Eine bessere Vorgehensweise beim Umgang mit Geschenken an Mitarbeiter, ohne sich um jedes Detail kümmern zu müssen

Eine bessere Vorgehensweise beim Umgang mit Geschenken an Mitarbeiter, ohne sich um jedes Detail kummern zu mussen

Mitarbeitergeschenke scheitern selten an der Idee selbst. Der Hoodie ist in Ordnung. Die Tasse ist in Ordnung. Was tatsachlich Zeit kostet - und was das Ganze schwieriger erscheinen lasst, als es sein musste -, ist der Verwaltungsaufwand, der hinter der Idee steckt: die aktuelle Große in Erfahrung zu bringen, eine Adresse ausfindig zu machen und die Genehmigung einer zustandigen Person einzuholen, bevor eine Bestellung uberhaupt aufgegeben werden kann. Wer auch immer letztendlich fur die Mitarbeitergeschenke zustandig ist, verbringt mehr Zeit mit diesen drei Dingen als mit der Entscheidung, was verschenkt werden soll.

Die Anlasse sind unterschiedlich, die dahinterstehende Verwaltung ist dieselbe

Die Einarbeitung, ein Dankeschon fur einen besonderen Einsatz, die Begrußung nach langerer Abwesenheit, eine Weihnachtsrunde - all dies sind ganz unterschiedliche Anlasse mit jeweils eigenem Zeitpunkt und eigenem Ton. Sie sollten nicht zu einer einzigen, pauschalen Entscheidung uber ein "Mitarbeitergeschenk" zusammengefasst werden, da es sich nicht um ein und dieselbe Sache handelt.

Doch hinter jedem dieser unterschiedlichen Anlasse verbirgt sich genau derselbe dreiteilige Verwaltungsaufwand: Große, Adresse und Freigaben. Die meisten Unternehmen behandeln jeden Anlass als eigenstandiges Projekt, was im Stillen bedeutet, dass jedes Mal, wenn einer dieser Anlasse ansteht, dasselbe Verwaltungsproblem von Grund auf neu gelost werden muss - vier Anlasse pro Jahr, vier separate Runden, in denen dieselben Informationen uber meist dieselben Personen erfasst werden mussen.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

Die Großen werden fur jede Runde neu erfasst, da niemand eine Liste fuhrt, die tatsachlich auf dem neuesten Stand ist. Jemand versendet ein Formular fur die Erfassung, erhalt Antworten, nutzt diese einmal, und die Liste verschwindet in einem alten E-Mail-Thread, bis bei der nachsten Gelegenheit dieselben Informationen benotigt werden.

Bei den Adressen verhalt es sich genauso - sie werden einzeln per E-Mail oder Chat-Nachricht abgefragt, jeweils einmal pro Geschenkrunde, da niemand uber eine standige, aktuelle Liste verfugt, aus der hervorgeht, wer wo wohnt. Und die Freigaben variieren je nachdem, wer gerade fur die jeweilige Runde der Mitarbeitergeschenke zustandig ist: Die eine Person leitet die Anfrage zur Freigabe an einen Vorgesetzten weiter, die nachste Person gibt die Bestellung einfach auf und hofft, dass danach niemand Fragen stellt.

Nehmen wir einen typischen Fall: Dieselben zwolf Personen in einem Team werden im Laufe eines Jahres viermal separat nach ihrer Große und Adresse gefragt - einmal bei der Einarbeitung, einmal als Dankeschon, einmal fur die Weihnachtsrunde und einmal fur ein Willkommensgeschenk bei der Ruckkehr. Nichts von der ersten Anfrage wurde an einem Ort gespeichert, an dem die nachste fur Mitarbeitergeschenke zustandige Person es hatte finden konnen, sodass dieselben zwolf Personen dieselben zwei Fragen viermal beantworten mussen und derjenige, der den Prozess leitet, jedes Mal bei Null anfangt.

Noch schlimmer wird es, wenn die fur Mitarbeitergeschenke zustandige Person im Laufe des Jahres wechselt - was haufiger vorkommt, als man plant: Eine Position wird neu besetzt, jemand geht selbst in Urlaub, oder ein neuer Mitarbeiter in der Personalabteilung ubernimmt das "Geschenkwesen" als einen Punkt auf einer viel langeren Aufgabenliste. Was auch immer die scheidende Person uber Großen, Adressen und die Freigaben wusste, geht in der Regel mit ihr verloren, da all diese Informationen nirgendwo anders gespeichert waren als in ihrem eigenen Posteingang und ihrem Gedachtnis.

Warum es sich hierbei um ein Problem der gemeinsam genutzten Infrastruktur handelt und nicht um ein Problem, das von Fall zu Fall auftritt

Jeder Anlass verdient wirklich eine eigene Entscheidung daruber, was und wann etwas versendet werden soll - dieser Aspekt sollte nicht durch Vorlagen ersetzt werden, da Onboarding-Pakete und ein Dankeschon-Geschenk unterschiedliche Probleme losen und sich daher voneinander unterscheiden sollten.

Was nicht jedes Mal neu erstellt werden sollte, sind die zugrunde liegenden Daten: Wer ist wer, welche Große tragt die Person, an welche Adresse kann das Geschenk versendet werden, wer muss die Freigaben fur die Bestellung geben, bevor sie versandt wird? Diese Informationen als wiederverwendbare Infrastruktur zu behandeln - einmal erfasst, stets auf dem neuesten Stand gehalten und verfugbar, wann immer der nachste Anlass fur Mitarbeitergeschenke ansteht - ist ein vollig anderes Problem als die Entscheidung, wie ein einzelnes Geschenk konkret aussehen soll. Die meisten Unternehmen trennen diese beiden Aspekte nie voneinander, weshalb sich jeder Anlass wie ein Neuanfang anfuhlt.

Wie ein tatsachlich besserer Prozess aussieht

Ein optimierter Prozess fur Mitarbeitergeschenke sorgt dafur, dass Großen und Adressen an einem zentralen Ort gespeichert und regelmaßig aktualisiert werden - eine kurze Uberprufung ein- oder zweimal im Jahr, statt jedes Mal, wenn ein Anlass ansteht, eine neue Anfrage zu stellen. Dies bedeutet zudem einen festen, im Voraus vereinbarten Prozess fur Freigaben fur jede Art von Geschenk, der einmalig und in aller Ruhe festgelegt wird, anstatt bei jedem Anlass unter Zeitdruck neu ausgehandelt zu werden.

Jeder Anlass wird weiterhin nach seinen eigenen Vorgaben geplant - die Einarbeitung erfordert nach wie vor eine eigene Auswahl, ein Dankeschon muss zum richtigen Zeitpunkt erfolgen, und ein "Willkommen zuruck" braucht seinen eigenen Ton. Daran andert sich nichts. Was sich andert, ist, dass keine dieser Entscheidungen damit beginnen muss, eine Liste neu zu erstellen, die bereits beim letzten Mal, als Mitarbeitergeschenke versandt wurden, vorhanden war.

Wie SoMerch ins Bild passt

Eine einzige, gemeinsam nutzbare Ubersicht mit Preisangaben, Zeitplan und Mockups sorgt dafur, dass die aktuelle Liste und die Freigaben fur die Mitarbeitergeschenke an einem Ort zusammengefasst sind, den beide Seiten einsehen konnen - anstatt uber alte E-Mail-Verlaufe und nur noch vage in Erinnerung gebliebene Antworten verstreut zu sein. Dank des Versands an mehrere Adressen in ganz Europa funktioniert dieselbe gespeicherte Adressliste unabhangig davon, ob eine bestimmte Geschenkrunde ein Buro oder Mitarbeiter in funf Landern umfasst - ohne dass fur jeden Empfanger eine separate Suche erforderlich ist.

Dank Kitting und kostenloser Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate steht das physische Geschenk fur jeden Anlass bereits lange vor dem Auslosetermin bereit - sodass im Moment, in dem der Anlass tatsachlich eintritt, lediglich noch uberpruft werden muss, ob die Angaben noch aktuell sind, anstatt alles erst von Grund auf neu zu beschaffen. Fur tiefergehende Uberlegungen zu jedem einzelnen Anlass lesen Sie bitte die Beitrage zum zugrunde liegenden Konsistenzproblem, zu Onboarding-Paketen, zu Dankesgeschenken und zu Welcome Packs - dieser Beitrag befasst sich mit den gemeinsamen Verwaltungsablaufen, die allen vier zugrunde liegen, und ist kein Ersatz fur einen dieser Beitrage.

Schlusswort

Die Idee fur ein Mitarbeitergeschenk ist fast nie der schwierige Teil. Das Schwierige sind immer dieselben drei Verwaltungsschritte - Große, Adresse und Freigaben -, die jedes Mal, wenn ein Anlass ansteht, von Grund auf neu erledigt werden mussen. Genau das ist der Teil, der uberhaupt nicht wiederholt werden muss, und wenn man ihn einmal regelt, wird jeder weitere Anlass nach dem ersten einfacher als der vorherige.