten SoMerch-Dienst zu erbringen, eine bestehende Sendung oder Bestellung abzuwickeln, gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, eine Streitigkeit beizulegen, Betrug zu verhindern oder eine sonstige rechtmäßige Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, innerhalb von 10 Tagen gelöscht.

Informationen, die Bestandteil eines berechtigten SoMerch-Kundenprojekts, einer bestätigten Bestellung, Sendung, Lieferung, Rechnung, eines Buchhaltungsdatensatzes, einer Supportangelegenheit oder eines sonstigen unabhängig autorisierten Geschäftsvorgangs geworden sind, können gemäß den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen anwendbaren Aufbewahrungsfristen weiter aufbewahrt werden.

SoMerch verkauft keine monday.com-Nutzerdaten und nutzt monday.com-Integrationsdaten nicht für verhaltensbasierte Werbung oder diensteübergreifende Werbeprofile.

6. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

• Bereitstellung und Betrieb der Website, Plattform, Anwendungen und Integrationen von SoMerch;

• Betrieb der SoMerch-Integration für monday.com;

• Ausführung der vom Nutzer konfigurierten monday.com-Arbeitsabläufe;

• Erstellung von Sendungen auf Grundlage autorisierter Arbeitsablauf-Anweisungen;

• Verwaltung und Verarbeitung von Webhook-Abonnements;

• Synchronisation von Sendungsstatus- und Sendungsverfolgungsinformationen mit autorisierten Integrationen;

• Beantwortung von Anfragen;

• Suche und Präsentation relevanter Produkte;

• Erstellung vorläufiger Merchandising-Pläne;

• Vergleich von Produkten, Budgets und bekannten Projektanforderungen;

• Bereitstellung von Produkt- und Projektempfehlungen;

• Generierung und Anzeige interaktiver Projektoptionen;

• Erstellung und Übermittlung von Angeboten und Vorschlägen;

• Bearbeitung ausdrücklich bestätigter Angebotsanfragen;

• Kommunikation mit Geschäftskontakten;

• Verwaltung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen;

• Erstellung und Verwaltung von Konten und Berechtigungen;

• Bearbeitung und Abwicklung von Bestellungen;

• Herstellung, Individualisierung, Verpackung, Lagerung und Versand von Produkten;

• Auslieferung von Produkten an autorisierte Empfänger;

• Bestandsführung und Lagerhaltung;

• Bearbeitung von Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Buchhaltungsunterlagen;

• Erbringung von Supportleistungen;

• Gewährleistung der Dienstzuverlässigkeit;

• Erkennung, Untersuchung und Verhinderung von Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen;

• Verhinderung doppelter oder unbefugter Übermittlungen und Arbeitsablauf-Ausführungen;

• Behebung technischer Probleme;

• Verbesserung unseres Katalogs, unserer Plattform, unserer Anwendungen und unserer Dienste;

• Nachvollziehbarkeit und Analyse der Nutzung unserer Website und Plattform;

• Zusendung von Marketingmitteilungen, sofern dies zulässig ist;

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;

• Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer und regulatorischer Verpflichtungen; sowie

• Schutz der Rechte, des Eigentums und der Sicherheit von SoMerch, seinen Kunden, Nutzern und Partnern.

Informationen, die zur Produktsuche, vorläufigen Projektplanung oder Ausführung eines monday.com-Arbeitsablaufs übermittelt werden, werden nicht für den Versand von Marketingmitteilungen verwendet, es sei denn, Sie haben sich gesondert dafür angemeldet, eine weitere Kontaktaufnahme angefordert oder es liegt eine andere Rechtsgrundlage vor.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die DSGVO Anwendung findet, stützen wir uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen.

7.1 Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Informationen, wenn Sie:

• Informationen anfordern;

• nach relevanten Produkten suchen;

• einen Projektplan anfragen;

• Preisinformationen anfordern;

• eine Angebotsanfrage übermitteln;

• Muster anfordern; oder

• uns um die Erstellung eines Angebots bitten.

7.2 Vertragserfüllung

Wir verarbeiten Informationen, soweit dies erforderlich ist, um:

• vertraglich vereinbarte Dienste zu erbringen;

• ein Konto zu verwalten;

• eine autorisierte Integration zu betreiben, die zur Erbringung vertraglich vereinbarter Dienste genutzt wird;

• eine Bestellung herzustellen und abzuwickeln;

• Bestände zu verwalten;

• Produkte auszuliefern;

• Support zu leisten; oder

• sonstige vertragliche Pflichten zu erfüllen.

7.3 Berechtigte Interessen

Wir können Informationen verarbeiten, soweit dies zur Wahrung berechtigter geschäftlicher Interessen erforderlich ist, einschließlich:

• des Betriebs und der Verbesserung unserer Dienste und Integrationen;

• der Verwaltung von B2B-Beziehungen;

• der Beantwortung geschäftlicher Kommunikationen;

• des Schutzes unserer Systeme;

• der Verhinderung von Betrug, Missbrauch und doppelter Ausführung von Arbeitsabläufen;

• der Aufrechterhaltung der Zuverlässigkeit der Dienste;

• der Führung beschränkter betrieblicher Aufzeichnungen;

• der Entwicklung unserer Produkte und Dienste;

• der Durchführung angemessener B2B-Marketingmaßnahmen; und

• der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, prüfen wir, ob diese Interessen durch die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwogen werden.

7.4 Einwilligung

Wir stützen uns auf eine Einwilligung, sofern diese erforderlich ist, insbesondere für:

• nicht essenzielle Cookies;

• bestimmte Analyse-Technologien;

• bestimmte Marketing-Kommunikationen; und

• sonstige Verarbeitungen, für die eine Einwilligung die maßgebliche Rechtsgrundlage darstellt.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7.5 Rechtliche Verpflichtungen

Wir können Informationen verarbeiten und aufbewahren, soweit dies erforderlich ist zur Erfüllung von:

• rechnungslegungsrechtlichen Anforderungen;

• steuerrechtlichen Anforderungen;

• aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen;

• gerichtlichen Anordnungen;

• rechtsgültigen Ersuchen; oder

• sonstigen anwendbaren Gesetzen.

8. KI-gestützte Empfehlungen und automatisierte Verarbeitung

Die SoMerch ChatGPT App kann software- oder KI-gestützte Funktionalitäten nutzen, um Produkte zu identifizieren und vorläufige Merchandise-Pläne zu strukturieren.

Diese Ergebnisse können abhängen von:

• den vom Nutzer bereitgestellten Informationen;

• verfügbaren Produktdaten;

• Preisinformationen;

• Mengenanforderungen;

• bekannten Produktionszeitplänen;

• Produkt-Tags und -Kollektionen; und

• sonstigen Projektkriterien.

Produktempfehlungen und Projektpläne sind vorläufiger Natur und können Annahmen oder unvollständige Informationen enthalten. Sie werden separat geprüft und bestätigt, wenn der Nutzer ein formelles Angebot anfordert.

SoMerch nutzt die ChatGPT App nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

SoMerch verwendet keine geschäftlichen Kontaktdaten, Details zu Angebotsanfragen, hochgeladenen Markendateien, monday.com-Arbeitsablaufdaten oder Informationen zu Lieferempfängern zum Training eigener allgemeiner KI-Modelle.

Wir können aggregierte oder angemessen anonymisierte Informationen verwenden, um zu verstehen, welche Funktionen nützlich sind, und um den SoMerch-Katalog, die Plattform, die Integrationen und die Dienste zu verbessern.

OpenAI bestimmt eigenverantwortlich, wie Informationen innerhalb von ChatGPT gemäß den eigenen Nutzungsbedingungen, der Datenschutzrichtlinie, den Produkteinstellungen und den Nutzersteuerungen von OpenAI verarbeitet werden.

9. Protokollierung, Sicherheitsüberwachung und App-Analysen

Wir können beschränkte technische und betriebliche Protokolle führen, um:

• MCP-Tool-Antworten bereitzustellen;

• Integrations-Arbeitsabläufe auszuführen und Fehler darin zu beheben;

• Fehler zu erkennen;

• Zuverlässigkeit und Leistung zu messen;

• Missbrauch zu verhindern;

• Sicherheitsvorfälle zu untersuchen;

• Ratenbegrenzungen durchzusetzen;

• doppelte Angebotsübermittlungen zu verhindern; und

• doppelte Ausführungen von Arbeitsabläufen oder die doppelte Erstellung von Sendungen zu verhindern.

Diese Aufzeichnungen können Folgendes umfassen:

• das genutzte Tool, den genutzten Arbeitsablauf oder die genutzte Funktion;

• ungefähres Datum und Uhrzeit;

• Erfolgs- oder Fehlerstatus;

• Dauer der Anfrage;

• Fehlerkategorie;

• Kennungen zur Ausführung von Arbeitsabläufen;

• Webhook-Abonnement- oder Abonnementskennungen;

• beschränkte technische Kennungen;

• IP- oder Netzwerksicherheitsinformationen; und

• Signale zur Missbrauchsverhinderung.

Unsere Systeme sind darauf ausgelegt, keine vollständigen ChatGPT-Unterhaltungen, unstrukturierte Chat-Verläufe oder den vollständigen Inhalt von monday.com-Boards in den Anwendungs-Protokollen von SoMerch zu speichern.

Wir speichern OAuth-Zugriffstoken, Refresh-Token, Passwörter, API-Schlüssel oder sonstige Authentifizierungsgeheimnisse nicht vorsätzlich im Klartext in Anwendungs-Protokollen.

Wir nutzen Aktivitäten in der ChatGPT App oder der monday.com-Integration nicht für nutzungsbasierte Werbung (Behavioral Advertising), übergreifende Werbeprofile oder den Verkauf personenbezogener Daten.

Die ChatGPT App und die monday.com-Integrationskomponenten verwenden keine Werbe-Cookies. Sofern wir zusätzliche nicht essenzielle Analysen innerhalb dieser Komponenten einführen, werden wir diese Datenschutzrichtlinie aktualisieren und alle gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungssteuerungen implementieren.

10. Cookies und Website-Analysen

Die SoMerch-Website kann Cookies und ähnliche Technologien nutzen für:

• essenzielle Website-Funktionen;

• das Speichern von Nutzerpräferenzen;

• die Sicherheit;

• Analysen;

• Leistungsmessung; und

• Marketing, soweit zulässig.

Diese Technologien können Informationen verarbeiten wie:

• IP-bezogene Informationen;

• Browser- und Geräteinformationen;

• besuchte Seiten;

• ungefähre Sitzungsdauer;

• Traffic-Quelle;

• Cookie-Kennungen; und

• allgemeine Interaktionsdaten.

Wir können Anbieter wie Google Analytics nutzen, um die Website-Nutzung zu verstehen und die Leistung zu verbessern.

Sofern gesetzlich vorgeschrieben, holen wir vor der Verwendung nicht essenzieller Cookies Ihre Einwilligung ein. Sie können Ihre Präferenzen über unsere Cookie-Einstellungen oder Ihre Browsereinstellungen verwalten.

Die Deaktivierung essenzieller Cookies kann die Funktionalität der Website oder Plattform beeinträchtigen.

Informationen, die über nicht essenzielle Analyse-Cookies erhoben werden, werden gemäß den anwendbaren Cookie-Einstellungen und der Anbieterkonfiguration aufbewahrt, grundsätzlich jedoch nicht länger als 14 Monate, es sei denn, es ist ein kürzerer Zeitraum konfiguriert oder ein längerer Zeitraum gesetzlich vorgeschrieben.

11. Marketing-Kommunikation

Soweit nach anwendbarem Recht zulässig, können wir geschäftlichen Nutzern Informationen zusenden über:

• SoMerch-Dienste;

• Produkt-Einführungen;

• Plattform-Funktionen;

• relevante Inhalte;

• Veranstaltungen;

• Angebote; und

• Unternehmensaktualisierungen.

Sie können der Zusendung jederzeit widersprechen durch:

• die Nutzung des Abmeldelinks in der jeweiligen Kommunikation, sofern vorhanden; oder

• die Kontaktaufnahme unter [email protected].

Durch das Einreichen einer Angebotsanfrage, das Verbinden der monday.com-Integration oder das Ausführen eines Arbeitsablaufs werden Sie nicht automatisch für Marketing-Kommunikationen angemeldet.

Wir können beschränkte Informationen in einer Sperrliste (Suppression List) aufbewahren, um sicherzustellen, dass wir einen Abmelde- oder Widerspruchswunsch auch weiterhin beachten.

12. Wie wir personenbezogene Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Wir geben personenbezogene Daten nur insoweit wie erforderlich an die folgenden Kategorien von Empfängern weiter.

12.1 OpenAI

Wenn Sie die SoMerch ChatGPT App nutzen, werden Informationen über ChatGPT geleitet, um Tool-Anfragen zu übermitteln und SoMerch-Ergebnisse anzuzeigen.

OpenAI verarbeitet Informationen eigenverantwortlich gemäß den eigenen Nutzungsbedingungen und der eigenen Datenschutzrichtlinie.

12.2 monday.com

Wenn Sie die SoMerch-Integration für monday.com verbinden oder nutzen, können Informationen zwischen monday.com und SoMerch ausgetauscht werden, um die Integration zu authentifizieren, Arbeitsabläufe zu konfigurieren und auszuführen, verfügbare SoMerch-Bestellungen oder -Produkte abzurufen, Sendungen zu erstellen und den Sendungsstatus oder Tracking-Informationen zu synchronisieren.

Je nach dem vom Nutzer konfigurierten Arbeitsablauf können über monday.com übermittelte Informationen geschäftliche Kontaktdaten, Lieferinformationen des Empfängers, Produktauswahlen, Mengen, Größen, Sendungskennungen, Sendungsstatus, Tracking-Informationen und beschränkte technische Metadaten des Arbeitsablaufs umfassen.

monday.com ist eine unabhängige Drittplattform und verarbeitet Informationen eigenverantwortlich gemäß ihren eigenen Nutzungsbedingungen, ihrer Datenschutzrichtlinie, ihren Produkteinstellungen und den vertraglichen Vereinbarungen mit ihren Nutzern.

12.3 Hosting-, Infrastruktur- und Datenbank-Anbieter

Diese Anbieter unterstützen den Betrieb, die Sicherheit, die Speicherung und die Verfügbarkeit unserer Website, unserer Plattform, unserer Anwendungen, unseres MCP-Servers, unserer Integrationen und der damit verbundenen Dienste.

12.4 Kommunikations-, CRM- und Support-Anbieter

Wir können Anbieter nutzen, um:

• Anfragen zu verwalten;

• Angebotsanfragen zu erfassen;

• transaktionsbezogene Mitteilungen zu versenden;

• Kundensupport zu leisten; und

• Geschäftsbeziehungen zu verwalten.

12.5 Analyse- und Sicherheits-Anbieter

Diese Anbieter können Unterstützung leisten bei:

• Website-Analysen;

• dem Einwilligungsmanagement;

• der Fehlerüberwachung;

• der Infrastruktursicherheit;

• der Betrugsprävention; und

• der Überwachung der Dienstleistungsleistung.

12.6 Produktions- und Lieferpartner

Soweit dies zur Durchführung eines Projekts erforderlich ist, können wir begrenzte Projektinformationen weitergeben an:

• Produktlieferanten;

• Druck- und Veredelungspartner;

• Verpackungsdienstleister;

• Qualitätskontrolldienstleister; und

• sonstige autorisierte Produktionspartner.

Wir geben nur die Informationen weiter, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

12.7 Lager-, Abwicklungs- und Lieferdienstleister

Soweit dies zur Abwicklung oder Lieferung einer Bestellung erforderlich ist, können wir Empfänger- und Sendungsinformationen weitergeben an:

• Lagerhalter;

• Kommissionierungs- und Versanddienstleister;

• Postdienstleister;

• Kurierdienste;

• Frachtführer;

• Zollagenten; und

• sonstige Logistikpartner.

12.8 Zahlungs-, Rechnungs- und Buchhaltungsdienstleister

Gegebenenfalls können diese Dienstleister Informationen verarbeiten, die erforderlich sind für die Verwaltung von:

• Rechnungen;

• Zahlungen;

• Erstattungen;

• Gutschriften;

• Buchhaltung; und

• Einhaltung finanzieller Vorschriften.

12.9 Fachberater und Behörden

Wir können Informationen offenlegen gegenüber:

• Rechtsberatern;

• Buchprüfern;

• Wirtschaftsprüfern;

• Versicherern;

• Gerichten;

• Aufsichtsbehörden;

• Strafverfolgungsbehörden; und

• sonstigen öffentlichen Stellen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

12.10 Unternehmstransaktionen

Falls SoMerch oder Prisma Ltd. an einer Verschmelzung, Umstrukturierung, Übernahme, Finanzierung oder Übertragung von Vermögenswerten beteiligt ist, können relevante Informationen unter Einhaltung angemessener Vertraulichkeits- und Datenschutzgarantien offengelegt werden.

Dienstleister, die in unserem Auftrag handeln, sind gegebenenfalls verpflichtet, personenbezogene Daten unter Einhaltung vertraglicher Vertraulichkeits-, Sicherheits- und Datenschutzpflichten zu verarbeiten.

13. Internationale Datenübermittlungen

Einige Dienstleister oder Empfänger können personenbezogene Daten außerhalb von Bulgarien oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Werden personenbezogene Daten in ein Land übermittelt, für das kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, wenden wir erforderlichenfalls geeignete Garantien an; diese können unter anderem umfassen:

• von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln;

• vertragliche und technische Schutzmaßnahmen;

• zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen; oder

• einen anderen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus.

Sie können sich unter [email protected] an uns wenden, um weitere Informationen über die für eine bestimmte Übermittlung geltenden Garantien zu erhalten.

14. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, einschließlich rechtlicher, vertraglicher, buchhalterischer, sicherheitsbezogener Anforderungen sowie zur Beilegung von Streitigkeiten.

Unsere allgemeinen Speicherfristen lauten wie folgt:

14.1 Produktsuchen

Suchanfragen nach Produkten werden nicht als dauerhaftes personenbezogenes Profil gespeichert.

Begrenzte technische Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Suchen können für bis zu 90 Tage zwecks Zuverlässigkeit, Sicherheit und Missbrauchsverhinderung gespeichert werden.

14.2 Vorübergehende Merchandise-Pläne

Muss ein Merchandise-Plan gespeichert werden, um eine interaktive Ansicht oder eine spätere Angebotsanfrage zu unterstützen, kann dieser für bis zu 30 Tage ab der Erstellung gespeichert werden.

Ein Plan kann früher gelöscht werden, wenn er abläuft, nicht mehr benötigt wird oder eine Löschung beantragt wird und kein rechtlicher Grund eine weitere Speicherung erfordert.

14.3 Erfolglose oder unvollständige Angebotsübermittlungen

Datensätze unvollständiger oder fehlgeschlagener Angebotsübermittlungen können für bis zu 30 Tage gespeichert werden, um Fehler zu analysieren und doppelte Übermittlungen zu verhindern.

14.4 Anfragen und Angebotsanfragen

Allgemeine Anfragen und Angebotsanfragen, die nicht zu einer aktiven Kundenbeziehung führen, können für bis zu 6 Monate nach der letzten maßgeblichen Kommunikation gespeichert werden.

Sie können länger gespeichert werden, soweit dies nach vernünftigem Ermessen erforderlich ist, um:

• ein angefragtes Projekt weiterzuverfolgen;

• eine Beschwerde zu bearbeiten;

• Missbrauch zu verhindern;

• Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen; oder

• gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

14.5 Kundenprojekte und Bestellungen

Informationen in Bezug auf aktive Kunden, Projekte, Angebote, Freigaben, Bestellungen, Lieferungen und Support können für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach für die jeweils geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Rechnungs-, Buchhaltungs-, Steuer- und Transaktionsunterlagen können für bis zu 10 Jahre gespeichert werden, soweit dies nach geltendem Recht vorgeschrieben ist.

14.6 Informationen zu Lieferempfängern

Empfänger- und Lieferinformationen werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um:

• die Lieferung durchzuführen;

• die Sendungsverfolgung zu verwalten;

• Retouren abzuwickeln;

• fehlgeschlagene Lieferungen zu untersuchen;

• Ansprüche zu bearbeiten; und

• vertragliche oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Sofern kein längerer Zeitraum für einen Rechtsanspruch, einen Vertrag oder eine gesetzliche Verpflichtung erforderlich ist, werden Informationen zu Lieferempfängern in der Regel innerhalb von 24 Monaten nach Abschluss des betreffenden Lieferprogramms gelöscht oder anonymisiert.

14.7 Hochgeladene Projekt- und Markendateien

Dateien im Zusammenhang mit einer Anfrage, die nicht zu einem aktiven Projekt wird, können für bis zu 6 Monate gespeichert werden.

Dateien, die für ein aktives Projekt oder eine aktive Bestellung verwendet werden, können für die Dauer der Kundenbeziehung und so lange gespeichert werden, wie dies nach vernünftigem Ermessen erforderlich ist, um Nachbestellungen oder eine erneute Produktion zu unterstützen, Streitigkeiten beizulegen oder vertraglichen und gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

Kunden können eine frühere Löschung verlangen, sofern eine fortgesetzte Speicherung nicht erforderlich ist.

14.8 Support-Kommunikation

Support-Aufzeichnungen können für bis zu 12 Monate nach Behebung des Problems gespeichert werden, es sei denn, sie beziehen sich auf eine aktive Bestellung, einen Rechtsanspruch, einen Sicherheitsvorfall oder eine andere Angelegenheit, die eine längere Speicherung erfordert.

14.9 Sicherheits- und Betriebsprotokolle

Anwendungs-, MCP-, Integrations-, Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden in der Regel für bis zu 90 Tage gespeichert.

Relevante Aufzeichnungen können länger gespeichert werden, wenn dies erforderlich ist, um einen Sicherheitsvorfall zu untersuchen, Betrug zu verhindern, eine doppelte oder unbefugte Ausführung zu verhindern oder Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

14.10 Marketingdaten

Marketinginformationen werden so lange gespeichert, bis Sie sich abmelden, Widerspruch einlegen, Ihre Einwilligung widerrufen oder die Informationen für den jeweiligen Marketingzweck nicht mehr erforderlich sind.

Wir können nach einem Opt-out einen minimalen Sperreintrag speichern, um sicherzustellen, dass wir keine weiteren Marketingmitteilungen senden.

14.11 Backups

Gelöschte Daten können bis zu 90 weitere Tage in zugriffsbeschränkten Backup-Systemen verbleiben, bevor sie überschrieben werden, es sei denn, ein längerer Zeitraum ist aus Gründen der Sicherheit, der Wiederherstellung im Katastrophenfall (Disaster Recovery) oder aus rechtlichen Gründen erforderlich.

14.12 Integrationsdaten für monday.com

Informationen zu aktiven monday.com-Arbeitsablauf-Abonnements werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Betrieb der entsprechenden Integration oder des entsprechenden Arbeitsablaufs erforderlich ist.

Wenn ein Arbeitsablauf-Abonnement deaktiviert oder entfernt wird, ist SoMerch darauf ausgelegt, die entsprechenden aktiven Abonnementsinformationen zu löschen oder zu deaktivieren.

Wird die monday.com-Integration von SoMerch entzogen, getrennt oder deinstalliert, werden von monday stammende Integrationsdaten und Metadaten, die nicht anderweitig für einen unabhängig autorisierten SoMerch-Dienst, eine bestätigte Bestellung oder Sendung, eine rechtliche Verpflichtung, Zwecke der Betrugsprävention, eine Sicherheitsuntersuchung, eine Streitigkeit oder einen sonstigen rechtmäßigen Speicherzweck erforderlich sind, innerhalb von 10 Tagen gelöscht.

Betriebsbezogene Informationen, die Bestandteil einer bestätigten SoMerch-Bestellung, -Sendung, -Lieferung, -Rechnung oder einer sonstigen unabhängig autorisierten Transaktion geworden sind, unterliegen stattdessen den oben beschriebenen jeweiligen Speicherfristen für Projekte, Bestellungen, Lieferempfänger, Buchhaltung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Nach Ablauf der jeweils geltenden Frist werden die Informationen gelöscht, anonymisiert oder der Zugriff darauf sicher beschränkt, es sei denn, eine fortgesetzte Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben.

15. Datensicherheit

Wir wenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen an, die darauf ausgelegt sind, personenbezogene Daten zu schützen vor:

• unbefugtem Zugriff;

• unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung;

• Verlust;

• Veränderung;

• Offenlegung;

• Missbrauch; und

• sonstiger unbefugter Verarbeitung.

Diese Maßnahmen können umfassen:

• Zugriffskontrollen;

• rollenbasierte Berechtigungen;

• sichere Authentifizierung;

• OAuth-basierte Autorisierung für unterstützte Integrationen;

• Überprüfung signierter Integrationsanfragen;

• Verschlüsselung während der Übertragung;

• angemessene Verschlüsselung im Ruhezustand;

• Protokollierung und Überwachung;

• Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren;

• Datenminimierung;

• Sorgfaltspflicht bei der Auswahl von Dienstleistern;

• Vertraulichkeitsverpflichtungen der Mitarbeiter;

• Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle; und

• regelmäßige Wartungs- und Sicherheitsaktualisierungen.

Keine Datenübertragung über das Internet und kein Speichersystem ist vollkommen sicher. Wir können daher keine absolute Sicherheit garantieren.

Wenn Sie Kenntnis von einem vermuteten Sicherheitsproblem im Zusammenhang mit SoMerch erlangen, wenden Sie sich bitte an [email protected], ohne Passwörter, Zugriffstoken oder sonstige Authentifizierungsgeheimnisse zu senden.

16. Ihre Rechte

Soweit die DSGVO Anwendung findet, haben Sie gegebenenfalls das Recht:

• Informationen darüber zu erhalten, wie Ihre Daten verarbeitet werden;

• Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Informationen zu verlangen;

• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen;

• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;

• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen einzulegen;

• jederzeit Widerspruch gegen Direktwerbung einzulegen;

• gegebenenfalls Datenübertragbarkeit zu verlangen;

• eine Einwilligung zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht;

• Informationen über die anwendbaren Schutzmaßnahmen bei internationalen Datenübermittlungen zu verlangen; und

• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

In Bulgarien ist die zuständige Aufsichtsbehörde die Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (Commission for Personal Data Protection).

Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen unterliegen.

Um ein Recht auszuüben, wenden Sie sich bitte an [email protected]. Gegebenenfalls müssen wir Ihre Identität und Ihre Verbindung zu dem betreffenden Unternehmen oder Projekt überprüfen, bevor wir der Anfrage nachkommen.

17. App- und Integrationssteuerungen sowie Löschungsanfragen

17.1 Steuerungsmöglichkeiten der ChatGPT-App

Bei der Nutzung der ChatGPT-App von SoMerch können Sie:

• die Produktplanung jederzeit beenden;

• davon absehen, eine Angebotsanfrage einzureichen;

• die Informationen vor der Übermittlung überprüfen;

• Ihre Kontaktdaten vor der Übermittlung berichtigen;

• auf die Angabe optionaler Informationen verzichten;

• die Löschung eines vorläufigen Merchandise-Plans verlangen;

• die Löschung einer Angebotsanfrage verlangen, sofern keine Rechtsgrundlage eine weitere Aufbewahrung erfordert;

• der Zusendung von Werbemitteilungen widersprechen; und

• die Nutzung der App über die in ChatGPT verfügbaren Steuerungen einstellen oder die App entfernen.

Das Entfernen oder Trennen der App von ChatGPT führt nicht automatisch zur Löschung einer bereits an SoMerch übermittelten Angebotsanfrage oder sonstigen Informationen.

17.2 Steuerungsmöglichkeiten der monday.com-Integration

Bei der Nutzung der SoMerch-Integration für monday.com können Sie:

• wählen, ob Sie ein SoMerch-Konto verknüpfen möchten;

• wählen, welche SoMerch-Arbeitsabläufe Sie konfigurieren und aktivieren möchten;

• wählen, welche Board-Werte von monday.com Feldern von SoMerch-Arbeitsabläufen zugeordnet werden;

• einzelne Arbeitsabläufe deaktivieren oder löschen;

• die SoMerch-Kontoverbindung über die verfügbaren Integrationssteuerungen trennen oder deren Autorisierung aufheben; und

• die SoMerch-Integration für monday.com über die von monday.com bereitgestellten Steuerungen deinstallieren oder entfernen.

Die Deaktivierung eines webhook-basierten Arbeitsablaufs ist darauf ausgelegt, das entsprechende aktive SoMerch-Abonnement zu entfernen.

Das Trennen oder Deinstallieren der monday.com-Integration führt nicht automatisch zur Löschung von Informationen, die bereits Bestandteil einer bestätigten SoMerch-Bestellung, -Sendung, -Lieferung, -Rechnung, eines Support-Falls oder eines sonstigen unabhängig autorisierten Vorgangs geworden sind.

Aus monday stammende Integrationsdaten und Metadaten, die nicht mehr erforderlich sind und keiner anderen rechtmäßigen Aufbewahrungsgrundlage unterliegen, werden gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen in Ziffer 14.12 behandelt.

17.3 Löschungsanfragen

Um eine Löschung zu beantragen, wenden Sie sich an [email protected] und geben Sie, soweit verfügbar, Folgendes an:

• die Kennung (ID) des vorläufigen Plans;

• die Referenz der Angebotsanfrage;

• die Sendungs- oder Bestellreferenz;

• den Firmennamen;

• die geschäftliche E-Mail-Adresse; oder

• sonstige Informationen, die erforderlich sind, um den Datensatz ausfindig zu machen.

Senden Sie bei einer Anfrage keine Passwörter, Authentifizierungscodes, Zugriffstoken, Refresh-Token oder API-Schlüssel.

18. Kinder

Die Website, Plattform, Anwendungen und Dienste von SoMerch sind für die geschäftliche Nutzung bestimmt und richten sich nicht an Kinder.

Wir erheben über die ChatGPT-App von SoMerch, die monday.com-Integration oder unsere geschäftlichen Dienste nicht wissentlich personenbezogene Daten direkt von Kindern.

Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns ohne entsprechende Befugnis personenbezogene Daten bereitgestellt hat, wenden Sie sich bitte an [email protected].

19. Plattformen, Websites und Dienste Dritter

Unsere Dienste können Links zu Websites, Produkten, Zustelldienstleistern, Zahlungsdienstleistern oder sonstigen Plattformen Dritter enthalten oder in diese integriert sein.

Die ChatGPT-App von SoMerch wird innerhalb von ChatGPT betrieben, einem Dienst von OpenAI. Ihr ChatGPT-Konto, Ihr Verlauf von Unterhaltungen, Ihre ChatGPT-Einstellungen sowie die eigenständige Nutzung von Informationen durch OpenAI unterliegen den eigenen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von OpenAI.

Die monday.com-Integration von SoMerch funktioniert in Verbindung mit monday.com. Ihr monday.com-Konto, Ihre Boards, Arbeitsbereiche, Berechtigungen, Produkteinstellungen sowie die eigenständige Verarbeitung von Informationen durch monday.com unterliegen den eigenen Geschäftsbedingungen, Datenschutzbestimmungen und vertraglichen Vereinbarungen von monday.com mit seinen Nutzern.

SoMerch ist nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken Dritter, die als eigenständige Verantwortliche handeln. Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzhinweise zu prüfen, bevor Sie personenbezogene Daten bereitstellen oder eine Integration aktivieren.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Folgendem Rechnung zu tragen:

• Änderungen an unseren Diensten;

• neuen Anwendungen oder Integrationen;

• Änderungen unserer Datenpraktiken;

• rechtlichen oder regulatorischen Entwicklungen;

• Sicherheitsanforderungen; oder

• Änderungen bei den von uns eingesetzten Dienstleistern.

Die aktualisierte Fassung wird auf dieser Seite mit einem überarbeiteten Datum des Inkrafttretens veröffentlicht.

Sofern eine Änderung wesentliche Auswirkungen auf die Art und Weise hat, wie wir personenbezogene Daten verwenden, werden wir, sofern gesetzlich vorgeschrieben, einen zusätzlichen Hinweis bereitstellen.

21. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der ChatGPT-App von SoMerch, der monday.com-Integration von SoMerch oder der Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte an:

Prisma Ltd.

Sitz der Gesellschaft:
23A Dimitar Konstantinov Street
Pleven, Bulgarien

Hauptgeschäftsstelle und Korrespondenzadresse:
32 Vranya Street
Banishora, 1233 Sofia
Bulgarien

E-Mail: [email protected]