Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter: Eher nach und nach als in großen Mengen
Weihnachten findet einmal im Jahr statt, für alle am selben Tag. Es ist nahezu unmöglich, diesen Tag völlig zu vergessen, da das gesamte Unternehmen gemeinsam diesen Termin begeht und in der Regel etwas – wenn auch nicht immer perfekt – rund um diesen Tag organisiert wird. Corporate Gifts haben diesen Vorteil nicht. Sie finden ständig statt – ein oder zwei pro Monat, über den Kalender verstreut, und fallen nie auf einen Tag, dem bereits jemand anderes besondere Aufmerksamkeit schenkt. Dieser Unterschied in der Art und Weise, mehr noch als irgendetwas an den Geburtstagen selbst, ist der Grund, warum es so leicht ist, sie falsch zu handhaben.
Ein Rinnsal, keine Charge
Weihnachten, Ostern und Neujahr fallen einmal im Jahr für das gesamte Unternehmen gleichzeitig an, was jedem – ob er will oder nicht – einen einzigen Planungstermin im Kalender aufzwingt. Irgendjemand muss schließlich entscheiden, was das Geschenk sein soll, denn der Termin rückt für das gesamte Unternehmen gleichzeitig näher, und es gibt keine Möglichkeit, ihn still und unbemerkt verstreichen zu lassen.
Geburtstagsgeschenke im Unternehmen folgen einem völlig anderen Rhythmus. Jedes einzelne ist ein eigenständiger Anlass, der an einen bestimmten Mitarbeiter gebunden ist und sich über alle zwölf Monate verteilt, anstatt sich auf ein gemeinsames Datum zu konzentrieren. In jedem Unternehmen mit einer nennenswerten Mitarbeiterzahl bedeutet dies, dass etwa alle ein bis zwei Wochen ein Geburtstag ansteht, und zwar auf unbestimmte Zeit, das ganze Jahr über – ohne eine natürliche „Planungssaison“, wie sie der Dezember für die Weihnachtszeit darstellt. Es gibt keinen Monat, in dem sich alle gemeinsam daran erinnern, dass Geburtstage anstehen, denn Geburtstage sind immer schon da, still und leise, für jemanden.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Niemand führt einen Geburtstagskalender mit derselben bewussten Sorgfalt, wie man „die Dezember-Bestellung“ im Blick behält. Es gibt keinen festen Stichtag, der diese Angelegenheit so in den Fokus rückt wie ein festes Feiertagsdatum – lediglich eine sich fortlaufende, eher nebensächliche Verpflichtung, die leicht zugunsten anderer Aufgaben mit tatsächlichen Fristen in dieser Woche zurückgestellt wird.
Ohne einen gemeinsamen, regelmäßig gepflegten Kalender bleibt die Verfolgung von Geburtstagen meist dem persönlichen Gedächtnis einer einzelnen Person oder einer Tabelle überlassen, die nur diese Person überprüft. Lücken entstehen in dem Moment, in dem diese Person krank ist, wirklich mit etwas anderem beschäftigt ist oder einfach in ein anderes Team gewechselt ist – und es gibt selten ein Backup-System, das die Versäumnis auffängt, bevor der Tag bereits vorbei ist.
Vielleicht noch schleichender schädlich: Niemand setzt sich jemals hin und überprüft „das Geburtstagsgeschenk“ als eigenständige Entscheidung, so wie bei einer Planungssitzung jedes Jahr im Herbst die Weihnachtsgeschenke besprochen und aktualisiert werden. Da es für Geburtstage keinen entsprechenden Zeitpunkt gibt, kann es passieren, dass derselbe Artikel jahrelang unverändert nachbestellt wird, ohne dass jemand bewusst entschieden hat, dass er gleich bleiben soll – es wurde einfach nie zur Sprache gebracht.
Nehmen wir einen recht gewöhnlichen Fall: Ein Mitarbeiter erhält vier Jahre in Folge genau dasselbe Geburtstagsgeschenk vom Unternehmen. Niemand hat dies bewusst so entschieden. Niemand dachte: „Das ist immer noch die richtige Wahl.“ Es geschah, weil der Geburtstagskalender still und leise auf Autopilot lief – und der Autopilot fragt per Definition niemals, ob die aktuelle Einstellung noch Sinn ergibt.
Warum es sich hierbei um ein Sichtbarkeitsproblem und nicht um ein Planungsproblem handelt
Jeder andere Anlass, der an anderer Stelle in dieser Reihe behandelt wurde, hat einen entscheidenden Moment, der eine Entscheidung in den Vordergrund rückt – eine feste Frist, einen konkreten Auslöser, eine Planungssitzung, die stattfindet, unabhängig davon, ob jemand Lust darauf hat oder nicht.
Bei Geburtstagsgeschenken im Unternehmen gibt es niemals einen solchen Moment, da der Auslöser immer etwas anders ist und stets genau an eine Person gebunden ist – er ist niemals mit einem unternehmensweiten Ereignis synchronisiert, das auf natürliche Weise eine Überprüfung nahelegen würde. Dieser fehlende gemeinsame Moment ist die eigentliche Lücke – nicht die fehlende Absicht, Geburtstage angemessen zu feiern, und auch nicht mangelnde Fürsorge gegenüber den Beschenkten. Es gibt einfach keinen festgelegten Kontrollpunkt, wie es ihn für jeden Anlass gibt, der für alle gleichzeitig auf ein einziges Kalenderdatum fällt.
Was das Tröpfeln tatsächlich behebt
Die Lösung besteht darin, den Geburtstagskalender als festes System zu betrachten und nicht als manuell gepflegte Liste, die nur im Kopf einer einzelnen Person oder in deren Tabellenkalkulation gespeichert ist – und somit davon abhängig ist, dass diese Person im entscheidenden Moment nicht verfügbar ist.
Die Einbindung einer regelmäßigen Überprüfung der Geschenke selbst – nicht pro Geburtstag, sondern nach einem festen Zeitplan, ein- oder zweimal im Jahr, unabhängig davon, wessen Geburtstag gerade ansteht – deckt Veralterungen auf, auch ohne dass ein natürlicher Auslöser die Frage aufwirft. Und die Entkopplung von „Wer ist diesen Monat an der Reihe?“ und „Wer erinnert sich gerade daran?“ ist hier wichtiger als bei fast jedem anderen Anlass in dieser Reihe: Eine Systemüberprüfung ist zuverlässiger als das Gedächtnis einer einzelnen Person, und die Kluft zwischen beiden vergrößert sich nur noch, je mehr Mitarbeiter hinzukommen und je regelmäßiger die Geburtstage werden.
All dies muss nicht kompliziert sein, um zu funktionieren. Es muss lediglich unabhängig von der Aufmerksamkeit einer einzelnen Person ablaufen, da das gesamte Problem bei Geburtstagsgeschenken im Unternehmen darin besteht, dass sie von vornherein nicht darauf ausgelegt waren, davon abzuhängen, dass jemand dies überhaupt bemerkt.
Wie SoMerch ins Bild passt
Die kostenlose Lagerhaltung für bis zu sechs Monate bedeutet, dass ein Geburtstagsartikel nur einmal produziert und dann im Laufe des Jahres schrittweise ausgeliefert wird, sobald die jeweiligen Auslöser eintreten – anstatt jedes Mal eine neue Bestellung aufgeben zu müssen, wenn der Geburtstag einer Person ansteht. Durch das Kitting steht der Artikel bereits bereit, bevor ein bestimmter Geburtstag eintritt, unabhängig davon, wie unvorhersehbar die tatsächlichen Termine über die gesamten zwölf Monate verteilt sind.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass die Geburtstage eines verteilten Teams genau auf dieselbe Weise abgewickelt werden, unabhängig davon, von wo aus die jeweilige Person gerade arbeitet – ein Geburtstag in einem anderen Land ist kein Sonderfall, der eine eigene, gesonderte Regelung erfordert. Dies knüpft an das allgemeinere Muster für Corporate Gifts an, das an anderer Stelle behandelt wird: ein vorhersehbares Datum, für das ein fertiges Produkt und ein Lieferplan im Voraus bereitstehen müssen. Geburtstage entsprechen diesem Muster in jeder Hinsicht, bis auf eine Ausnahme – sie sind der einzige Anlass in dieser Kategorie, bei dem es keinen gemeinsamen Kalendertermin gibt, der die Frage in den Vordergrund rückt. Genau aus diesem Grund benötigen sie ein System, das sich an die Geburtstage erinnert, anstatt dass eine Person dies tun muss.
Schlusswort
Weihnachten bleibt im Gedächtnis, weil das gesamte Unternehmen dieses Datum gemeinsam feiert – ganz gleich, ob jemand dies im Voraus geplant hat oder nicht. Ein Geburtstag wird nur dann zuverlässig beachtet, wenn etwas anderes als das Gedächtnis die Arbeit übernimmt – denn für jeden Einzelnen steht das Datum, das tatsächlich von Bedeutung ist, bei weitem nicht ganz oben im Kalender der anderen, und das wird es von sich aus auch niemals tun.
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