Une meilleure façon de gérer les cadeaux destinés aux salariés sans avoir à se soucier des détails
Les cadeaux d'entreprise échouent rarement à cause de l'idée en elle-même. Un sweat à capuche, ça va. Une tasse, ça va. Ce qui prend réellement du temps – et ce qui rend le tout plus compliqué qu’il ne devrait l’être –, ce sont les tâches administratives qui accompagnent l’idée : obtenir la taille actuelle, rechercher une adresse, obtenir l’accord de quelqu’un avant même de pouvoir passer commande. La personne chargée de gérer les cadeaux aux employés passe plus de temps sur ces trois aspects que sur le choix du cadeau à offrir.
Les occasions sont différentes, mais le fonctionnement administratif sous-jacent reste le même
L'intégration, un remerciement pour un effort particulier, un « bienvenue de retour » après un congé prolongé, une tournée de vœux pour les fêtes : chacune de ces occasions est véritablement différente, avec son propre calendrier et son propre ton. Elles ne devraient pas être réduites à une seule et même décision générique concernant un « cadeau aux employés », car elles ne constituent pas une seule et même chose.
Mais derrière chacune de ces occasions différentes se cache exactement la même charge administrative en trois étapes : une taille, une adresse, une validation. La plupart des entreprises traitent chaque occasion comme un projet distinct, ce qui revient en réalité à résoudre le même problème administratif à partir de zéro à chaque fois qu’une de ces occasions se présente : quatre occasions par an, quatre cycles distincts de collecte des mêmes informations concernant, pour l’essentiel, les mêmes personnes.
C'est là que ça ne tient pas la route
Les tailles sont recueillies à chaque nouvelle session, car personne ne tient à jour une liste réellement actualisée. Quelqu’un envoie un formulaire d’inscription, reçoit des réponses, les utilise une seule fois, puis la liste disparaît dans un ancien fil de discussion par e-mail avant même que ces mêmes informations ne soient à nouveau nécessaires pour la session suivante.
Les adresses sont recherchées de la même manière : individuellement, par e-mail ou par message instantané, une fois par cycle de cadeaux, car personne ne dispose d’une liste permanente et à jour indiquant où se trouvent les personnes. Et les circuits de validation varient en fonction de la personne qui s’occupe justement de cette session particulière de cadeaux aux employés : l’une fait passer la demande par un responsable pour validation, tandis que la suivante passe simplement la commande en espérant que personne ne posera de questions par la suite.
Prenons un cas courant : on demande à ces mêmes douze personnes d’une équipe leur taille et leur adresse à quatre reprises distinctes au cours d’une année — une fois lors de l’intégration, une fois pour un cadeau de remerciement, une fois pour la campagne des fêtes de fin d’année, et une fois pour un cadeau de bienvenue à leur retour. Aucune information issue de la première demande n’a été enregistrée à un endroit où la personne suivante chargée des cadeaux aux employés aurait pu la retrouver ; ainsi, ces douze mêmes personnes répondent quatre fois aux deux mêmes questions, et la personne en charge du processus repart de zéro à chaque fois.
La situation empire lorsque la personne en charge des cadeaux aux salariés change en cours d’année, ce qui arrive plus souvent que prévu : un poste est réattribué, quelqu’un part lui-même en congé, ou une nouvelle recrue des RH hérite de la « gestion des cadeaux » comme une ligne parmi tant d’autres sur une liste bien plus longue. Tout ce que la personne sortante savait concernant les tailles, les adresses et les personnes chargées d’approuver tel ou tel cadeau disparaît généralement avec elle, car aucune de ces informations n’était conservée ailleurs que dans sa propre boîte de réception et sa mémoire.
Pourquoi il s'agit d'un problème lié à l'infrastructure partagée, et non d'un problème ponctuel
Chaque occasion mérite véritablement que l’on prenne une décision spécifique quant au contenu et au moment de l’envoi ; cet aspect ne doit pas être standardisé à l’aide de modèles, car un dossier d’accueil et un cadeau de remerciement répondent à des besoins différents et doivent donc se distinguer l’un de l’autre.
Ce qu’il ne faut pas recréer à chaque fois, ce sont les données sous-jacentes : qui est qui, quelle taille porte-t-on, quelle est l’adresse de livraison, qui doit valider la commande avant son envoi. Considérer ces informations comme une infrastructure réutilisable — collectées une seule fois, tenues à jour, disponibles dès que se présente la prochaine occasion d’offrir un cadeau à un collaborateur — est un problème totalement différent de celui consistant à déterminer la nature exacte de chaque cadeau. La plupart des entreprises ne font jamais la distinction entre ces deux aspects, ce qui explique pourquoi chaque occasion donne l’impression de repartir de zéro.
À quoi ressemble réellement un processus plus efficace ?
Un processus amélioré pour les cadeaux destinés aux collaborateurs permet de centraliser en un seul endroit les tailles et les adresses, qui sont mises à jour régulièrement : une simple vérification une ou deux fois par an suffit, plutôt que de devoir en faire la demande à chaque fois qu’une occasion se présente. Cela implique également un circuit de validation fixe et convenu à l’avance pour chaque type de cadeau, défini une fois pour toutes, sereinement, plutôt que négocié sous la pression du temps à chaque nouvelle occasion.
Chaque occasion continue d’être planifiée selon ses propres modalités : l’intégration nécessite toujours un choix spécifique, un remerciement doit toujours être envoyé au moment opportun, un « bon retour parmi nous » doit toujours adopter un ton adapté. Rien de tout cela ne change. Ce qui change, c’est qu’aucune de ces décisions ne doit commencer par la reconstitution d’une liste qui existait déjà lors de la dernière distribution de cadeaux aux collaborateurs.
Comment SoMerch s'intègre
Grâce à une vue unique et partageable comprenant les tarifs, le calendrier et les maquettes, la liste actuelle des cadeaux destinés aux collaborateurs et leur statut de validation sont regroupés en un seul et même endroit que les deux parties peuvent consulter, au lieu d'être dispersés dans d'anciens fils de discussion par e-mail et des réponses dont on ne se souvient que vaguement. Grâce à l’expédition vers plusieurs adresses à travers l’Europe, la même liste d’adresses enregistrées fonctionne aussi bien pour une campagne concernant un seul bureau que pour des personnes réparties dans cinq pays, sans qu’il soit nécessaire de rechercher séparément chaque destinataire.
La préparation des colis et le stockage gratuit pendant six mois maximum garantissent que le cadeau physique pour n’importe quelle occasion est prêt bien avant la date prévue ; ainsi, au moment même où l’occasion se présente, il ne reste plus qu’à vérifier que les informations sont toujours d’actualité, sans avoir à tout organiser à partir de zéro. Pour approfondir la réflexion derrière chaque occasion spécifique, consultez les articles consacrés au problème de cohérence sous-jacent, aux kits d’intégration, aux cadeaux de remerciement et aux kits de bienvenue — cet article traite de la gestion administrative commune à ces quatre éléments, et ne vise pas à se substituer à l’un d’entre eux.
Clôture
Trouver une idée de cadeau pour un collaborateur n'est presque jamais le plus difficile. Ce qui est difficile, ce sont toujours les trois mêmes formalités administratives — la taille, l’adresse et la validation — qu’il faut refaire à chaque fois qu’une occasion se présente. C’est précisément cette partie qui n’a absolument pas besoin d’être refaite, et c’est en la réglant une seule fois que chaque occasion, après la première, devient plus simple que la précédente.
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