Cadeaux promotionnels de bureau : plus d'unités ne signifie pas moins d'attention

Cadeaux d'entreprise et cadeaux promotionnels : un volume plus important ne signifie pas pour autant moins d'attention

Les cadeaux d'entreprise ne s'organisent pas de la meme maniere qu'une liste de cadeaux. Il n'y a pas de liste restreinte et connue de noms sur laquelle s'appuyer : seulement un effectif de plusieurs centaines de personnes, un evenement dont la frequentation est incertaine mais importante, ou une distribution a l'echelle de l'entreprise sur plusieurs sites. Le cout unitaire est suffisamment bas pour que l'ensemble de la commande finisse par etre consideree comme une formalite, une tache a regler rapidement plutot qu'a planifier correctement. C'est precisement cette hypothese qui est erronee.

C'est le volume qui modifie la mission, et pas seulement le budget

Une commande de cadeaux pour des clients ou des cadres repose sur une liste courte et bien definie : le veritable travail consiste a bien choisir les cadeaux pour une poignee de personnes qui comptent chacune a leur maniere. Une commande de cadeaux promotionnels repose sur un nombre de personnes plutot que sur une liste : un bureau de deux cents personnes, un evenement dont le nombre de participants est impossible a prevoir avec precision, une etape importante a l'echelle de l'entreprise qui concerne tout le monde en meme temps.

Comme le prix unitaire est faible, on pourrait facilement en conclure que "cela ne necessite pas le meme soin" qu'une commande plus modeste. Or, c'est tout le contraire. Un lot de deux cents articles doit, une fois deballe, donner l'impression de provenir d'un seul et meme lot homogene, et non d'un ensemble d'articles simplement "assez similaires". Un faible cout unitaire et des normes peu elevees ne sont pas synonymes, meme s'ils sont souvent consideres comme tels.

De plus, les effectifs sont rarement regroupes au meme endroit. Une entreprise disposant de bureaux dans plusieurs pays, ou combinant du personnel en presentiel et des collaborateurs a distance, a tout de meme besoin que le meme cadeau d'entreprise soit livre partout en meme temps - et non pas une version pour le siege social et une version plus modeste, livree plus lentement, pour tous les autres. Il s'agit la d'un probleme de planification different de celui d'une liste de cadeaux pour les clients, ou chaque destinateur est connu et generalement joignable par un seul envoi.

C'est la que ca ne tient pas la route

Les variations d'impression ou de couleur sur un tirage important en sont l'exemple le plus flagrant. Elles sont invisibles sur un echantillon de dix exemplaires, mais deviennent impossibles a ignorer des que deux cents unites sont alignees sur une table lors d'un meme evenement. Les ecarts de taille se manifestent de la meme maniere lorsqu'il s'agit de vetements promotionnels : une commande en gros passee sur la base d'une estimation donne un resultat tres different une fois que les articles sont distribues et que les destinates se retrouvent avec des vetements qui ne leur vont pas.

La distribution sur plusieurs sites constitue un autre point de rupture. Une commande de cadeaux promotionnels "simple" doit tout de meme etre acheminee physiquement vers plusieurs bureaux ou vers un seul lieu d'evenement, ce qui pose un probleme de livraison avant meme d'etre un probleme d'achat. Prenons un cas assez courant : un lot de cadeaux promotionnels commande pour un evenement reunissant l'ensemble du personnel dans trois bureaux, achete aupres du fournisseur capable de proposer un devis le plus rapidement. La commande arrive, mais la finition d'impression des premiers cartons ouverts ne correspond pas tout a fait a celle des derniers - suffisamment proche pour passer inapercue au premier coup d'oeil, mais suffisamment pour etre remarquee des que l'on compare deux exemplaires en main.

Il existe egalement une variante temporelle de ce meme probleme. Un bureau recoit son colis le jour meme de l'evenement ; un autre, situe dans un autre pays, recoit le sien une semaine plus tard, car personne n'a reparti l'envoi par destination des le depart. Dans le cas d'un cadeau destine a un client, une arrivee echelonnee passe pratiquement inapercue. En revanche, pour un cadeau promotionnel cense arriver simultanement sur tous les sites, cela donne l'impression que le deuxieme bureau a ete ajoute apres coup - ce qui est generalement exactement ce qui s'est passe.

Pourquoi il s'agit d'un probleme de coordination et de controle qualite, et non d'un probleme d'idees

Choisir un cadeau promotionnel amusant et en accord avec l'image de marque est rarement la partie la plus difficile lorsqu'il s'agit de cadeaux d'entreprise ou de promotion au bureau. La plupart des equipes trouvent sans trop de difficulte un objet raisonnable : un carnet, une bouteille, un accessoire technologique, quelque chose que les gens garderont reellement.

Ce qui est reellement difficile, c'est de faire en sorte que des centaines d'articles a bas prix aient l'air de provenir d'une meme commande : une impression homogene, des tailles correctes s'il s'agit de vetements, et une livraison dans les delais aux bons endroits. C'est precisement ce faible prix qui pousse les gens a negliger les controles qu'une commande plus petite et plus couteuse susciterait automatiquement : personne ne fait l'impasse sur une phase de validation pour un cadeau destine a vingt cadres, mais cette rigueur disparait discreetement des que la commande porte sur deux cents articles promotionnels.

Tout cela n'a en realite rien a voir avec le fait que le budget alloue aux cadeaux promotionnels soit modeste. C'est plutot que le faible cout unitaire est percu comme synonyme d'enjeu mineur, alors que l'enjeu reel est tout autre : ce sont davantage de personnes qui remarqueront les incoherences, et non l'inverse, car un cadeau promotionnel est distribue en une seule fois dans une salle ou un bureau, plutot que d'etre deballe en prive, un par un.

Qu'est-ce qui permet reellement de reduire le risque ?

La solution ne reside pas dans une meilleure idee de cadeau promotionnel. Il s'agit de verifier les epreuves photographiques avant l'expedition d'un gros tirage, et pas seulement avant celle d'un petit tirage : il faut appliquer la meme norme de controle qualite aux volumes de cadeaux promotionnels qu'aux volumes de cadeaux d'entreprise, car le cout unitaire ne justifie pas un relachement de cette norme.

L'autre levier consiste a traiter un besoin recurrent en matiere de cadeaux promotionnels - chaque evenement, chaque trimestre, chaque ouverture de nouveaux bureaux - comme un programme permanent, plutot que de rechercher a chaque fois un nouveau fournisseur pour une commande ponctuelle. Un programme signifie que l'article, la configuration d'impression et la relation avec le fournisseur sont deja definis ; ainsi, chaque nouvelle production de cadeaux promotionnels constitue une simple tache d'execution plutot qu'un nouveau projet d'approvisionnement partant de zero.

Comment SoMerch s'integre

La production en interne garantit que les lots destines a des operations de promotion beneficient, avant expedition, des memes controles qualite progressifs et des memes epreuves photographiques que n'importe quelle autre commande : le volume ne justifie pas que l'on applique a un lot une norme differente, moins stricte, simplement parce que le prix unitaire est plus bas. Le stockage gratuit pendant six mois maximum permet de conserver un lot de cadeaux promotionnels commande une seule fois et de l'expedier au fur et a mesure que les evenements et les distributions au bureau ont lieu tout au long de l'annee, au lieu de devoir passer une nouvelle commande a chaque fois qu'un nouvel evenement se presente.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe permet a une seule commande de cadeaux promotionnels d'etre livree a plusieurs bureaux ou sur un meme lieu d'evenement, sous la forme d'un envoi coordonne - et non pas par le biais d'arrangements de transport improvises separement pour chaque site a chaque fois. Cela renvoie au probleme plus general des cadeaux d'entreprise : dans le cas des cadeaux promotionnels destines aux bureaux, la veritable contrainte reside dans le volume et la coherence, et non dans l'article lui-meme.

Cloture

Les cadeaux d'entreprise destines aux bureaux ne constituent pas pour autant une commande moins importante, simplement parce que leur cout unitaire est plus faible. Ils posent un probleme de coherence a grande echelle : des centaines d'unites qui doivent presenter l'aspect d'un seul et meme lot, livrees aux bons endroits et dans les delais. La solution consiste a considerer ce volume comme la tache principale, et non comme un detail que l'on neglige sous pretexte que le prix unitaire semble modeste.