Commandes merchandising multi-entites: Un plan pour une facturation correcte

Si vous gerez les achats ou les finances d'un groupe avec des filiales dans plusieurs pays, vous avez valide une commande de produits derives qui impliquait plus d'une entite. Des kits d'onboarding pour des bureaux dans cinq marches. Un tirage de vetements au logo pour un kickoff a l'echelle de l'entreprise. Des cadeaux a des personnes reparties sur la carte. Sur le papier, c'est une decision et une ligne budgetaire. Le probleme est que la decision et l'argent n'appartiennent pas a la meme entite, et cet ecart est la ou une commande multi-entites se transforme silencieusement en semaines de nettoyage financier.

Les produits derives ne sont presque jamais la partie difficile. La partie difficile est une question que personne ne pose jusqu'a ce que la facture arrive: quelle entite legale est facturee, et cela correspond-il a la ou les marchandises sont allees. Ceci est un plan pour structurer la commande afin que la reponse soit correcte du premier coup.

La version courte: la solution est une facturation par entite liee au pays de livraison. Donnez les instructions de la commande une fois au niveau du groupe, puis demandez au fournisseur de facturer chaque entite receptrice separement, sous son propre numero de TVA, pour le pays ou les marchandises arrivent. Au sein de l'UE, il n'y a pas de douane ni de TVA a l'importation aux frontieres internes, donc tout le probleme est la facturation, pas l'expedition.

Pourquoi les commandes multi-entites deraillent sur la facturation, pas l'expedition

La plupart des groupes utilisent par defaut l'un de deux systemes, et les deux deplacent la charge au lieu de la supprimer.

Le premier est que le siege social paie tout. Une entite, disons la holding neerlandaise, finance la commande entiere. Les marchandises partent, tout arrive, et maintenant l'entite neerlandaise se retrouve avec un cout qui appartient aux filiales en Allemagne, en Espagne, en Pologne et ailleurs. Donc, les finances doivent refacturer chaque filiale en interne pour imputer le cout sur les bons livres. C'est de la facturation interentreprises, de la documentation sur les prix de transfert et un rapprochement a travers chaque entite, pour ce qui etait cense etre une boite de hoodies au logo.

Le second est le reflexe oppose: prendre les marchandises en sortie d'usine et s'organiser soi-meme, pour eviter le chaos de la refacturation. Maintenant, celui qui possede la commande ne gere pas un projet de produits derives, il gere un bureau de fret, avec une expedition separee et un ensemble de paperwork distinct par destination.

Il vaut la peine d'etre precis, car c'est la que beaucoup de conseils se trompent. Quand les marchandises circulent entre les Etats membres de l'UE, elles circulent en tant que livraisons intracommunautaires: pas de douane aux frontieres internes et pas de TVA a l'importation pour les traverser; chaque entite receptrice comptabilise simplement la TVA localement sous son propre numero. Donc, le probleme intra-UE n'est pas la douane ni qui paie la TVA a la frontiere. Il est plus etroit et plus tenace: quelle entite legale recoit la facture, et correspond-elle au pays de livraison.

Le plan: comment structurer une commande merchandising multi-entites

Cinq etapes placent le cout la ou les marchandises sont allees, sans nettoyage ulterieur.

1. Donnez les instructions de la commande entiere une fois, au niveau du groupe. Une personne consolide tout ce dont le fournisseur a besoin: quantites, elements graphiques, adresses de livraison et l'entite legale derriere chaque destination. C'est tout le travail de coordination.
2. Demandez au fournisseur de facturer chaque entite receptrice separement. Acheteur legal correct, son propre numero de TVA, le pays ou les marchandises sont livrees. Une facture par entite, pas une au siege social.
3. Laissez chaque entite comptabiliser sa propre TVA localement. Au sein de l'UE, c'est routinier: pas de douane frontaliere, pas de TVA a l'importation, chaque filiale gere la TVA sous son propre numero exactement comme pour tout autre achat.
4. Repoussez les obligations douanieres et d'importateur enregistre sur le fournisseur pour toute etape hors UE. Quand une commande quitte l'UE, le fournisseur devrait gerer la douane et agir comme importateur enregistre, afin qu'aucune de vos entites ne devienne importateur enregistre par defaut.
5. Gardez un seul interlocuteur pour toute la commande. La complexite au niveau du groupe existe; elle reside simplement du cote du fournisseur, suivie a travers une seule relation, pas dix.

Si l'etape deux est correcte, les etapes trois a cinq se gerent principalement d'elles-memes. Le cout atterrit correctement a la source, donc il n'y a rien a reconcilier plus tard.

Ou SoMerch intervient

La facturation par entite au sein de l'UE est la facon dont SoMerch gere une commande multi-entites par defaut. Vous donnez les instructions une fois. SoMerch emet une facture separee a chaque entite receptrice, acheteur legal correct, son propre numero de TVA local, le pays de livraison, donc votre siege social ne refacture jamais en interne et les finances ne reconcilient pas un achat de groupe pour le trimestre suivant. Autour de cela, le reste reste sous un meme toit: les articles sont produits et personnalises en interne avec votre logo, et la livraison multi-adresses en Europe est la norme, que ce soit en vrac vers chaque bureau ou une repartition jusqu'aux employes a distance individuels. Quand une etape quitte l'UE, SoMerch gere la douane et agit comme importateur enregistre sur cette etape.

Questions a poser avant de passer commande

Testez n'importe quel fournisseur en un seul appel:

• Pouvez-vous emettre une facture commerciale separee a chacune de nos entites, chacune sous son propre numero de TVA, correspondant au pays de livraison?
• Les couts de chaque filiale seront-ils correctement imputes sans que nous ayons a refacturer en interne ensuite?
• Donnons-nous les instructions de la commande une fois, au niveau du groupe, avec un seul interlocuteur pour l'ensemble?
• Pour tout ce qui est expedie en dehors de l'UE, allez-vous gerer la douane et agir comme importateur enregistre pour que nous n'ayons pas a le faire?

Les produits derives n'ont jamais ete la partie compliquee d'une commande multi-entites. La facturation l'etait. Faites cela correctement a la source, et une commande de groupe cesse d'etre un nettoyage financier trimestriel et devient une commande, facturee correctement, terminee.