Cadeaux d'entreprise pour Noël : la seule date butoir qui ne change jamais

Cadeaux d'entreprise pour Noel : la seule date butoir qui ne change jamais

La plupart des cadeaux d'entreprise beneficient d'une certaine marge de manuvre en termes de delais. Un kit d'integration peut arriver quelques jours apres la date d'entree en fonction d'un collaborateur sans que personne ne s'en apercoive. Un cadeau d'anniversaire de service peut etre remis d'une semaine sans consequence. Les cadeaux de Noel d'entreprise ne beneficient pas de cette marge de manuvre. Ils doivent etre distribues avant que les employes ne partent en vacances, dans chaque bureau, a chaque destinateur figurant sur la liste, a peu pres au meme moment - et le 25 decembre n'est pas une date negociable.

Cette echeance fixe change completement la nature du projet. Il ne s'agit pas d'un probleme d'idees de cadeaux. C'est un probleme de planification deguise en idee de cadeau.

C'est justement cette date limite qui pose probleme

Presque tous les autres types de cadeaux d'entreprise offrent une certaine souplesse inherente. Personne ne verifie si un kit d'integration a bien ete expedie le tout premier jour. Un cadeau d'anniversaire remis avec une semaine de retard reste un cadeau d'anniversaire. A Noel, cela ne fonctionne pas ainsi. Tout le principe s'effondre si le cadeau arrive en janvier.

Cela transforme les cadeaux de Noel d'entreprise en un evenement a date fixe, impliquant l'ensemble de l'entreprise, sans aucune marge de manuvre pour compenser une semaine plus calme, ou la plupart des taches liees aux cadeaux - choisir un article, le commander, l'expedier - beneficient d'un peu de souplesse. Toutes les autres commandes de l'annee peuvent s'adapter si un fournisseur a un jour de retard. Ce n'est pas le cas ici, car le calendrier n'a jamais fait partie de la negociation.

C'est la que ca ne tient pas la route

Le cadeau est generalement choisi en novembre, ce qui semble etre bien en avance. Or, c'est rarement le cas. La production prend du temps. La personnalisation prend du temps. Le controle qualite d'un lot avant son expedition prend du temps. Une fois tous ces elements pris en compte, le delai de six semaines qui semblait genereux debut novembre s'est generalement reduit a un delai bien plus serre au moment ou la commande est effectivement passee.

Ajoutez a cela une liste de clients ou une equipe dispersee dans plusieurs pays, et l'echeance unique se transforme en plusieurs echeances : la date limite d'expedition pour une livraison en Allemagne avant le 20 decembre n'est pas la meme que celle pour un fournisseur en Espagne, et ces deux dates doivent etre determinees avant meme que le cadeau lui-meme ne soit finalise, et non apres.

Prenons un cas assez courant : une liste de cinquante destinates repartis dans quatre pays. Le cadeau est selectionne au cours de la deuxieme semaine de novembre - ce qui semble raisonnable, en theorie. Mais le processus de validation du design prend plus de temps que prevu, la production demarre plus tard que prevu, et au moment ou la commande est prete a etre expediee, la moitie de la liste peut encore etre livree a temps, tandis que l'autre moitie ne le peut pas. Certains clients recoivent leur cadeau avant les fetes. Les autres le recoivent au cours de la premiere semaine de janvier, alors que l'occasion qu'il etait cense marquer est deja passee.

Pourquoi il s'agit d'un probleme d'organisation et non d'un probleme d'idees de cadeaux

En realite, personne n'a de mal a trouver de bons cadeaux de Noel d'entreprise. Tasses, paniers garnis, carnets, des objets qui apportent un peu de chaleur en cette periode de l'annee : les idees ne manquent pas, et elles n'ont jamais constitue un obstacle.

Ce qui pose probleme, c'est la chaine de processus qui suit l'idee : l'approvisionnement, la personnalisation, le controle qualite et l'expedition vers parfois des dizaines d'adresses, le tout condense dans un delai qui doit etre respecte avant une date fixe, et non pas simplement des que tout est pret. Tout autre type de commande dans le calendrier d'une entreprise peut s'adapter a une semaine plus calme a un moment ou a un autre du processus. Ce n'est pas le cas pour la distribution des cadeaux de Noel, car la seule variable qui compte vraiment - la date - n'a jamais pu etre modifiee.

Qu'est-ce qui permet de respecter ce delai ?

La solution ne consiste pas simplement a "commencer plus tot", comme une vague habitude. Commencer plus tot n'est utile que si le temps supplementaire est consacre a ce qui compte vraiment : savoir precisement de combien de temps la production et les expeditions vers plusieurs destinates ont reellement besoin, et planifier en remontant a partir de la date butoir plutot qu'en partant de la date a laquelle l'idee a ete retenue.

Une seule phase de production, plutot que plusieurs phases echelonnees commandees au coup par coup a mesure que les validations arrivent au compte-gouttes, permet de disposer d'un point de controle unique de la qualite avant toute expedition - au lieu de constater a posteriori qu'un lot presente de legeres differences par rapport a un autre. De plus, un cadeau fabrique et mis de cote avant le mois de decembre, plutot que commande a la derniere minute une fois que la pression de la saison a deja commence, elimine presque entierement le risque lie a l'echeance.

Travailler a rebours signifie egalement considerer la fenetre d'expedition comme faisant partie integrante de l'echeance, et non comme un element a determiner une fois la production terminee. Un design valide le 15 ne laisse pas le meme delai de manuvre a un destinateur situe a deux pays de distance qu'a une personne se trouvant dans le meme batiment - et cet ecart est precisement le genre de detail qui n'apparait qu'une fois qu'il est deja trop tard pour y remedier a moindre cout.

Comment SoMerch s'integre

La production s'effectue en interne ; le delai d'execution reel est donc un chiffre connu, et non une estimation transmise par le fournisseur auquel un sous-traitant aurait, par hasard, confie la commande ce mois-la. Cette previsibilite est ici plus importante que pour presque toute autre commande de l'annee, car il n'y a aucune marge de manuvre en aval pour faire face a un imprévu.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe traite une liste de clients ou une equipe dispersee comme une seule et meme commande ; ainsi, une douzaine de dates d'expedition finales differentes dans divers pays ne necessitent pas chacune un plan distinct elabore manuellement. De plus, l'entreposage gratuit pendant six mois maximum permet de produire le cadeau bien avant le mois de decembre et de le livrer simplement le jour ou il est necessaire - sans devoir precipiter la production au cours des deux premieres semaines du mois, car c'est a ce moment-la que la pression se fait enfin sentir.

Il s'agit la du meme probleme de coordination que l'on retrouve plus largement dans le domaine des cadeaux d'entreprise, et du meme schema qui s'applique pleinement a la categorie des cadeaux de fin d'annee d'entreprise : une date fixe, une date variable ou un evenement personnel marquant, tous previsibles a l'avance et tous resolubles de la meme maniere. Un cadeau de Noel est un point de contact physique comme un autre. La difference reside dans le fait que celui-ci est lie a une date qui ne changera jamais, ce qui signifie que la coordination en amont doit etre parfaite des le depart, et non ajustee a la va-vite.

Cloture

Tous les autres cadeaux prevus dans le calendrier d'une entreprise laissent une certaine marge de manuvre dans le planning. Ce n'est pas le cas des cadeaux de Noel d'entreprise. La solution ne consiste pas a commencer plus tot par simple habitude : de nombreuses distributions de cadeaux de Noel debutent en novembre et s'achevent tout de meme en janvier. Il s'agit plutot de planifier le processus a rebours a partir de la seule date qui n'a jamais ete negociable, afin que le cadeau soit pret avant l'echeance au lieu de devoir se precipiter pour la respecter.