Machen Sie die Unternehmenskultur am Arbeitsplatz sichtbar
Nutzen Sie individuell gestaltete Büroartikel, um ein einheitlicheres, wiedererkennbares und bewusst gestaltetes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Wo die Unternehmenskultur Gestalt annimmt
Das Wichtigste für den Schreibtisch
Warum Büro- und Kulturartikel?
Wie sich die Unternehmenskultur entwickelt
Produkte, die zur Lagerung und zum Versand bereit sind
DAS PERFEKTE GESCHENK
Das Wichtigste zur Veranstaltung
Halten Sie eventtaugliche Merch-Artikel im Bestand und führen Sie den Versand durch, wenn Sie die Artikel benötigen, an Büros, Veranstaltungsorte oder Teammitglieder, ohne dass in letzter Minute noch Koordinationsaufwand entsteht.
DAS PERFEKTE GESCHENK
Markenbekleidung
Halten Sie Teamkleidung im Bestand und führen Sie den Versand bei Bedarf an Niederlassungen, zu Veranstaltungen oder an einzelne Mitarbeiter durch.
DAS PERFEKTE GESCHENK
Getränkebehälter
Führen Sie praktische Alltags-Merch im Sortiment, das sich problemlos für wiederkehrende Anfragen, Geschenke und die Verteilung an Mitarbeiter bereitstellen lässt.
Warum gerade „So Merch“?
Entwickelt für ein einheitliches Markenauftreten
Zuverlässige Qualität in jedem Schritt
Auf lange Sicht einfacher zu handhaben
Von unzusammenhängenden Kontaktpunkten hin zu einer einheitlicheren Unternehmenskultur
Zuvor
- Büro- und Teamprodukte werden von Fall zu Fall ausgewählt
- Gemeinschaftsräume und alltägliche Berührungspunkte wirken generisch
- Teams an verschiedenen Standorten machen unterschiedliche Erfahrungen
- Interne Anfragen führen zu wiederkehrenden Aufgaben der Beschaffung und der Freigaben
- Es fällt schwer, die Unternehmenskultur einheitlich zum Ausdruck zu bringen
Danach
- Die Produktauswahl erfolgt nach einer klaren kulturellen und visuellen Ausrichtung
- Gemeinschaftsbereiche wirken bewusster gestaltet und stehen im Einklang mit dem Unternehmen
- Teams über verschiedene Büros und Standorte hinweg profitieren von einer größeren Einheitlichkeit
- Die interne Koordination lässt sich im Laufe der Zeit leichter bewältigen
- Die Unternehmenskultur wird im Arbeitsalltag sichtbarer
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Werbegeschenken für den Bürobedarf und warum setzen Unternehmen diese ein?
Unter „Office-Merch“ versteht man die Sammlung praktischer Artikel, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern und Niederlassungen zur Verfügung stellt – Wasserflaschen, Bekleidung, Schreibwaren, Tragetaschen und Ähnliches –, in der Regel im Rahmen eines fortlaufenden Programms und nicht als einmalige Aktion. Unternehmen nutzen Office-Merch, um ihre Identität zu unterstreichen, hybrides oder dezentrales Arbeiten zu unterstützen und neuen Mitarbeitern das Gefühl zu vermitteln, Teil des Teams zu sein.
Im Gegensatz zu Event-Merch sind Büroartikel für den täglichen Gebrauch über Monate oder Jahre hinweg konzipiert, was bedeutet, dass die Qualitätsanforderungen höher sind und das Design oft zurückhaltender ausfällt. Ein gut durchdachtes Merch-Programm sorgt für Artikel, die die Mitarbeiter tatsächlich nutzen, und verhindert, dass sich eine Schublade mit ungenutzten Gegenständen ansammelt.
Welche Büroartikel mit Firmenlogo werden von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt?
Zu den in der Praxis am häufigsten verwendeten Büroartikeln zählen hochwertige Trinkgefäße, ein gutes Notizbuch, ein praktischer Kugelschreiber sowie kompaktes Technikzubehör wie Kabelhalter oder Ladepads. Was hingegen ignoriert wird: minderwertige Stifte, überdimensionierte Mauspads, billige Tragetaschen und alle Artikel, bei denen das Logo das Design dominiert. Wenn ein Mitarbeiter einen solchen Artikel im Geschäft nicht auswählen würde, wird er ihn auch bei der Arbeit nicht verwenden.
Der einfachste Qualitätsfilter ist der Test: „Würde ich das selbst kaufen?“. Artikel, die diesen Test bestehen, werden zum Alltagsgegenstand; Artikel, die durchfallen, landen in einer Schublade. Qualität ist wichtiger als Menge – drei gut ausgewählte Artikel, die einem neuen Mitarbeiter in seiner ersten Woche zugesandt werden, kommen besser an als zehn billige Artikel über ein ganzes Jahr verteilt.
Inwiefern trägt Büro-Merchandise zur Unternehmenskultur bei?
Firmenmerchandise trägt zur Unternehmenskultur bei, indem es die Identität in den kleinen Momenten des Arbeitsalltags sichtbar macht – die Flasche auf dem Schreibtisch, der Hoodie am Freitag, das Notizbuch in einer Besprechung. Für verteilte Teams ist dies eine der wenigen Möglichkeiten, wie Mitarbeiter etwas von ihrem Unternehmen physisch in ihren Alltag mitnehmen können. Der Effekt verstärkt sich, wenn das Merch durchdacht wirkt und nicht aufgedrängt erscheint.
Ein Fehlschlag sind logoüberladene Merch-Artikel, die zu „unternehmerisch“ wirken – Mitarbeiter tragen sie zwar im Fitnessstudio, aber nicht in der Öffentlichkeit. Der bessere Ansatz ist ein zurückhaltendes Design, das ästhetisch für sich steht, bei dem das Logo eher ein Detail als der Hauptfokus ist. Gelingt dies, tragen die Mitarbeiter die Artikel freiwillig; gelingt es nicht, bleiben sie ungenutzt.
Was ist der Unterschied zwischen Büro-Merch und Onboarding-Paketen?
Onboarding-Pakete sind eine einmalige Willkommensgeste für neue Mitarbeiter – 4 bis 7 Artikel, die am ersten Tag versandt werden. „Office Merch“ ist das fortlaufende Programm, das die Mitarbeiter danach weiterhin versorgt – Nachschub, neue Produkteinführungen, kulturelle Anlässe, saisonale Artikel. Die meisten SoMerch-Kunden nutzen beides: Das Paket heißt willkommen, das Programm sorgt für die weitere Betreuung.
Operativ nutzen sie dieselbe Infrastruktur (Lagerhaltung, EU-Versand, Produktkatalog), dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken. Wenn Sie ganz von vorne beginnen, sind Onboarding-Pakete in der Regel das erste Programm, das eingeführt wird, da sie klar abgegrenzt sind und eine hohe Wirkung erzielen; das umfassendere Merch-Programm folgt typischerweise, sobald der Arbeitsablauf für die Pakete reibungslos läuft.
Welche Merch-Artikel eignen sich für hybride Teams?
Für Hybrid-Teams eignen sich am besten Büro-Merch-Artikel, die in beiden Umgebungen verwendet werden können – eine Trinkflasche für den Arbeitsweg, ein Notizbuch, das zwischen Zuhause und Büro hin- und herwandert, ein Kapuzenpullover, der weder bei einem Zoom-Anruf noch im Konferenzraum fehl am Platz wirkt. Artikel, die nur in eine Umgebung passen (z. B. reine Schreibtischartikel oder reine Bürodekoration), bleiben an dem Ort zurück, an dem sie gerade nicht benötigt werden.
Die praktische Herausforderung bei Hybridprogrammen liegt im Versand. Hybridmitarbeiter erhalten Merch oft an ihre Privatadresse, anstatt sie im Büro abzuholen; daher benötigt das Programm ein Vertriebsmodell, das von Anfang an die Lieferung nach Hause abdeckt. SoMerch versendet an Privatadressen in der gesamten EU, sodass der Warenfluss für Hybridmitarbeiter genauso abläuft wie der für vollständig verteilte Teams.
Kann SoMerch einen Bestand an Büroartikeln halten und diese auf Anfrage an Büros versenden?
Ja. SoMerch lagert Büroartikel in unserem europäischen Lager und übernimmt den Versand auf Anfrage an jede beliebige Büroadresse in der EU. Sie produzieren den Bestand einmalig in großen Mengen, wir halten ihn bereit, und jedes Büro fordert bei Bedarf eine Nachlieferung an. Die typische Versandzeit beträgt einen Werktag ab Anfrage zuzüglich 2–6 Werktage für die Lieferung innerhalb der EU.
Das Modell der Lagerhaltung und des Versands eignet sich gleichermaßen für programmweite Nachbestellungen (gleiche Artikel für alle Niederlassungen) wie auch für niederlassungsspezifische Nachbestellungen (in einer Niederlassung gehen die Kapuzenpullis zur Neige, in einer anderen die Notizbücher). Die Bestände sind für Sie einsehbar, sodass Sie wissen, wann Sie nachbestellen müssen, bevor einer Niederlassung der Vorrat ausgeht.
Kann SoMerch Büroartikel an mehrere europäische Niederlassungen liefern?
Ja. Eine einzelne SoMerch-Bestellung kann an beliebig viele EU-Büroadressen versendet werden, wobei die Ware von einem Lager aus an die jeweiligen Bestimmungsorte weitergeleitet wird. Dies ist üblich bei Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine unternehmensweite Erneuerung, eine Aktion im Rahmen der Unternehmenskultur oder eine koordinierte Markteinführung durchführen. Jede Sendung verfügt über eine eigene Sendungsverfolgung, sodass Sie wissen, was wann und wo angekommen ist.
Für Standorte außerhalb der EU besteht die Lösung darin, den Bestand an einen Standort innerhalb der EU zu versenden und von dort aus intern weiterzuleiten. SoMerch versendet derzeit ausschließlich innerhalb der EU. Die internationale Ausweitung des Versands ist geplant, jedoch noch nicht umgesetzt.
Können Mitarbeiter Büroartikel über einen internen Shop selbst bestellen?
Heute noch nicht. SoMerch unterstützt derzeit Büro-Merchandise als unternehmensverwaltetes Merch-Programm – Ihr Team wählt die Produkte aus, wir lagern sie ein und übernehmen den Versand auf Anweisung Ihres Teams. Ein Self-Service-Shop für Mitarbeiter, in dem sich einzelne Mitarbeiter anmelden und aus einem kuratierten Katalog bestellen können, ist in Planung, aber noch nicht verfügbar.
Die Lösung mit dem verwalteten Programm funktioniert für die meisten Teams gut: Mitarbeiter fordern Artikel über einen internen Kanal an (Slack, HR-Portal, E-Mail an die Personalabteilung), und die für das Merch-Programm zuständige Person reicht einen Versandauftrag bei SoMerch ein. Die meisten Teams empfinden diesen verwalteten Ablauf ohnehin als einfacher, als bereits im ersten Jahr eines Programms eine vollständige E-Commerce-Plattform aufzubauen.
Wie hoch ist ein angemessenes Budget für Büroartikel pro Mitarbeiter und Jahr?
Die Budgets für Büro-Merch-Artikel liegen bei laufenden Programmen in der Regel zwischen 50 € und 200 € pro Mitarbeiter und Jahr, je nachdem, wie viele Kontaktpunkte das Programm umfasst. Ein Minimalprogramm (ein Onboarding-Paket, eine jährliche Auffrischung) liegt am unteren Ende der Skala; ein umfangreicheres Programm (vierteljährliche Lieferungen, saisonale Artikel, Kulturmomente) am oberen Ende.
Der Betrag pro Mitarbeiter dient als Planungsgrundlage, nicht als Obergrenze – die meisten Programme konzentrieren die Ausgaben zunächst auf die Einarbeitungsphase (wo die Onboarding-Pakete eine überproportionale Wirkung entfalten) und führen danach ein schlankeres Programm durch. Das Angebot von SoMerch enthält eine vollständige Kostenaufschlüsselung, sodass Sie das Programm anhand eines Zielbetrags pro Mitarbeiter aufbauen können.
Wie viel kostet ein typisches Schreibtisch-Set pro Mitarbeiter?
Ein typisches Schreibtisch-Set kostet in Europa je nach enthaltenen Artikeln zwischen 40 und 100 Euro pro Mitarbeiter. Ein schlanke Schreibtischausstattung (Notizbuch, Stift, Mauspad, kleines technisches Zubehör) kostet 40–60 €; eine umfangreichere Ausstattung, die eine Wasserflasche, ein zweites Schreibutensil und ein kulturbezogenes Element enthält, kostet 70–100 €. Mit steigender Bestellmenge sinken die Kosten pro Set – bei größeren Bestellungen nähern sich diese dem unteren Preissegment an.
Achten Sie darauf, das Set nicht mit Artikeln zu überfrachten, die nicht genutzt werden. Vier hochwertige Artikel zu je 15 € sind oft sinnvoller als acht günstigere Artikel zu je 7 €. Unser Team kann Ihnen bei der Erstellung des Angebots helfen, verschiedene Konfigurationen zu vergleichen, damit das Set nützlich bleibt, ohne die Kosten in die Höhe zu treiben.
Wie können wir sicherstellen, dass unsere Merch-Artikel in mehr als fünf EU-Ländern einheitlich sind?
Die Einheitlichkeit in allen EU-Niederlassungen wird durch einen einzigen Produktionsdurchlauf und ein einziges Lager gewährleistet. SoMerch produziert die gesamte Bestellung einmalig, lagert den gesamten Bestand in unserem europäischen Lager und führt den Versand identischer Artikel an jede Niederlassung durch, sobald diese Nachschub benötigt. Dadurch werden die Abweichungen beseitigt, die entstehen, wenn jedes Land seine Merchandise-Artikel vor Ort selbst beschafft.
Die praktische Herausforderung liegt im Timing: Nicht jede Niederlassung verbraucht ihre Bestände im gleichen Tempo. Bei einer programmweiten Markteinführung wird alles auf einmal versandt; danach erfolgt die Nachlieferung niederlassungsspezifisch. Die Bestände sind für Sie einsehbar, sodass die Niederlassungen Nachschub anfordern können, bevor ihre Bestände aufgebraucht sind, und Sie nicht in fünf Ländern gleichzeitig um eine einheitliche Beschaffung bemüht sein müssen.
Können wir die Nachbestellung von Merch automatisieren, wenn der Bestand zur Neige geht?
Derzeit handelt es sich noch nicht um einen vollautomatischen Auslöser. SoMerch zeigt die Bestände pro Artikel an, sodass Ihr Team interne Erinnerungen einrichten kann, sobald der Bestand einen Schwellenwert unterschreitet, und eine Nachbestellung aufgeben kann. Automatische Nachbestellungsauslöser, bei denen die Plattform bei niedrigem Bestand selbstständig die Produktion in Auftrag gibt, sind in Planung, jedoch noch nicht verfügbar.
Für die meisten derzeit laufenden Programme dauert der manuelle Nachbestellungsablauf nur wenige Minuten pro Quartal und sorgt für ein einfaches Modell der Lagerhaltung. Wenn Sie ein Programm mit hohem Volumen betreiben, bei dem eine automatische Nachbestellung erhebliche Zeitersparnis bringen würde, teilen Sie dies bitte unserem Team mit – dies ist ein wertvoller Hinweis für die Roadmap.
Wie hoch ist die Mindestbestellmenge für Merch für Büros?
Die Mindestbestellmenge für Büroartikel bei SoMerch beträgt 20 Stück pro Artikel. Für kleinere Teams dient dies oft als Puffer – Sie bestellen 20 Stück, lagern die gesamte Charge im Lager ein und verbrauchen den Bestand über ein Jahr oder länger hinweg. Für größere Teams ist die Mindestbestellmenge so gut wie nie ein Problem, da die meisten Artikel ohnehin in größeren Mengen versandt werden.
Die Mindestbestellmenge besteht, weil die Einrichtung einer Sonderanfertigung erst ab einer bestimmten Stückzahl wirtschaftlich sinnvoll ist. Wenn Ihnen 20 Stück für einen bestimmten Artikel zu viel erscheinen, gibt es zwei Möglichkeiten: Nehmen Sie denselben Artikel sowohl in die Onboarding-Pakete als auch in das laufende Merch-Programm auf, oder nutzen Sie die überschüssigen Artikel für interne Veranstaltungen und kulturelle Anlässe.
Können Büro-Merch-Artikel aus nachhaltigen bzw. zertifizierten Materialien bestehen?
Ja. Jedes Produkt im SoMerch-Katalog verfügt über eine Registerkarte „Nachhaltigkeit“, auf der Materialien, Zertifizierungen und Herkunft angegeben sind, sodass Sie nach Artikeln filtern können, die den Nachhaltigkeitskriterien Ihres Programms entsprechen. Viele Produkte verfügen über anerkannte EU-Zertifizierungen (Bio-Baumwolle, recyceltes Polyester, FSC-zertifiziertes Papier) und stammen von Lieferanten, die die EU-Arbeits- und Umweltstandards erfüllen.
Anstatt pauschal das Label „nachhaltig“ zu verwenden, zeigt SoMerch die tatsächlichen Daten pro Artikel an – Materialien, Herkunft und etwaige Zertifizierungen –, sodass Ihr Team Entscheidungen auf Produktebene treffen kann. Sollte Nachhaltigkeit eine Anforderung Ihres Programms sein, geben Sie dies bei der Produktauswahl an, und unser Team zeigt Ihnen passende Artikel an.
Welche Merch-Artikel eignen sich eher als Ausdruck der Unternehmenskultur und welche als Alltagsgegenstände?
Büro-Merch für den täglichen Gebrauch ist unauffällig und praktisch – ein Notizbuch, eine Trinkflasche, ein kompaktes Technikzubehör. Merch zu kulturellen Anlässen ist ausdrucksstark – ein Hoodie in limitierter Auflage zu einem Meilenstein des Teams, ein ausgefallener Artikel im Zusammenhang mit einer internen Veranstaltung, ein Druck oder ein Poster für die Bürowand. Beide dienen unterschiedlichen Zwecken und werden in der Regel in unterschiedlichen Rhythmen bereitgestellt.
Artikel für den täglichen Gebrauch werden über die Lagerhaltung das ganze Jahr über kontinuierlich versandt; Artikel zu kulturellen Anlässen werden in Spitzenzeiten im Zusammenhang mit bestimmten Ereignissen (Team-Offsite, Produkteinführung, Jahresende) versandt. Die meisten erfolgreichen Programme nutzen beides: Artikel für den täglichen Gebrauch als Basis, Artikel zu kulturellen Anlässen als gelegentliches Highlight.
Kann SoMerch Merch für den Schreibtisch herstellen, das dem täglichen Gebrauch standhält?
Ja. Der Produktkatalog von SoMerch legt Wert auf Langlebigkeit im täglichen Gebrauch – Trinkgefäße, die für wiederholtes Spülen in der Spülmaschine getestet wurden, Bekleidung mit Nähten und Stoffstärken, die regelmäßige Waschgänge überstehen, sowie Schreibwaren mit einer Papierqualität und Bindung, die für monatelangen Gebrauch ausgelegt sind. Wir vermeiden minderwertige Artikel, die schnell kaputtgehen, denn Merchandise, das versagt, wird nicht mehr verwendet.
Die Langlebigkeit ergibt sich sowohl aus der Artikelauswahl als auch aus dem Druckverfahren. Lasergravuren auf Trinkgefäßen halten länger als aufgedruckte Logos; Stickereien auf Kapuzenpullis sind bei starker Beanspruchung langlebiger als Siebdrucke. Wenn Langlebigkeit für Sie wichtig ist, weisen Sie bei dem Angebot darauf hin, und unser Team wird Ihnen eine Kombination aus Artikel und Druckverfahren vorschlagen, die sich bewährt.
Wie können neue Niederlassungen in unser SoMerch-Merch-Programm für Büroartikel aufgenommen werden?
Die Einbindung einer neuen Niederlassung in ein bestehendes SoMerch-Programm erfolgt in wenigen Schritten: Teilen Sie uns die Adresse der Niederlassung und den Ansprechpartner für den Versand mit, bestätigen Sie die erste Bestellanforderung (welche Artikel, in welcher Stückzahl), und wir versenden den Bestand in den gewohnten Intervallen aus dem Lager. Falls die neue Niederlassung ein spezielles Einrichtungsset benötigt (Merchandise für den Eröffnungstag, Artikel zur Teamidentität), können diese separat neben dem Standardprogramm verpackt und für den Versand bereitgestellt werden.
Bei Programmen, die bereits über mehrere EU-Standorte laufen, ist das Hinzufügen eines neuen Standorts in der Regel ein Verwaltungsvorgang, der noch am selben Tag erledigt werden kann. Bei einem brandneuen Programm dauert die Einbindung des ersten Standorts etwas länger (Produktauswahl, Design-Freigaben, erster Produktionslauf) – sobald sich der Bestand jedoch in unserem Lager befindet, erfolgt die Einbindung jedes weiteren Standorts im gleichen zügigen Ablauf.
Können Büroartikel die unterschiedlichen Teamidentitäten innerhalb eines Unternehmens widerspiegeln?
Ja. SoMerch unterstützt mehrere Varianten innerhalb eines Programms – einen Hoodie für das Produktteam in einem Design, einen für das Entwicklerteam in einem anderen und einen für das Vertriebsteam in einem dritten – die alle gemeinsam produziert und in der Lagerhaltung zusammengefasst und anschließend je nach Bedarf versandt werden. Teamspezifische Identitätsartikel eignen sich gut für Entwicklungs-, Design-, Vertriebs- und Forschungsteams, die neben der Unternehmensmarke eine eigene visuelle Sprache wünschen.
Die praktische Grenze liegt in der Produktionsvorbereitung: Jede Variante erfordert ein eigenes Design und eine eigene Druckvorlage, sodass die Vielfalt die Kosten in die Höhe treibt, wenn Sie viele einmalige Teams betreuen. Bei kleinen Teams (weniger als 20 Personen) macht es die Mindestbestellmenge oft schwierig, teamspezifische Artikel allein zu rechtfertigen. Die meisten Programme umfassen letztendlich höchstens 2–4 Teamvarianten, nicht eine Variante pro Team.
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