Une meilleure façon de gérer les cadeaux employés sans courir après les détails

Une meilleure facon de gerer les cadeaux destines aux salaries sans avoir a se soucier des details

Les cadeaux d'entreprise echouent rarement a cause de l'idee en elle-meme. Un sweat a capuche, ca va. Une tasse, ca va. Ce qui prend reellement du temps - et ce qui rend le tout plus complique qu'il ne devrait l'etre -, ce sont les taches administratives qui accompagnent l'idee : obtenir la taille actuelle, rechercher une adresse, obtenir l'accord de quelqu'un avant meme de pouvoir passer commande. La personne chargee de gerer les cadeaux aux employes passe plus de temps sur ces trois aspects que sur le choix du cadeau a offrir.

Les occasions sont differentes, mais le fonctionnement administratif sous-jacent reste le meme

L'integration, un remerciement pour un effort particulier, un "bienvenue de retour" apres un conge prolonge, une tournee de vux pour les fetes : chacune de ces occasions est veritablement differente, avec son propre calendrier et son propre ton. Elles ne devraient pas etre reduites a une seule et meme decision generique concernant un "cadeau aux employes", car elles ne constituent pas une seule et meme chose.

Mais derriere chacune de ces occasions differentes se cache exactement la meme charge administrative en trois etapes : une taille, une adresse, une validation. La plupart des entreprises traitent chaque occasion comme un projet distinct, ce qui revient en realite a resoudre le meme probleme administratif a partir de zero a chaque fois qu'une de ces occasions se presente : quatre occasions par an, quatre cycles distincts de collecte des memes informations concernant, pour l'essentiel, les memes personnes.

C'est la que ca ne tient pas la route

Les tailles sont recueillies a chaque nouvelle session, car personne ne tient a jour une liste reellement actualisee. Quelqu'un envoie un formulaire d'inscription, recoit des reponses, les utilise une seule fois, puis la liste disparait dans un ancien fil de discussion par e-mail avant meme que ces memes informations ne soient a nouveau necessaires pour la session suivante.

Les adresses sont recherchees de la meme maniere : individuellement, par e-mail ou par message instantane, une fois par cycle de cadeaux, car personne ne dispose d'une liste permanente et a jour indiquant ou se trouvent les personnes. Et les circuits de validation varient en fonction de la personne qui s'occupe justement de cette session particuliere de cadeaux aux employes : l'une fait passer la demande par un responsable pour validation, tandis que la suivante passe simplement la commande en esperant que personne ne posera de questions par la suite.

Prenons un cas courant : on demande a ces memes douze personnes d'une equipe leur taille et leur adresse a quatre reprises distinctes au cours d'une annee - une fois lors de l'integration, une fois pour un cadeau de remerciement, une fois pour la campagne des fetes de fin d'annee, et une fois pour un cadeau de bienvenue a leur retour. Aucune information issue de la premiere demande n'a ete enregistree a un endroit ou la personne suivante chargee des cadeaux aux employes aurait pu la retrouver ; ainsi, ces douze memes personnes repondent quatre fois aux deux memes questions, et la personne en charge du processus repart de zero a chaque fois.

La situation empire lorsque la personne en charge des cadeaux aux salaries change en cours d'annee, ce qui arrive plus souvent que prevu : un poste est reattribue, quelqu'un part lui-meme en conge, ou une nouvelle recrue des RH herite de la "gestion des cadeaux" comme une ligne parmi tant d'autres sur une liste bien plus longue. Tout ce que la personne sortante savait concernant les tailles, les adresses et les personnes chargees d'approuver tel ou tel cadeau disparait generalement avec elle, car aucune de ces informations n'etait conservee ailleurs que dans sa propre boite de reception et sa memoire.

Pourquoi il s'agit d'un probleme lie a l'infrastructure partagee, et non d'un probleme ponctuel

Chaque occasion merite veritablement que l'on prenne une decision specifique quant au contenu et au moment de l'envoi ; cet aspect ne doit pas etre standardise a l'aide de modeles, car un dossier d'accueil et un cadeau de remerciement repondent a des besoins differents et doivent donc se distinguer l'un de l'autre.

Ce qu'il ne faut pas recreer a chaque fois, ce sont les donnees sous-jacentes : qui est qui, quelle taille porte-t-on, quelle est l'adresse de livraison, qui doit valider la commande avant son envoi. Considerer ces informations comme une infrastructure reutilisable - collectees une seule fois, tenues a jour, disponibles des que se presente la prochaine occasion d'offrir un cadeau a un collaborateur - est un probleme totalement different de celui consistant a determiner la nature exacte de chaque cadeau. La plupart des entreprises ne font jamais la distinction entre ces deux aspects, ce qui explique pourquoi chaque occasion donne l'impression de repartir de zero.

A quoi ressemble reellement un processus plus efficace ?

Un processus ameliore pour les cadeaux destines aux collaborateurs permet de centraliser en un seul endroit les tailles et les adresses, qui sont mises a jour regulierement : une simple verification une ou deux fois par an suffit, plutot que de devoir en faire la demande a chaque fois qu'une occasion se presente. Cela implique egalement un circuit de validation fixe et convenu a l'avance pour chaque type de cadeau, defini une fois pour toutes, sereinement, plutot que negocie sous la pression du temps a chaque nouvelle occasion.

Chaque occasion continue d'etre planifiee selon ses propres modalites : l'integration necessite toujours un choix specifique, un remerciement doit toujours etre envoye au moment opportun, un "bon retour parmi nous" doit toujours adopter un ton adapte. Rien de tout cela ne change. Ce qui change, c'est qu'aucune de ces decisions ne doit commencer par la reconstitution d'une liste qui existait deja lors de la derniere distribution de cadeaux aux collaborateurs.

Comment SoMerch s'integre

Grace a une vue unique et partageable comprenant les tarifs, le calendrier et les maquettes, la liste actuelle des cadeaux destines aux collaborateurs et leur statut de validation sont regroupes en un seul et meme endroit que les deux parties peuvent consulter, au lieu d'etre disperses dans d'anciens fils de discussion par e-mail et des reponses dont on ne se souvient que vaguement. Grace a l'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe, la meme liste d'adresses enregistrees fonctionne aussi bien pour une campagne concernant un seul bureau que pour des personnes reparties dans cinq pays, sans qu'il soit necessaire de rechercher separement chaque destinateur.

La preparation des colis et le stockage gratuit pendant six mois maximum garantissent que le cadeau physique pour n'importe quelle occasion est pret bien avant la date prevue ; ainsi, au moment meme ou l'occasion se presente, il ne reste plus qu'a verifier que les informations sont toujours d'actualite, sans avoir a tout organiser a partir de zero. Pour approfondir la reflexion derriere chaque occasion specifique, consultez les articles consacres au probleme de coherence sous-jacent, aux kits d'integration, aux cadeaux de remerciement et aux kits de bienvenue - cet article traite de la gestion administrative commune a ces quatre elements, et ne vise pas a se substituer a l'un d'entre eux.

Cloture

Trouver une idee de cadeau pour un collaborateur n'est presque jamais le plus difficile. Ce qui est difficile, ce sont toujours les trois memes formalites administratives - la taille, l'adresse et la validation - qu'il faut refaire a chaque fois qu'une occasion se presente. C'est precisement cette partie qui n'a absolument pas besoin d'etre refaite, et c'est en la reglant une seule fois que chaque occasion, apres la premiere, devient plus simple que la precedente.