Werbegeschenke für das Büro, Corporate Gifts: Eine größere Stückzahl bedeutet nicht weniger Sorgfalt
Werbegeschenke und Corporate Gifts werden nicht so geplant wie eine Geschenkliste. Es gibt keine kurze, bekannte Liste von Namen, auf die man zurückgreifen kann – lediglich eine Mitarbeiterzahl im dreistelligen Bereich, eine Veranstaltung mit ungewisser, aber großer Besucherzahl oder eine büroweite Verteilung über mehrere Standorte hinweg. Die Kosten pro Stück sind so gering, dass die gesamte Bestellung schnell wie eine Nebensache wirkt – etwas, das man eher schnell abhaken als sorgfältig planen möchte. Genau bei dieser Annahme liegt der Fehler.
Das Volumen verändert den Auftrag, nicht nur das Budget
Bei einer Bestellung für Kundengeschenke oder Führungskräfte handelt es sich um eine kurze, bekannte Liste – die eigentliche Arbeit besteht darin, für eine Handvoll Personen, die jeweils individuell von Bedeutung sind, eine gute Auswahl zu treffen. Eine Bestellung für Werbegeschenke basiert auf der Mitarbeiterzahl statt auf einer Liste: ein Büro mit zweihundert Mitarbeitern, eine Veranstaltung, deren Teilnehmerzahl niemand genau vorhersagen kann, ein unternehmensweiter Meilenstein, der alle gleichzeitig betrifft.
Da der Stückpreis niedrig ist, könnte man leicht den Schluss ziehen, dass „hier nicht dieselbe Sorgfalt erforderlich ist“ wie bei einer kleineren Bestellung. Das ist jedoch nicht der Fall. Auch eine Auflage von zweihundert Stück muss beim Auspacken so aussehen, als stamme sie aus einer einheitlichen Charge – und nicht wie eine Ansammlung von Artikeln, die gerade noch so zusammenpassen. Niedrige Stückkosten und niedrige Standards sind nicht dasselbe, auch wenn sie oft als ein und dasselbe behandelt werden.
Zudem sind die Mitarbeiter selten an einem einzigen Standort versammelt. Ein Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern oder einer Mischung aus Mitarbeitern im Büro und Remote-Hiring-Mitarbeitern benötigt dennoch, dass das Werbegeschenk überall gleichzeitig ankommt – nicht eine Version für die Zentrale und eine langsamere, kleinere Version für alle anderen. Das ist ein anderes Planungsproblem als eine Liste mit Kundengeschenken, bei der jeder Empfänger bekannt und in der Regel mit einer einzigen Sendung erreichbar ist.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Farb- oder Druckabweichungen bei einer großen Auflage sind das deutlichste Beispiel hierfür. Bei einer Stichprobe von zehn Exemplaren sind sie nicht zu erkennen, fallen jedoch sofort ins Auge, sobald zweihundert Stück bei derselben Veranstaltung auf einem Tisch nebeneinander liegen. Größenabweichungen zeigen sich auf dieselbe Weise, wenn es sich bei den Werbegeschenken um Bekleidung handelt – eine Großbestellung, deren Größenauswahl auf einer Schätzung beruhte, wirkt ganz anders, sobald die Artikel tatsächlich verteilt werden und die Empfänger Kleidungsstücke in den Händen halten, die nicht passen.
Die Verteilung an mehrere Standorte ist ein weiterer Punkt, an dem es zu Problemen kommen kann. Selbst eine „einfache“ Werbegeschenkbestellung muss physisch mehrere Büros oder einen einzelnen Veranstaltungsort erreichen, und das ist in erster Linie ein Problem des Versands, bevor es überhaupt zu einem Einkaufsproblem wird. Nehmen wir einen recht gewöhnlichen Fall: Ein Werbegeschenk, das für eine Veranstaltung mit allen Mitarbeitern in drei Niederlassungen bestellt wurde, beschafft von dem Lieferanten, der am schnellsten ein Angebot unterbreiten konnte. Die Lieferung trifft ein, doch die Druckausführung auf den ersten geöffneten Kartons stimmt nicht ganz mit der der letzten überein – nah genug, um auf den ersten Blick nicht aufzufallen, aber doch so deutlich, dass es auffällt, sobald jemand zwei Exemplare in der Hand vergleicht.
Es gibt auch eine zeitliche Variante desselben Problems. Ein Standort erhält seine Kartons am Tag der Veranstaltung; ein anderer, in einem anderen Land, erhält seine eine Woche später, weil niemand die Sendung im Vorfeld nach Bestimmungsort aufgeteilt hat. Bei einem Kundengeschenk fällt eine versetzte Ankunft kaum auf. Bei einem Werbegeschenk, das an allen Standorten gleichzeitig eintreffen soll, wirkt es so, als wäre das zweite Büro erst nachträglich bedacht worden – was in der Regel genau der Fall ist.
Warum es sich hierbei um ein Koordinations- und Qualitätssicherungsproblem handelt und nicht um ein Ideenproblem
Die Auswahl eines unterhaltsamen, markengerechten Werbegeschenks ist selten der schwierige Teil bei Werbegeschenken für das Büro oder Corporate Gifts. Die meisten Teams entscheiden sich ohne große Schwierigkeiten für etwas Passendes – ein Notizbuch, eine Flasche, ein Technik-Accessoire, etwas, das die Empfänger tatsächlich behalten werden.
Was tatsächlich schwierig ist, besteht darin, Hunderte von kostengünstigen Artikeln so zu gestalten, dass sie den Eindruck erwecken, aus derselben Bestellung zu stammen: einheitlicher Aufdruck, korrekte Größenangaben bei Bekleidung sowie pünktliche Lieferung an die richtigen Standorte. Gerade der niedrige Preis führt dazu, dass die üblichen Kontrollen, die bei einer kleineren, teureren Bestellung automatisch erfolgen würden, übersprungen werden – niemand verzichtet bei einem Geschenk für Führungskräfte für zwanzig Personen auf eine Korrekturrunde, doch diese Sorgfalt geht stillschweigend verloren, sobald es sich stattdessen um eine Bestellung von zweihundert Werbegeschenken handelt.
Dabei geht es nicht wirklich darum, dass das Werbegeschenkbudget gering ist. Vielmehr wird der niedrige Stückpreis als Ersatz für geringe Risiken herangezogen, obwohl das tatsächliche Risiko genau das Gegenteil ist: Mehr Menschen werden die Uneinheitlichkeit bemerken, nicht weniger, da ein Werbegeschenk in einem Raum oder Büro auf einmal verteilt wird und nicht einzeln und privat geöffnet wird.
Was senkt das Risiko tatsächlich?
Die Lösung liegt nicht in einer besseren Idee für Werbegeschenke. Es geht um Fotofreigaben vor dem Versand einer großen Auflage, nicht nur vor einer kleinen – derselbe QA-Standard gilt für Werbegeschenke wie für Geschenke, da die Stückkosten kein Grund sind, diesen Standard zu senken.
Ein weiterer Ansatz besteht darin, einen wiederkehrenden Bedarf an Werbegeschenken – bei jeder Veranstaltung, jedem Quartal, jeder neuen Büroeröffnung – als festes Programm zu behandeln, anstatt jedes Mal eine neue Beschaffung durchzuführen. Ein Programm bedeutet, dass der Artikel, die Druckvorlagen und die Lieferantenbeziehung bereits festgelegt sind, sodass jede neue Werbegeschenk-Auflage eine reine Ausführungsaufgabe ist und kein neues Projekt der Beschaffung, das bei Null beginnt.
Wie SoMerch ins Bild passt
Die Inhouse-Produktion bedeutet, dass Auflagen im Werbegeschenkbereich vor dem Versand denselben gestuften QA-Prozess und dieselben Fotofreigaben durchlaufen wie jeder andere Auftrag – die Menge führt nicht dazu, dass eine Charge einem anderen, niedrigeren Standard unterliegt, nur weil der Stückpreis geringer ist. Kostenlose Lagerhaltung für bis zu sechs Monate bedeutet, dass eine einmal bestellte Werbegeschenk-Charge gelagert und erst dann versandt werden kann, wenn Veranstaltungen oder Verteilaktionen im Büro tatsächlich im Laufe des Jahres stattfinden, anstatt jedes Mal, wenn eine neue Aktion ansteht, von Grund auf neu bestellt werden zu müssen.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa ermöglicht es, dass eine einzige Werbegeschenkbestellung als koordinierte Sendung mehrere Büros oder einen einzelnen Veranstaltungsort erreicht – statt jedes Mal separate, je nach Standort improvisierte Versandvereinbarungen treffen zu müssen. Dies knüpft an das allgemeinere Problem im Bereich der Corporate Gifts an: Bei Werbegeschenken für Büros sind Menge und Konsistenz die eigentlichen Herausforderungen, nicht der Artikel selbst.
Schlusswort
Corporate Gifts für Büros sind keine Aufträge von geringerer Bedeutung, nur weil die Kosten pro Stück niedriger sind. Es handelt sich um ein Problem der Einheitlichkeit bei großen Stückzahlen – Hunderte von Einheiten, die wie aus einer Hand aussehen müssen und pünktlich an die richtigen Orte geliefert werden müssen –, und die Lösung besteht darin, das Volumen als den eigentlichen Auftrag zu betrachten und nicht als Detail, das übersehen wird, weil der Preis pro Stück gering erscheint.
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