Wenn eine Merch-Bestellung für eine Bandgruppe zehn Länder umfasst, ist das Schwierigste daran nicht das Merch
Wenn Sie im operativen Bereich oder im Personalwesen eines Unternehmens mit Niederlassungen in mehr als einem Land tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine Gruppenbestellung aufgegeben. Willkommenspakete für neue Mitarbeiter an fünf Standorten. Eine Charge an Bekleidung mit Firmenlogo für eine unternehmensweite Veranstaltung. Geschenke an Personen, die noch nie einen Fuß in dasselbe Gebäude gesetzt haben. Auf dem Papier ist es eine einzige Entscheidung. In der Praxis verwandelt sich dies still und leise in wochenlange interne Abklärungen, die nichts mit den Artikeln selbst zu tun haben.
Das ist der Aspekt, der erwähnt werden sollte, bevor überhaupt von Produkten die Rede ist. Die Auswahl des Hoodies ist einfach. Der schwierige Teil ist alles drum herum: Wer bezahlt, welche Einheit trägt die Kosten, wer erledigt die Zollabfertigung in den einzelnen Ländern und wer ist letztendlich für die Tabelle verantwortlich, wenn sich die Sendungen über die ganze Welt verteilen? Wenn Mitarbeiter in verschiedenen Städten und bei unterschiedlichen juristischen Personen tätig sind, ist die Koordination die eigentliche Arbeit. Und die meisten Unternehmen bewältigen diese Koordination auf die harte Tour, ohne zu erkennen, dass es einen eleganteren Weg gibt.
Warum der Versand von Merch in mehrere Länder schwieriger ist, als es den Anschein hat
Gehen Sie den üblichen Ablauf durch, denn die Schwierigkeiten liegen oft im Detail.
Die gängigste Vorgehensweise ist, dass die Zentrale für alles aufkommt. Eine Gesellschaft, beispielsweise eine niederländische Holdinggesellschaft, erteilt und finanziert den gesamten Auftrag. Die Waren werden an eine zentrale Adresse geliefert oder unter Verwendung einer einzigen, auf die Niederlande ausgestellten Handelsrechnung in die jeweiligen Länder versandt. Alles kommt an. Und nun beginnt die eigentliche Arbeit, denn die niederländische Gesellschaft sitzt auf Kosten, die eigentlich den Tochtergesellschaften in Deutschland, Spanien, Polen und anderswo zuzurechnen sind. Die Finanzabteilung muss jede Tochtergesellschaft intern neu in Rechnung stellen, um die Kosten dorthin zu verlagern, wo sie hingehören. Das bedeutet konzerninterne Abrechnung, Verrechnungspreisdokumentation und Abwicklung der MwSt., die über alle Unternehmen hinweg abgestimmt werden müssen – und das alles für eine Kiste mit Fleece-Pullovern mit Logo.
Die andere gängige Vorgehensweise ist der gegenteilige Reflex: Man nimmt die Ware ab Werk und organisiert den Versand selbst, um dem Chaos der Weiterfakturierung zu entgehen. Nun betreibt derjenige, dem die Bestellung gehört, kein Merch-Projekt mehr. Er betreibt ein Speditionsunternehmen. Zehn Kurierkonten. Anmeldungen beim Zoll in jedem Zielland. Frachtbriefe, Handelsrechnungen, HS-Codes und Zollabgaben, die über mehrere Rechtsordnungen hinweg korrekt abgewickelt werden müssen. Und da Ihr Unternehmen durch die Abholung ab Werk in jedem Land als Importeur gilt, haben Sie still und leise Ihr Risiko in Bezug auf MwSt. und Compliance überall dort erhöht, wo die Waren ankommen.
Beide Vorgehensweisen weisen denselben Mangel auf. Keine von beiden beseitigt die Komplexität. Sie legen lediglich fest, welcher Ihrer eigenen Mitarbeiter diese tragen muss – die Finanzabteilung oder der operative Bereich. Die Last wandert hin und her. Sie verschwindet jedoch nie wirklich. Und die Person, bei der sie landet, ist fast immer diejenige, die ohnehin schon alle Hände voll zu tun hat.
So sieht eine optimierte Bestellung für mehrere Länder aus
Das „Cleaner“-Modell ist fast schon langweilig einfach, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass es oft übersehen wird. Es basiert auf einer einzigen Idee: Die Hauptarbeit sollte bei demjenigen liegen, der die Bestellung produziert und für den Versand zuständig ist, nicht bei Ihnen.
So sieht das Ganze aus.
Eine Person auf Konzernebene koordiniert die gesamte Bestellung – und zwar nur einmal. Sie fasst zusammen, was tatsächlich benötigt wird: Größen, Mengen, Ihr Logo und Ihr Design, die Lieferadressen sowie die juristische Person hinter jedem Bestimmungsort. Sie gibt dem Lieferanten ein einziges Mal die Anweisungen. Das ist der gesamte Umfang ihrer Koordinationsaufgabe, und daran ändert sich von Anfang bis Ende nichts. Eine Bestellung, die es zu verfolgen gilt, statt zehn.
Der Lieferant kümmert sich End-to-End um den Rest. Die Artikel werden produziert, einer Qualitätsprüfung unterzogen und in die jeweiligen Länder versandt, wobei die Zolldokumente, die Zollabfertigung und die Zustellung bis zum Endkunden vom Lieferanten übernommen werden. Jeder Standort erhält eine einwandfreie, vorschriftsmäßige Lieferung. Die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, hat einen einzigen Ansprechpartner und einen einzigen Status, den sie verfolgen muss – statt zehn paralleler Logistikkette und einer Flut von Sendungsnummern.
Das Detail, das dafür sorgt, dass dies unternehmensübergreifend reibungslos funktioniert, ist die Rechnungsstellung und Importabwicklung, die sich Ihrer Rechtsstruktur anpasst, anstatt ihr entgegenzuwirken. Jede Tochtergesellschaft erhält ihre eigene Handelsrechnung: mit dem korrekten rechtlichen Käufer, ihrer eigenen Nummer für die MwSt. und dem richtigen Bestimmungsland. Der Lieferant übernimmt die Zollabfertigung und fungiert in jedem Land als „Importeur der Aufzeichnung“, sodass die richtigen Kosten in den Büchern der richtigen Einheit verbucht werden und die MwSt. am Ort der Einfuhr korrekt behandelt wird. Ihr Finanzteam muss im Nachhinein keine internen Umrechnungen vornehmen, und keine Ihrer Gesellschaften wird standardmäßig zum „Importer of Record“. Die Struktur wird befolgt, nicht umgangen.
Bei dieser Vorgehensweise bleibt die Komplexität der zehn Länder zwar bestehen, sie befindet sich jedoch dort, wo sie hingehört – auf der Produktions- und Logistikseite – und belastet nicht die Arbeitswoche Ihrer Finanz- und Betriebsteams.
Das ist der Unterschied zwischen der Behandlung von Merchandise als einmaligem Projekt und der Durchführung als Programm. Ein Projekt wird jedes Mal von Grund auf neu aufgebaut: neu kalkuliert, neu erhalten, neu koordiniert, neu bereinigt. Ein Programm wird einmal eingerichtet und läuft dann reibungslos im Hintergrund weiter: Der Bestand wird in Chargen produziert, in der Lagerung vorrätig gehalten und bei Bedarf versandt, wenn neue Mitglieder hinzukommen oder die nächste Kampagne startet. Der Koordinationsaufwand, der Gruppenbestellungen so mühsam macht, ist größtenteils ein Symptom dafür, dass sie als Projekte abgewickelt werden. Richten Sie die Struktur richtig ein, und dieses Problem verschwindet weitgehend.
Wie SoMerch die Rechnungsstellung, die MwSt. und die Zollabwicklung je nach Land handhabt
Dies ist das Modell, auf dem SoMerch basiert, und gerade im Bereich Rechnungsstellung und Import entlastet es Sie am stärksten bei der Verwaltung. Bei einer länderübergreifenden Bestellung stellt SoMerch jeder Tochtergesellschaft eine separate Handelsrechnung aus, kümmert sich um die Zollabfertigung und fungiert in jedem Bestimmungsland als „Importer of Record“. Die Kosten werden korrekt den einzelnen Unternehmenseinheiten zugeordnet, die MwSt. wird bei der Einfuhr abgewickelt, und Ihre Zentrale muss den Tochtergesellschaften niemals Rechnungen nachstellen oder eine Einfuhrhaftung übernehmen, die sie nicht tragen sollte.
Der Rest ist darauf abgestimmt. Produktion und Druck erfolgen hauseigen, sodass die Artikel hergestellt, vor dem Versand anhand von Fotofreigaben auf ihre Qualität geprüft und von einem einzigen Standort aus versendet werden, anstatt über eine Kette separater Anbieter zusammengestellt zu werden. Die Lieferung an mehrere Adressen in ganz Europa ist Standard und kein Sonderwunsch – und genau darum geht es, wenn Sie Merch-Artikel für ein verteiltes Team bereitstellen, dessen Mitglieder sich auf Büros, Privatadressen und Veranstaltungsorte in verschiedenen Ländern verteilen. EU-first Logistik, innereuropäischer Versand und Transparenz bei den Landed Costs gelten als Standard und nicht als Ausnahmefall, wie es bei vielen Anbietern der Fall ist, wenn es um grenzüberschreitende Lieferungen geht.
Und da der Bestand in Chargen produziert und gelagert werden kann – mit kostenloser Lagerhaltung für bis zu sechs Monate –, muss eine Gruppenbestellung kein einzelnes chaotisches Ereignis sein. Sie kann als Programm ablaufen: einmal produzieren, lagern, auf Abruf versenden und den Verwaltungsaufwand pro Bestellung nahe Null halten.
Eine Checkliste vor Ihrer nächsten Bestellung in mehrere Länder
Bevor Ihre nächste Bestellung mit Lieferungen in mehrere Länder versandt wird, stellen sich einige konkrete Fragen dazu, ob Ihr Lieferant diese Aufgabe tatsächlich bewältigen kann:
- Werden Sie die Produktion übernehmen, den Zoll in jedem Bestimmungsland durchführen und die Lieferung auf der letzten Meile abwickeln, sodass wir nicht selbst Kurierkonten eröffnen und Zollanmeldungen einreichen müssen?
- Erhält jede Tochtergesellschaft eine eigene Handelsrechnung unter ihrer eigenen Nummer für die MwSt., sodass unser Finanzteam im Nachhinein keine internen Umrechnungen vornehmen muss?
- Erhält jeder Standort eine ordnungsgemäße lokale Lieferung, ohne dass wir automatisch als Importeur gelten?
- Haben wir einen einzigen Ansprechpartner für den gesamten Auftrag, der alle Länder abdeckt?
Wenn die Antworten „Ja“ lauten, haben Sie die richtige Struktur gefunden. Wenn ein Lieferant dies nicht leisten kann, sollten Sie das wissen, bevor Sie die Bestellung aufgeben – und nicht erst, wenn die Unterlagen bei der falschen Stelle im falschen Land landen.
Die Merch-Artikel waren nie der komplizierte Teil. Die Struktur der Bestellung ist es. Wenn Sie das einmal richtig hinbekommen, sind Gruppenbestellungen nicht mehr nur eine vierteljährliche Aufräumaktion, sondern werden zu dem, was sie schon immer hätten sein sollen: eine einzige Bestellung, die reibungslos abgewickelt wird.
Planen Sie einen länderübergreifenden Auftrag? Fragen Sie uns, wie wir die Rechnungsstellung pro Unternehmen, die Abwicklung des Zolls und die Lieferung strukturieren, bevor Sie beginnen. Es ist ein kurzes Gespräch, das Ihren Finanz- und Betriebsteams die Wochen erspart, die sie sonst im Nachhinein mit der Nachbearbeitung verbringen müssten.
Erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden Angebote und Bildmaterial
Keine Verpflichtung erforderlich. Einfach klare, praktische Anleitungen für Ihr Team.