Cadeaux de Pâques d'entreprise : le round que personne ne met au calendrier

Cadeaux d'entreprise pour Paques : cette periode que personne ne note sur son calendrier

Noel a une date fixe, et a l'heure actuelle, la plupart des entreprises ont deja mis en place un processus a cet effet, meme s'il n'est pas parfait. Les cadeaux d'entreprise pour Paques ne beneficient pas de cet avantage. La date change chaque annee, l'evenement est moins important, et pour ces deux raisons, il figure rarement en tant que rubrique a part entiere dans le calendrier de planification de quiconque. C'est precisement pour cette raison que cette distribution passe souvent inapercue, bien plus souvent que ne le fait la fete la plus importante de l'annee.

Le risque ne reside pas dans la date limite, mais dans le fait de ne pas accorder la priorite a cette tache

Noel est un evenement incontournable. Il a lieu a la meme date chaque annee, tout le monde sait deja plusieurs mois a l'avance qu'il approche, et la plupart des entreprises ont mis en place au moins quelques procedures a cet effet, meme si elles sont assez souples. Paques, en revanche, pose un tout autre probleme. Elle tombe chaque printemps un week-end different, et comme il s'agit d'un evenement plus modeste et moins important que la periode des cadeaux de decembre, elle est rarement traitee avec le meme serieux dans la planification de quiconque.

Il ne s'agit pas d'une echeance stricte qui approche a grands pas, mais d'un evenement dont on se souvient quelques semaines a l'avance au lieu de le planifier des mois a l'avance, simplement parce que personne n'a mis en place de procedure permanente pour un evenement qui n'a pas de date fixe. Un evenement variable, sans responsable et sans processus reproductible, est bien plus facile a oublier qu'un evenement fixe que tout le monde a deja a l'esprit.

Cela devient encore plus difficile lorsque l'equipe n'est pas reunie dans un seul bureau. Une entreprise dont les collaborateurs sont repartis dans plusieurs pays, ou qui combine du personnel de bureau et des employes a distance, ne doit pas seulement se souvenir que Paques approche : elle doit s'assurer que tout le monde soit informe a peu pres au meme moment, ce qui ajoute une tache de coordination au probleme de memorisation. Une equipe travaillant dans un seul bureau qui oublie Paques jusqu'a trois semaines avant la date peut generalement encore rattraper son retard grace a une simple commande locale. Une equipe dispersee se rend compte que ce retard concerne plusieurs itineraires d'expedition a la fois, et non un seul.

C'est la que ca ne tient pas la route

En general, ce n'est qu'environ un mois avant Paques que l'on se souvient que les cadeaux d'entreprise pour Paques approchent, lorsque la date, qui varie d'une annee a l'autre, est enfin mentionnee lors d'une reunion de planification ou dans un rappel de calendrier. A ce moment-la, le delai qui aurait ete confortable en janvier s'est deja considerablement reduit.

Comme le cadeau lui-meme est generalement plus petit et plus leger qu'un cadeau de Noel, l'ensemble du processus d'approvisionnement a tendance a se derouler dans l'urgence, comme une idee de derniere minute plutot que comme un processus planifie : une course effrenee condensee en quelques semaines au lieu d'une decision prise avec une marge de manuvre suffisante. Prenons un cas assez courant : une equipe qui a mis en place un programme de cadeaux de Noel veritablement abouti en decembre dernier n'a pas de plan equivalent pret pour Paques. Quelqu'un souleve la question lors d'une reunion trois semaines avant la date, et ce qui s'ensuit est une commande precipitee plutot que le meme processus murement reflechi qui avait permis la reussite de la campagne de decembre.

Il convient ici aussi de preciser le champ d'application. Dans l'esprit des gens, les cadeaux d'entreprise pour Paques se resument souvent par defaut au chocolat ou aux confiseries, et ce n'est pas la que reside la lacune mise en evidence dans cet article - ce n'est pas un domaine couvert par SoMerch. La veritable lacune concerne les articles adaptes au printemps et portant le logo de l'entreprise, geres avec la meme coordination et le meme processus de qualite que n'importe quelle autre campagne de cadeaux saisonniers ; il ne s'agit pas d'un probleme lie aux cadeaux alimentaires.

Pourquoi il s'agit d'une lacune dans le processus, et non d'une version a plus petite echelle du "probleme de Noel"

Le probleme de Noel reside dans une echeance connue bien a l'avance, mais qui se retrouve tout de meme sous pression en raison de validations tardives et de delais d'expedition impliquant plusieurs pays. Le probleme de Paques est d'une nature fondamentalement differente : il s'agit d'un evenement qui ne fait tout simplement pas l'objet d'un processus etabli des le depart ; chaque annee, on repart donc de zero au lieu de s'appuyer sur un modele reproductible.

Le fait que Paques soit un evenement moins important et moins contraignant que Noel ne signifie pas pour autant que les cadeaux d'entreprise pour Paques doivent etre reinventes de toutes pieces chaque printemps. Au contraire, un evenement moins contraignant est plus facile a transformer en une routine veritablement simple et reproductible ; s'il n'en est pas encore ainsi, c'est parce que personne ne lui a accorde la meme attention en matiere de planification.

Ce qui permet reellement de resoudre le probleme

La solution ne consiste pas a vous souvenir plus tot par bonne intention - c'est cette meme habitude qui echoue chaque annee lorsque la date s'ecarte d'une semaine ou deux par rapport a ce que l'on avait prevu. Il s'agit de considerer chaque evenement saisonnier du calendrier, et pas seulement celui que tout le monde prend deja au serieux, comme faisant partie d'un plan permanent plutot que comme quelque chose qu'il faut remarquer et auquel il faut reagir.

Definir une fois pour toutes le cadeau de Paques et le processus, puis le repeter chaque annee en ne modifiant que la date elle-meme, elimine la majeure partie du travail. Produire et constituer des stocks avant la saison, plutot que de s'approvisionner dans l'urgence une fois la date enfin confirmee et prise en compte, c'est ce qui transforme une course effrenee recurrente en un evenement sans importance.

Il en va de meme pour les destinates. Une fois le cadeau et le processus definis, etendre la distribution a tous les bureaux et a tous les collaborateurs a distance n'est plus qu'une simple question d'expedition, et non un nouvel exercice de planification chaque annee : la liste des destinates peut s'allonger ou evoluer sans que l'ensemble de la campagne de cadeaux doive etre repensee de zero chaque printemps.

Comment SoMerch s'integre

Grace a un stockage gratuit pouvant aller jusqu'a six mois, un article de printemps peut etre produit bien avant Paques et simplement mis en vente des que la date de cette annee-la est confirmee, au lieu de devoir courir apres une echeance fluctuante qui ne se precise que quelques semaines avant l'evenement. Grace a une production en interne assortie d'un controle qualite a plusieurs niveaux et de bon a tirer, meme une commande plus modeste et moins importante beneficie du meme controle qualite que n'importe quelle autre commande : l'importance moindre percue de cette commande ne se traduit pas par un lot realise a la hate ou non controle.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe garantit qu'une equipe ou une liste de clients disperses recoivent tout de meme le cadeau sous la forme d'un seul envoi coordonne, quel que soit le week-end ou Paques tombe cette annee-la. Il s'agit la du meme probleme de coordination qui touche plus largement le secteur des cadeaux d'entreprise, et de la meme solution qui fonctionne pour la periode de Noel : un processus reproductible vaut mieux que de reagir au calendrier, que la date en question change ou non. C'est egalement le meme schema qui s'applique a toutes les occasions recurrentes dans le domaine des cadeaux d'entreprise lies aux fetes, qu'il s'agisse d'une date fixe en decembre ou d'un evenement personnel tel qu'un anniversaire.

Cloture

Paques n'est pas traitee comme Noel, et c'est precisement ce risque qu'il convient de souligner : non pas une echeance fixe qui approche a grands pas, mais un evenement pour lequel personne n'a rien prevu, car il n'a jamais fait l'objet d'un processus etabli des le depart. La solution est la meme que celle qui fonctionne pour toutes les autres occasions de cadeaux du calendrier : decidez-en une fois pour toutes, repetez-la chaque annee, et cessez de repartir de zero chaque printemps.