Onboarding-Pakete: Für eine Gruppe konzipiert, nicht für ein einzelnes Foto
Das Zusammenstellen eines Onboarding-Pakets scheint der einfache Teil der ersten Woche eines neuen Mitarbeiters zu sein – ein Kapuzenpullover, ein Notizbuch, eine Tasse, vielleicht eine Karte; das ist an einem Nachmittag erledigt. Was auf den ersten Blick jedoch schwerer zu erkennen ist: Eine einmal getroffene Auswahl muss für jeden neuen Mitarbeiter passen, der diese Box später öffnet – nicht nur für die eine Person, die man bei der Auswahl vor Augen hatte.
In diesem Beitrag geht es darum, was tatsächlich in die Box gehört. Der Prozess der kontinuierlichen Bereitstellung von Onboarding-Paketen – Freigabe durch die Verantwortlichen, Verwaltung des Bestandes, Nachbestellungen – wird in einem separaten Beitrag ausführlicher behandelt, der weiter unten verlinkt ist, falls Sie sich für diesen Aspekt interessieren.
Ein Paket wird einmal ausgewählt und anschließend von allen genutzt.
Onboarding-Pakete werden einmal ausgewählt und dann im Laufe der Zeit unverändert von einer wirklich breiten Palette neuer Mitarbeiter genutzt – mit unterschiedlichen Funktionen, unterschiedlichen Arbeitsstilen und manchmal auch unterschiedlichen Rahmenbedingungen, wenn das Unternehmen länderübergreifend Personal einstellt. Diese Vielfalt gerät bei der Auswahl der Artikel leicht in Vergessenheit, da die für die Auswahl zuständige Person in der Regel nur einen bestimmten Typ von neuem Mitarbeiter im Blick hat und nicht die gesamte Bandbreite der Personen, die letztendlich dieselbe Box erhalten werden.
Die meisten Onboarding-Pakete werden so zusammengestellt, dass sie auf einem einzelnen Flat-Lay-Foto gut aussehen – genau die Art von Bild, die intern gut ankommt, wenn einige Optionen miteinander verglichen werden. Doch der „Foto-Test“ und der Test „Wird dies tatsächlich genutzt?“ sind nicht dasselbe, und ein Paket, das den ersten Test besteht, besteht nicht automatisch auch den zweiten.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Ein Artikel, der in der Planungsphase als universell erscheint, ist in der Praxis oft auf eine bestimmte Rolle oder Personengruppe zugeschnitten, ohne dass dies jemandem auffällt. Ein eng anliegender Hoodie lässt sich gut fotografieren und eignet sich hervorragend für ein Team im Büro, kommt jedoch bei jemandem im Lager oder im Außendienst, der ihn im Alltag nicht tragen würde, anders an. Dasselbe Set, unverändert, erfüllt die Anforderungen beider Gruppen nicht gleichermaßen gut – es sieht lediglich auf einem einzelnen Beispielfoto so aus, als wäre dies der Fall.
Ein fehlender Größenplan führt dazu, dass die Bekleidung zu einem Nachbestellchaos wird, sobald die tatsächliche Bandbreite der neuen Mitarbeiter nicht mit den Größenannahmen übereinstimmt, auf denen das ursprüngliche Paket basierte. Und ein Paket, das auf ein bestimmtes Klima oder einen bestimmten Arbeitsstil zugeschnitten ist – zusammengestellt und fotografiert für ein im Büro tätiges Team in einem gemäßigten Klima –, wird oft unverändert an einen Remote-Mitarbeiter in einem anderen Land oder in einer ganz anderen Art von Position versandt, ohne dass jemand überprüft, ob es dort noch sinnvoll ist.
Nehmen wir einen recht gewöhnlichen Fall: ein Onboarding-Paket, das für das ursprüngliche, im Büro tätige Team eines Unternehmens zusammengestellt und fotografiert wurde. Es sieht gut aus, alle geben ihre Zustimmung, und es wird zum Standard-Onboarding-Paket. Ein Jahr später ist die Hälfte der neuen Mitarbeiter verteilt, arbeitet von zu Hause aus in einem anderen Klima und in Positionen, die nichts mehr mit dem ursprünglichen Fotoshooting zu tun haben. Der Versand des Pakets geht weiter. Die tatsächliche Nutzung offenbart stillschweigend die wahre Geschichte – einige Artikel werden täglich genutzt, andere liegen in einer Schublade, und niemand hat diese Lücke eingeplant, da niemand die Freigaben des Pakets noch einmal überprüft hat.
Warum es sich hierbei um ein Problem der Reichweitenauslegung und nicht um ein Geschmacksproblem handelt
Niemand, der für die Auswahl der Artikel für Onboarding-Pakete verantwortlich ist, hat einen schlechten Geschmack. Die einzelnen Artikel sind für sich genommen fast immer in Ordnung – vernünftig, gut verarbeitet, genau die Art von Dingen, die in einer Planungssitzung gut aussehen und einen guten Eindruck machen.
Was jedoch oft übersehen wird, ist die Gestaltung des Sets für die tatsächliche Bandbreite der Personen, die es erhalten werden – und nicht für den einen hypothetischen neuen Mitarbeiter, den man sich bei der Auswahl vorstellt. Das Versagen ist bei der Einführung nicht erkennbar – es zeigt sich erst Monate später, ganz unauffällig, daran, was tatsächlich getragen, genutzt oder unberührt bleibt, lange nachdem das Paket bereits freigegeben und festgeschrieben wurde.
Was sorgt eigentlich dafür, dass ein Rudel im Großen und Ganzen gut funktioniert?
Die Lösung liegt nicht darin, mehr Artikel in das Sortiment aufzunehmen. Es geht vielmehr um eine ausgewählte Anzahl von Optionen, die sich tatsächlich für verschiedene Rollen, Arbeitsumgebungen und Arbeitsstile eignen – anstatt einer einzigen, eng gefassten Annahme, die auf alle angewendet wird.
Wenn man von Anfang an Flexibilität hinsichtlich Größe und Varianten einplant, vermeidet man, dass die Lücke erst bei der ersten Nachbestellung entdeckt wird – wenn es bereits zu spät ist, das bereits erhaltene und intern kommunizierte Paket anzupassen. Und wenn man das Paket als ein „lebendiges“ Sortiment betrachtet – das immer wieder überarbeitet wird, sobald sich die Zusammensetzung der neuen Mitarbeiter tatsächlich ändert –, vermeidet man die Falle einer festgelegten Auswahl, die einmalig in einer Sitzung getroffen und dann jahrelang unverändert bleibt, während sich die Belegschaft, für die sie bestimmt ist, unterdessen ständig verändert.
Wie SoMerch ins Bild passt
Ein kuratierter, hauseigener Katalog, der verschiedene Kategorien abdeckt, ermöglicht es, ein Paket aus wirklich vielfältigen Artikeln – Bekleidung, Trinkgefäße, Technikzubehör, Schreibwaren – zusammenzustellen, anstatt sich auf das Sortiment eines einzelnen Lieferanten beschränken zu müssen. Da die Mockups noch am selben Tag erstellt werden, kann die Auswahl des Pakets anhand einer Vielzahl realer Anwendungsfälle getestet und überprüft werden, bevor eine vollständige Charge in Auftrag gegeben wird. So lassen sich Unstimmigkeiten bereits im Musterstadium erkennen, bevor ein endgültiger Standard festgelegt wird.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass die gleichen Onboarding-Pakete einen Mitarbeiter in einem anderen Land genauso erreichen wie jemanden, der in der Zentrale anfängt, ohne dass jedes Mal eine separate Anpassung von Hand vorgenommen werden muss. Was die operative Seite der Onboarding-Pakete betrifft – Freigabe durch die Verantwortlichen, laufendes Fulfillment, Vorgehensweise bei Nichtverfügbarkeit eines Artikels –, so wird dies umfassend in einem Begleitartikel zum Aufbau eines wiederholbaren Prozesses behandelt. In diesem Artikel geht es darum, was in die Box gehört; in jenem Artikel geht es um die Umsetzung als Programm. Beide Artikel knüpfen an die übergeordnete Problematik der Corporate Gifts für Mitarbeiter an: Onboarding-Pakete sind in der Regel das erste und sichtbarste Beispiel für dieselbe Frage der Konsistenz, die sich bei jedem wiederkehrenden Mitarbeiterereignis stellt.
Schlusswort
Einmal zusammengestellt, sind Onboarding-Pakete nicht schwer zu erstellen. Es ist jedoch schwierig, sie für jeden neuen Mitarbeiter, der das Paket jemals öffnen wird, genau richtig zu gestalten – und zwar über verschiedene Positionen, Arbeitsumgebungen und Arbeitsstile hinweg, die selten mit dem einzigen Foto übereinstimmen, um das herum das Paket konzipiert wurde. Dies ist ein gestalterisches Problem und keine Einkaufsliste, und es lohnt sich, es bereits ab der ersten Version als solches zu behandeln, anstatt erst bei der dritten Nachbestellung.
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