Lorsqu'une commande groupée de produits dérivés concerne dix pays, le plus difficile n'est pas la commande elle-même

Si vous etes responsable des operations ou des ressources humaines dans une entreprise disposant de bureaux dans plusieurs pays, vous avez sans doute deja passe une commande groupee. Des kits d'accueil pour les nouvelles recrues reparties sur cinq sites. Une serie de vetements a l'effigie de l'entreprise pour un evenement a l'echelle de l'entreprise. Des cadeaux destines a des personnes qui n'ont jamais mis les pieds dans le meme batiment. Sur le papier, il s'agit d'une simple decision. Dans la pratique, cela se transforme discretement en plusieurs semaines de demarches administratives internes qui n'ont rien a voir avec les articles eux-memes.

C'est cet aspect qu'il convient de mettre en avant avant meme d'evoquer les produits. Choisir le sweat a capuche est facile. Le plus difficile, c'est tout ce qui l'entoure : qui paie, quelle entite prend en charge les frais, qui se charge des formalites douanieres dans chaque pays, et a qui revient la gestion du tableau Excel lorsque les envois sont disperses aux quatre coins du monde. Lorsque vous avez des collaborateurs dans differentes villes et au sein de differentes entites juridiques, la coordination est le veritable travail. Et la plupart des entreprises gerent cette coordination a la dure, sans se rendre compte qu'il existe une solution plus simple.

Pourquoi l'expedition de produits derives dans plusieurs pays s'avere plus compliquee qu'il n'y parait

Passons en revue le deroulement habituel des operations, car c'est dans les details que resident les difficultes.

Le schema le plus courant est celui ou le siege social prend tout en charge. Une seule entite, par exemple une societe holding neerlandaise, passe et finance l'integralite de la commande. Les marchandises sont expediees vers une adresse centrale, ou vers chaque pays sur la base d'une seule facture commerciale etablie aux Pays-Bas. Tout arrive a bon port. Et c'est la que le vrai travail commence, car l'entite neerlandaise se retrouve avec une charge qui revient en realite aux filiales en Allemagne, en Espagne, en Pologne et ailleurs. Le service financier doit refacturer chaque filiale en interne afin d'imputer le cout a qui de droit. Cela implique une facturation intra-groupe, une documentation relative aux prix de transfert et un traitement de la TVA a rapprocher entre toutes les entites, le tout pour une simple boite de polaires a l'effigie de la marque.

L'autre configuration courante consiste a adopter le reflexe inverse : prendre les marchandises depart usine et organiser soi-meme l'expedition, afin d'eviter le casse-tete de la refacturation. Desormais, celui qui est responsable de la commande ne gere plus un projet de merchandising. Il gere une operation de fret. Dix comptes de transporteurs. Des declarations en douane dans chaque pays de destination. Des lettres de transport, des factures commerciales, des codes SH et des droits de douane a gerer correctement dans plusieurs juridictions. Et comme la formule depart usine fait de votre entreprise l'importateur officiel dans chaque pays, vous avez discretement accru votre exposition a la TVA et aux obligations de conformite partout ou les marchandises arrivent.

Ces deux approches presentent le meme defaut. Aucune ne supprime la complexite. Elles se contentent de determiner lequel de vos collaborateurs doit en assumer la charge : le service financier ou le service operationnel. Le fardeau se deplace d'un service a l'autre. Il ne disparait jamais reellement. Et la personne sur laquelle il retombe est presque toujours celle qui est deja debordee.

A quoi ressemble une commande internationale mieux organisee ?

Ce modele plus simple est d'une simplicite presque ennuyeuse, ce qui explique sans doute pourquoi on a tendance a l'ignorer. Il repose sur une seule idee : c'est a celui qui produit et expedie la commande de se charger du plus gros du travail, et non a vous.

Voici comment cela fonctionne.

Une seule personne, au niveau du groupe, coordonne l'ensemble de la commande, une seule fois. Elle rassemble toutes les informations necessaires : les tailles, les quantites, votre logo et votre visuel, les adresses de livraison, ainsi que l'entite juridique correspondant a chaque destination. Elle transmet ces informations au fournisseur en une seule fois. C'est la l'integralite de son travail de coordination, et cela reste ainsi du debut a la fin. Une seule commande a suivre, et non pas dix.

Le fournisseur se charge du reste de bout en bout. Les articles sont fabriques, soumis a un controle qualite, puis expedies vers chaque pays ; les formalites douanieres, le dedouanement et la livraison du dernier kilometre sont pris en charge par le fournisseur. Chaque site recoit une livraison en regle et conforme. La personne qui a passe la commande dispose d'un seul interlocuteur et d'un seul statut a suivre, au lieu de dix chaines logistiques paralleles et d'une multitude de numeros de suivi.

Ce qui permet a ce systeme de fonctionner sans heurts entre les differentes entites, c'est une facturation et une gestion des importations qui s'adaptent a votre structure juridique au lieu de s'y opposer. Chaque filiale recoit sa propre facture commerciale : l'acheteur legal correct, son propre numero de TVA, le bon pays de destination. Le fournisseur se charge du dedouanement et agit en tant qu'importateur officiel dans chaque pays ; ainsi, le cout correct est comptabilise dans les comptes de la bonne entite, la TVA etant traitee correctement au moment de l'importation. Votre equipe financiere n'a pas a proceder a des refacturations internes a posteriori, et aucune de vos entites ne devient importateur officiel par defaut. La structure est respectee, et non contournee.

Gerée de cette maniere, la complexite liee aux dix pays subsiste. Elle se situe simplement la ou elle doit etre, du cote de la production et de la logistique, et ne pese plus sur le travail hebdomadaire de vos equipes financieres et operationnelles.

C'est la toute la difference entre traiter la gestion des produits comme un projet ponctuel et la gerer comme un programme. Un projet est reconstruit a partir de zero a chaque fois : nouveaux devis, nouvelles validations, nouvelle coordination, nouveau nettoyage des donnees. Un programme, quant a lui, est mis en place une seule fois et se repete en toute discretion : les stocks sont produits par lots, conserves en entrepot et expedies a la demande, au fur et a mesure que de nouveaux membres rejoignent le groupe ou que la campagne suivante est lancee. La charge de coordination qui rend les commandes groupees si fastidieuses est principalement le symptome d'une gestion sous forme de projets. Mettez en place une structure adequate et ce probleme disparaitra en grande partie.

Comment SoMerch gere la facturation, la TVA et les formalites douanieres selon les pays

C'est le modele sur lequel repose SoMerch, et c'est precisement au niveau de la facturation et de l'importation que la plateforme vous decharge le plus de vos taches administratives. Pour une commande multi-pays, SoMerch emet une facture commerciale distincte a l'intention de chaque filiale, se charge du dedouanement et agit en tant qu'importateur officiel dans chaque pays de destination. Les couts sont correctement imputes a chaque entite, la TVA est geree lors de l'importation, et votre siege social n'a jamais a refacturer les filiales ni a assumer une responsabilite en matiere d'importation qui ne lui incombe pas.

Le reste est concu en consequence. La production et l'impression sont realisees en interne : les articles sont ainsi fabriques, leur qualite est controlee a l'aide d'epreuves photographiques avant expedition, puis ils sont expedies depuis un seul et meme site, plutot que d'etre assembles au sein d'une chaine de fournisseurs distincts. La livraison a plusieurs adresses a travers l'Europe est la norme, et non une demande particuliere, ce qui est essentiel lorsque vous gerez des produits derives pour une equipe dispersee entre des bureaux, des domiciles et des lieux d'evenements situes dans differents pays. Une logistique axee sur l'UE, les expeditions intra-europeennes et la transparence des couts au dedouanement sont considerees comme la norme, et non comme un cas particulier, contrairement a la maniere dont de nombreux fournisseurs traitent tout ce qui franchit une frontiere.

Et comme les stocks peuvent etre produits par lots et conserves en entrepot, avec un stockage gratuit pouvant aller jusqu'a six mois, une commande groupee ne doit pas necessairement se transformer en un evenement chaotique ponctuel. Elle peut s'inscrire dans un programme : produire une seule fois, stocker, expedier a la demande, et reduire au minimum les taches administratives liees a chaque commande.

Une liste de controle avant votre prochaine commande dans plusieurs pays

Avant l'expedition de votre prochaine commande a destination de plusieurs pays, quelques questions directes se posent quant a la capacite reelle de votre fournisseur a assumer cette charge :

• Allez-vous assurer la production, le dedouanement dans chaque pays de destination et la livraison du dernier kilometre, afin que nous n'ayons pas a ouvrir nous-memes des comptes aupres des transporteurs ni a remplir les declarations ?
• Chaque filiale recevra-t-elle sa propre facture commerciale, sous son propre numero de TVA, afin que notre equipe financiere n'ait pas a proceder a une refacturation interne a posteriori ?
• Chaque site recevra-t-il une livraison locale en toute regularite sans que nous devenions automatiquement l'importateur officiel ?
• Disposons-nous d'un interlocuteur unique pour l'ensemble de la commande, quel que soit le pays concerne ?

Si les reponses sont oui, vous avez trouve la bonne structure. Si un fournisseur n'est pas en mesure de le faire, il vaut mieux le savoir avant de passer la commande, et non apres que les documents administratifs aient ete adresses a la mauvaise entite dans le mauvais pays.

La marchandise n'a jamais ete la partie compliquee. C'est la structure de la commande qui l'est. Reussissez cela une seule fois, et les commandes groupees cesseront d'etre un travail de nettoyage trimestriel pour devenir ce qu'elles auraient du etre depuis le debut : une seule commande, genee de bout en bout.