Eine bessere Vorgehensweise beim Umgang mit Geschenken an Mitarbeiter, ohne sich um jedes Detail kümmern zu müssen
Mitarbeitergeschenke scheitern selten an der Idee selbst. Der Hoodie ist in Ordnung. Die Tasse ist in Ordnung. Was tatsächlich Zeit kostet – und was das Ganze schwieriger erscheinen lässt, als es sein müsste –, ist der Verwaltungsaufwand, der hinter der Idee steckt: die aktuelle Größe in Erfahrung zu bringen, eine Adresse ausfindig zu machen und die Genehmigung einer zuständigen Person einzuholen, bevor eine Bestellung überhaupt aufgegeben werden kann. Wer auch immer letztendlich für die Mitarbeitergeschenke zuständig ist, verbringt mehr Zeit mit diesen drei Dingen als mit der Entscheidung, was verschenkt werden soll.
Die Anlässe sind unterschiedlich, die dahinterstehende Verwaltung ist dieselbe
Die Einarbeitung, ein Dankeschön für einen besonderen Einsatz, die Begrüßung nach längerer Abwesenheit, eine Weihnachtsrunde – all dies sind ganz unterschiedliche Anlässe mit jeweils eigenem Zeitpunkt und eigenem Ton. Sie sollten nicht zu einer einzigen, pauschalen Entscheidung über ein „Mitarbeitergeschenk“ zusammengefasst werden, da es sich nicht um ein und dieselbe Sache handelt.
Doch hinter jedem dieser unterschiedlichen Anlässe verbirgt sich genau derselbe dreiteilige Verwaltungsaufwand: Größe, Adresse und Freigaben. Die meisten Unternehmen behandeln jeden Anlass als eigenständiges Projekt, was im Stillen bedeutet, dass jedes Mal, wenn einer dieser Anlässe ansteht, dasselbe Verwaltungsproblem von Grund auf neu gelöst werden muss – vier Anlässe pro Jahr, vier separate Runden, in denen dieselben Informationen über meist dieselben Personen erfasst werden müssen.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Die Größen werden für jede Runde neu erfasst, da niemand eine Liste führt, die tatsächlich auf dem neuesten Stand ist. Jemand versendet ein Formular für die Erfassung, erhält Antworten, nutzt diese einmal, und die Liste verschwindet in einem alten E-Mail-Thread, bis bei der nächsten Gelegenheit dieselben Informationen benötigt werden.
Bei den Adressen verhält es sich genauso – sie werden einzeln per E-Mail oder Chat-Nachricht abgefragt, jeweils einmal pro Geschenkrunde, da niemand über eine ständige, aktuelle Liste verfügt, aus der hervorgeht, wer wo wohnt. Und die Freigaben variieren je nachdem, wer gerade für die jeweilige Runde der Mitarbeitergeschenke zuständig ist: Die eine Person leitet die Anfrage zur Freigabe an einen Vorgesetzten weiter, die nächste Person gibt die Bestellung einfach auf und hofft, dass danach niemand Fragen stellt.
Nehmen wir einen typischen Fall: Dieselben zwölf Personen in einem Team werden im Laufe eines Jahres viermal separat nach ihrer Größe und Adresse gefragt – einmal bei der Einarbeitung, einmal als Dankeschön, einmal für die Weihnachtsrunde und einmal für ein Willkommensgeschenk bei der Rückkehr. Nichts von der ersten Anfrage wurde an einem Ort gespeichert, an dem die nächste für Mitarbeitergeschenke zuständige Person es hätte finden können, sodass dieselben zwölf Personen dieselben zwei Fragen viermal beantworten müssen und derjenige, der den Prozess leitet, jedes Mal bei Null anfängt.
Noch schlimmer wird es, wenn die für Mitarbeitergeschenke zuständige Person im Laufe des Jahres wechselt – was häufiger vorkommt, als man plant: Eine Position wird neu besetzt, jemand geht selbst in Urlaub, oder ein neuer Mitarbeiter in der Personalabteilung übernimmt das „Geschenkwesen“ als einen Punkt auf einer viel längeren Aufgabenliste. Was auch immer die scheidende Person über Größen, Adressen und die Freigaben wusste, geht in der Regel mit ihr verloren, da all diese Informationen nirgendwo anders gespeichert waren als in ihrem eigenen Posteingang und ihrem Gedächtnis.
Warum es sich hierbei um ein Problem der gemeinsam genutzten Infrastruktur handelt und nicht um ein Problem, das von Fall zu Fall auftritt
Jeder Anlass verdient wirklich eine eigene Entscheidung darüber, was und wann etwas versendet werden soll – dieser Aspekt sollte nicht durch Vorlagen ersetzt werden, da Onboarding-Pakete und ein Dankeschön-Geschenk unterschiedliche Probleme lösen und sich daher voneinander unterscheiden sollten.
Was nicht jedes Mal neu erstellt werden sollte, sind die zugrunde liegenden Daten: Wer ist wer, welche Größe trägt die Person, an welche Adresse kann das Geschenk versendet werden, wer muss die Freigaben für die Bestellung geben, bevor sie versandt wird? Diese Informationen als wiederverwendbare Infrastruktur zu behandeln – einmal erfasst, stets auf dem neuesten Stand gehalten und verfügbar, wann immer der nächste Anlass für Mitarbeitergeschenke ansteht – ist ein völlig anderes Problem als die Entscheidung, wie ein einzelnes Geschenk konkret aussehen soll. Die meisten Unternehmen trennen diese beiden Aspekte nie voneinander, weshalb sich jeder Anlass wie ein Neuanfang anfühlt.
Wie ein tatsächlich besserer Prozess aussieht
Ein optimierter Prozess für Mitarbeitergeschenke sorgt dafür, dass Größen und Adressen an einem zentralen Ort gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden – eine kurze Überprüfung ein- oder zweimal im Jahr, statt jedes Mal, wenn ein Anlass ansteht, eine neue Anfrage zu stellen. Dies bedeutet zudem einen festen, im Voraus vereinbarten Prozess für Freigaben für jede Art von Geschenk, der einmalig und in aller Ruhe festgelegt wird, anstatt bei jedem Anlass unter Zeitdruck neu ausgehandelt zu werden.
Jeder Anlass wird weiterhin nach seinen eigenen Vorgaben geplant – die Einarbeitung erfordert nach wie vor eine eigene Auswahl, ein Dankeschön muss zum richtigen Zeitpunkt erfolgen, und ein „Willkommen zurück“ braucht seinen eigenen Ton. Daran ändert sich nichts. Was sich ändert, ist, dass keine dieser Entscheidungen damit beginnen muss, eine Liste neu zu erstellen, die bereits beim letzten Mal, als Mitarbeitergeschenke versandt wurden, vorhanden war.
Wie SoMerch ins Bild passt
Eine einzige, gemeinsam nutzbare Übersicht mit Preisangaben, Zeitplan und Mockups sorgt dafür, dass die aktuelle Liste und die Freigaben für die Mitarbeitergeschenke an einem Ort zusammengefasst sind, den beide Seiten einsehen können – anstatt über alte E-Mail-Verläufe und nur noch vage in Erinnerung gebliebene Antworten verstreut zu sein. Dank des Versands an mehrere Adressen in ganz Europa funktioniert dieselbe gespeicherte Adressliste unabhängig davon, ob eine bestimmte Geschenkrunde ein Büro oder Mitarbeiter in fünf Ländern umfasst – ohne dass für jeden Empfänger eine separate Suche erforderlich ist.
Dank Kitting und kostenloser Lagerhaltung für bis zu sechs Monate steht das physische Geschenk für jeden Anlass bereits lange vor dem Auslösetermin bereit – sodass im Moment, in dem der Anlass tatsächlich eintritt, lediglich noch überprüft werden muss, ob die Angaben noch aktuell sind, anstatt alles erst von Grund auf neu zu beschaffen. Für tiefergehende Überlegungen zu jedem einzelnen Anlass lesen Sie bitte die Beiträge zum zugrunde liegenden Konsistenzproblem, zu Onboarding-Paketen, zu Dankesgeschenken und zu Welcome Packs – dieser Beitrag befasst sich mit den gemeinsamen Verwaltungsabläufen, die allen vier zugrunde liegen, und ist kein Ersatz für einen dieser Beiträge.
Schlusswort
Die Idee für ein Mitarbeitergeschenk ist fast nie der schwierige Teil. Das Schwierige sind immer dieselben drei Verwaltungsschritte – Größe, Adresse und Freigaben –, die jedes Mal, wenn ein Anlass ansteht, von Grund auf neu erledigt werden müssen. Genau das ist der Teil, der überhaupt nicht wiederholt werden muss, und wenn man ihn einmal regelt, wird jeder weitere Anlass nach dem ersten einfacher als der vorherige.
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