Die häufigsten Fehler bei Merch-Artikeln, die den Büroleitern zusätzliche Arbeit bereiten
Die meisten Merch-Projekte, die zu einem Problem werden, sind nicht wegen des Produkts schiefgelaufen. Die Tasse war in Ordnung. Der Hoodie war in Ordnung. Was schiefgelaufen ist, war fast immer einer aus einer kleinen, sich wiederholenden Reihe von Prozessfehlern – dieselben Fehler, die in verschiedenen Unternehmen auftreten, und oft derselbe Fehler zweimal vom selben Büroleiter, weil ihn niemand beim ersten Mal notiert hat.
Hier sind die Fehler, die am häufigsten auftreten, und was sie tatsächlich kosten.
Fehler 1: Bestellung ohne Angabe der Größen
Bekleidung wird nach Mitarbeiterzahl statt nach der tatsächlichen Größenverteilung bestellt. Wenn fünfzig Personen Kapuzenpullis benötigen, werden fünfzig Kapuzenpullis bestellt – gleichmäßig auf die verschiedenen Größen verteilt oder, schlimmer noch, nach dem geschätzt, was ein typisches Büro normalerweise benötigt.
Das Problem tritt zwei Wochen später zutage, wenn die Größe L bereits ausverkauft ist und drei Personen noch warten, oder wenn eine Charge der Größe XS ungenutzt in einem Karton liegt, weil niemand im eigentlichen Team diese Größe trägt. Eine Aufschlüsselung nach Größen lässt sich mit einer E-Mail und in fünf Minuten erfassen – über ein gemeinsames Formular, eine kurze Antwort an alle oder was auch immer am einfachsten ist, um die Angaben von den tatsächlichen Empfängern einzuholen. Wird dies versäumt, führt dies zu einer zweiten, kleineren und lästigeren Bestellung, die unter Zeitdruck getätigt wird – meist zu einem ungünstigeren Preis, da sie nun dringend statt planmäßig erfolgt.
Fehler 2: Keine Lieferzeitreserve
Der Auftrag wird genau für das Datum erteilt, an dem er benötigt wird, ohne Spielraum für etwaige Verschiebungen. Produktionszeitpläne sind Schätzungen, keine Garantien – ein Lieferant kann ein oder zwei Tage in Verzug geraten, ein Korrekturabzug kann eine weitere Änderungsrunde erfordern, eine Adresse kann sich als falsch herausstellen und muss korrigiert werden.
All dies ist nichts Ungewöhnliches. Was sich jedoch vermeiden lässt, ist eine Planung, als würde nichts davon eintreten. Eine Pufferzeit von nur wenigen Tagen gleicht solche kleinen Verzögerungen aus, die in der Produktion völlig normal sind, anstatt sie zu einem Terminverzug werden zu lassen, den jemand erklären muss.
Fehler 3: Ein umfangreiches Sortiment mit Inhouse-Produktion verwechseln
Die meisten Merch-Anbieter führen bereits ein umfangreiches Sortiment – Bekleidung, Tassen, Flaschen, Technikzubehör – alles unter einem Dach und mit einem einzigen Ansprechpartner. Das ist nicht das Problem und auch nicht ungewöhnlich. Der Irrtum besteht darin, anzunehmen, dass ein umfangreiches Sortiment und eine einzige Ansprechpartnerperson bedeuten, dass der Anbieter den Artikel auch tatsächlich selbst herstellt.
Oft ist dies jedoch nicht der Fall. Das Sortiment ist umfangreich, weil der Anbieter als Zwischenhändler fungiert und die Koordination übernimmt, nicht aber die Produktion – der eigentliche Druck und die Veredelung werden an eine Fabrik oder einen Veredler vergeben, den der Käufer nie zu Gesicht bekommt und zu dem er keinerlei Beziehung unterhält. Das funktioniert meistens gut – bis eine Charge mit leichten Abweichungen zurückkommt: eine Farbe, die nicht ganz zur letzten Auflage passt, ein Logo, das ein paar Millimeter anders platziert ist als auf den Mockups. An diesem Punkt muss sich der Anbieter an seinen eigenen Lieferanten wenden, um herauszufinden, was passiert ist – wobei er kaum mehr Einblick in die Ursache hat als der Käufer.
Ein Ansprechpartner fühlt sich an wie ein Verantwortlicher. Das ist jedoch nicht dasselbe, und die Kluft zwischen beiden wird erst dann sichtbar, wenn etwas schnell behoben werden muss und niemand in der Lieferkette tatsächlich die Kontrolle über die Druckerei hat.
Fehler 4: Ad-hoc-Verfahren bei Spenden
Dienstjubiläen, Geburtstage und die Geschenkrunde im Dezember werden jedes Mal, wenn sie anstehen, als neue Entscheidung behandelt, anstatt als fester Plan. Jemand erinnert sich eine Woche vorher daran, bestellt das, was am schnellsten zur Beschaffung kommt, und der Ablauf beginnt von vorne, noch bevor er überhaupt zu einem festen Ablauf geworden ist.
Die Kosten, die hier entstehen, bestehen nicht nur in der Hektik. Es ist die Uneinheitlichkeit – ein Mitarbeiter erhält ein durchdachtes Geschenk, ein anderer das, was kurzfristig verfügbar war, und es lässt sich im Voraus nicht sagen, welches Geschenk eine bestimmte Person erhalten wird.
Fehler 5: Den Schritt der Überprüfung überspringen
Ein Mockup wird am Bildschirm freigegeben, und der Auftrag geht direkt in die Serienproduktion. Meistens funktioniert das problemlos. Die Fälle, in denen dies nicht der Fall ist, kommen teuer zu stehen: eine Farbe, die im Druck anders wirkt als auf dem Monitor; eine Logo-Platzierung, die auf dem tatsächlichen Produkt leicht daneben wirkt; ein Nahtdetail, das in der digitalen Version nie sichtbar war.
Eine physische Fotofreigabe vor der Serienproduktion deckt solche Fehler auf, bevor bereits zweihundert Einheiten produziert wurden. Das kostet einen Tag, manchmal zwei. Im Vergleich zum Nachdruck einer gesamten Auflage ist dies ein geringer Preis.
Fehler 6: Nichtberücksichtigung des dezentralen Versands
Der Auftrag wird so geplant, als befänden sich alle Empfänger im selben Gebäude. Dann stellt sich jedoch heraus, dass die Liste einen Mitarbeiter des Remote-Hiring in einem anderen Land oder eine Kundenfiliale zwei Landesgrenzen weiter enthält, und der Versand wird zu einer nachträglichen Überlegung, die am Ende angehängt wird, anstatt von Anfang an Teil des Plans zu sein.
Genau hier kommt es am häufigsten zu Verzögerungen, da der grenzüberschreitende Versand nie wirklich einkalkuliert wurde – weder zeitlich noch hinsichtlich der Koordination, die erforderlich ist, um eine Adresse, Angaben zum Zoll oder eine Kuriervereinbarung auf Anhieb korrekt zu erfassen.
Fehler 7: Keine gespeicherte Referenz für Nachbestellungen
Die Mockups, die endgültige Größentabelle, die genauen Farbspezifikationen – all das befindet sich in einem E-Mail-Thread oder einer Chat-Nachricht von vor sechs Monaten, nicht in einer Datei, die irgendjemand wiederfinden könnte. Die Nachbestellung desselben Willkommenspakets oder desselben Werbegeschenks für eine Veranstaltung bedeutet, alte Nachrichten durchforsten zu müssen – oder schlimmer noch, die Spezifikationen aus dem Gedächtnis wieder zusammenzusetzen und zu hoffen, dass sie mit dem übereinstimmen, was beim letzten Mal beim Versand geliefert wurde.
Dies ist ein kleiner Fehler mit sich summierenden Kosten. Bei der ersten Bestellung werden die Kosten dafür getragen, dass alles korrekt abgewickelt wird. Jede Nachbestellung danach sollte schneller vonstattengehen und nicht erneut den gleichen Arbeitsaufwand erfordern – und sie wird nur dann schneller, wenn die Informationen aus der ersten Bestellung tatsächlich an einem Ort gespeichert wurden, an dem beide Seiten sie finden können.
Schlusswort
Bei keinem dieser Fehler geht es darum, das falsche Produkt ausgewählt zu haben. Bei jedem einzelnen geht es um den damit verbundenen Prozess – die Größentabelle, die nie zusammengestellt wurde, die Sicherheitsreserve, die nie einkalkuliert wurde, die Produktion, die niemand tatsächlich überwacht hat, den Geschenkprozess, der nie zu einem festen Ablauf wurde, den Korrekturschritt, der übersprungen wurde, den Versand, der erst ganz zum Schluss geplant wurde, die Spezifikation, die nirgendwo gespeichert wurde. Genau deshalb sind sie auch vermeidbar: Wenn man den Prozess einmal korrigiert, wiederholt sich derselbe Fehler bei der nächsten Bestellung nicht mehr.
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