Cadeaux d'entreprise de saison : le même problème à cinq dates différentes

Cadeaux d'entreprise pour les fetes : un meme probleme sous cinq formes differentes

Une entreprise peut mettre en place un programme de cadeaux de Noel veritablement bien rode - commandes passees a l'avance, fabrication soignee, livraisons ponctuelles dans chaque bureau - et pourtant, annee apres annee, se montrer maladroite lorsqu'il s'agit de Paques, des anniversaires ou de la naissance du bebe d'un collegue. Chacun de ces evenements est traite comme une occasion distincte et sans lien avec les autres, geree par la personne qui, par hasard, remarque la date au cours de la semaine en question. Il ne s'agit en realite pas de problemes distincts. Les cadeaux d'entreprise pour les fetes, les anniversaires et les naissances constituent le meme probleme recurrent en matiere de cadeaux, qui se presente sous cinq dates differentes.

Ces situations peuvent sembler differentes, mais elles sont toutes previsibles

Noel tombe a une date fixe du calendrier, connue un an a l'avance, le meme jour que toutes les entreprises prevoient deja dans leur planning. Paques et le Nouvel An varient legerement d'une annee a l'autre, mais la date pour une annee donnee est connue plusieurs mois a l'avance, des que l'on consulte un calendrier. Les anniversaires et les naissances fonctionnent encore differemment : il n'y a pas de date unique a l'echelle de l'entreprise, mais chaque date est connue des qu'elle devient pertinente : une date d'embauche fixe le cycle des anniversaires des le premier jour, une date prevue d'accouchement donne plusieurs mois de preavis avant meme qu'un cadeau de naissance ne soit necessaire.

Meme si ces occasions semblent tres differentes a premiere vue, aucune d'entre elles n'est une veritable surprise. Chacune d'entre elles est previsible bien avant le moment ou elle revet reellement de l'importance. C'est ce detail qui echappe lorsque chaque occasion est traitee comme un cas a part.

C'est la que ca ne tient pas la route

Noel est pris tres au serieux car c'est un evenement incontournable qui concerne l'ensemble de l'entreprise : tout le monde sait deja qu'il approche, et la plupart des entreprises ont mis en place au moins un processus, meme rudimentaire, autour de cette fete. Ce serieux s'etend rarement aux autres evenements. On se souvient de Paques quelques semaines a l'avance, au lieu de la planifier des mois a l'avance. Le Nouvel An est parfois ignore certaines annees et pris en compte d'autres fois, sans aucune coherence. Les anniversaires et les naissances sont geres de maniere entierement ponctuelle, par la personne qui, par hasard, prete attention au calendrier d'un collegue en particulier ce mois-la.

Prenons un cas assez courant : une entreprise disposant d'un programme de cadeaux pour decembre veritablement bien rode - prepare bien a l'avance, expedie a tous les bureaux sans incident - continue de traiter l'anniversaire d'une collegue comme une petite surprise a chaque fois qu'il survient. "C'est deja son anniversaire ?", demande-t-on sur un canal Slack, alors meme que la date d'embauche, qui determine ce cycle d'anniversaire, figure dans le systeme des ressources humaines depuis le jour ou elle a rejoint l'entreprise. Les informations necessaires a l'organisation de cet evenement existaient depuis le debut. Personne ne les a associees au meme type de planification qui fonctionne deja pour Noel.

Pourquoi il s'agit d'un probleme de reconnaissance de categories, et non d'un probleme d'effort

Personne ne prend les anniversaires ou Paques a la legere. Les personnes concernees y accordent generalement de l'importance et souhaitent que chaque occasion soit bien organisee.

Ce qui manque, c'est de reconnaitre que les cadeaux d'entreprise pour les fetes - Paques et le Nouvel An compris -, tout comme les cadeaux d'anniversaire et de naissance, posent le meme probleme fondamental que Noel : il s'agit d'une date previsible qui necessite un produit fini et un plan de livraison prets avant son arrivee, plutot que de cinq evenements sans rapport les uns avec les autres, necessitant chacun une solution sur mesure. Noel est deja gere de cette maniere, principalement parce que les enjeux sont trop importants pour etre ignores. Les quatre autres occasions beneficient rarement du meme traitement, non pas parce qu'elles sont plus difficiles a gerer, mais parce que personne ne les a regroupees avec Noel au depart. Une fois qu'elles sont considerees comme une seule categorie au lieu de cinq, la solution qui fonctionne deja pour la periode de decembre s'applique sans difficulte aux autres.

Ce qu'un programme permanent couvre dans tous ces domaines

La solution pour les cadeaux d'entreprise commence par une liste commune de dates de declenchement : les evenements a l'echelle de l'entreprise, tels que Noel, Paques et le Nouvel An, cotoient les evenements individuels, comme les anniversaires et les naissances, le tout repertorie au meme endroit plutot que disperse entre la memoire de differentes personnes et diverses applications de calendrier.

A partir de la, grace a un choix d'articles et a un processus predefinis pour chaque type d'evenement, la seule variable au moment precis de l'evenement est de savoir a qui le cadeau est destine et quand il sera remis - et non plus ce qu'il faut faire, ce qui est justement la partie qui prend le plus de temps lorsqu'il faut tout reinventer a chaque fois. Preparer et stocker les articles a l'avance pour chaque occasion, puis les distribuer a la demande a mesure que les dates concernees arrivent tout au long de l'annee, permet de transformer cinq situations d'urgence recurrentes en un seul systeme qui fonctionne discreetement en arriere-plan, quelle que soit la date parmi les cinq qui survient en premier.

Decouvrez les occasions specifiques

Chaque evenement relevant de cette categorie est soumis a ses propres contraintes de delai et a ses propres considerations, qui sont abordees plus en detail dans un article dedie :

les cadeaux d'entreprise pour Noel (une date fixe qui ne change jamais), les cadeaux d'entreprise pour Paques (une date variable qui est souvent releguee au second plan), les cadeaux d'entreprise pour le Nouvel An (une occasion distincte qui perd de son importance car elle est trop proche de Noel), les cadeaux d'entreprise pour les anniversaires (distribues au compte-gouttes a chaque employe, sans moment de bilan collectif) et les cadeaux d'entreprise pour les naissances (le seul evenement pour lequel l'entreprise doit attendre d'en etre informee).

Comment SoMerch s'integre

Grace a la preparation des kits et au stockage gratuit pendant six mois maximum, chaque type d'evenement - Noel, Paques, le Nouvel An, les anniversaires, les naissances - fait l'objet d'une production unique, puis est simplement mis en vente lorsque l'occasion se presente au cours de l'annee, plutot que d'etre prepare a partir de zero a chaque fois qu'il survient. Cela s'avere plus important pour les occasions moins evidentes que pour Noel, precisement parce que personne ne remarque l'absence de plan avant que la date ne soit deja proche.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe permet a un cadeau d'anniversaire ou de naissance d'atteindre des destinates disperses exactement de la meme maniere qu'un cadeau de Noel est distribue a l'ensemble de l'entreprise : une equipe dispersee n'est qu'un detail logistique, et non un cas particulier qu'il faut regler manuellement a chaque fois. Cela renvoie au probleme plus general de l'image de marque de l'employeur lie aux evenements RH recurrents, ainsi qu'au probleme plus large des cadeaux d'entreprise consistant a transformer une idee choisie en une commande effectivement livree - deux aspects qui se manifestent ici tout autant que pour n'importe quelle occasion ponctuelle abordee ailleurs.

Cloture

Noel, Paques, un anniversaire, la naissance d'un bebe... Aucun de ces evenements n'est reellement une surprise. Ils donnent simplement l'impression d'etre cinq situations d'urgence distinctes, car personne ne se rend compte qu'il s'agit en realite d'un seul et meme probleme, presente sous cinq formes differentes, et que la solution qui fonctionne deja pour celle que tout le monde prend au serieux s'applique egalement aux autres.