Kits d'onboarding pour employes a distance: Le plan europeen

Un nouveau collaborateur commence lundi a Lisbonne. Le suivant rejoint dans trois semaines a Berlin. Un troisieme est quelque part pres de Cracovie et n'a pas encore signe, mais il le fera probablement. Quelqu'un dans l'equipe People-ops est charge du kit de bienvenue pour tous les trois, et cette personne sait deja a quoi ressembleront les prochains mois: ce n'est pas une commande unique, c'est un flux continu. Un hoodie, un carnet, une gourde, une carte, qui partent vers des domiciles dans trois pays, a trois dates de debut differentes.

Choisir les articles est la partie facile. La partie difficile est que les kits d'onboarding pour les employes a distance n'arrivent jamais en un seul lot bien ordonne. Le recrutement est continu, donc l'administration est continue elle aussi, et chaque arrivee rouvre le meme petit projet. Ceci est un plan pour transformer cela en une operation permanente, de sorte que l'embauche de la prochaine personne et de la cinquantieme declenchent la meme action simple.

La version courte: decidez du kit une fois, produisez-le en lot, stockez-le la ou le stockage ne coute rien, et expediez un kit a la demande au domicile de chaque nouvel employe, partout en Europe. Le choix et la production se font une fois; chaque nouvel embauche n'est qu'un declenchement de stock, pas une nouvelle commande.

Pourquoi les kits d'onboarding pour employes a distance deviennent plus compliques qu'ils n'y paraissent

Quand tout le monde travaillait dans un seul bureau, un kit de bienvenue etait une pile sur un bureau. Le recrutement distribue brise cela a trois endroits.

La quantite n'est jamais un nombre rond. Vous en envoyez un, puis un, puis deux, pas cinquante a la fois. Commander une nouvelle production chaque fois que quelqu'un rejoint est lent et couteux, donc le reflexe est de sur-commander et de stocker le surplus dans un placard, ce qui fonctionne jusqu'a ce que le stock s'epuise en milieu de trimestre ou que la taille de quelqu'un ne soit pas dans la pile.

La destination est un domicile, pas un quai de chargement. Cela signifie collecter une adresse personnelle pour chaque recrue, parfois avant meme qu'elle ait signe, et expedier vers un pays different a chaque fois. Au sein de l'UE, c'est plus gerable que les gens ne le pensent, car les marchandises circulent entre les Etats membres sans droits de douane aux frontieres internes, mais c'est toujours un envoi separe et une adresse distincte a suivre par personne.

Le calendrier ne vous appartient pas. Un kit qui arrive une semaine en retard est la premiere impression que le nouvel employe a de l'organisation de l'entreprise. La personne responsable finit donc par courir apres les tailles et les adresses en plus de tout le reste, une embauche apres l'autre, indefiniment. Rien de tout cela n'est un probleme de produit. C'est un probleme de coordination, et il se repete chaque fois que l'entreprise grandit.

Le plan: comment gerer les kits d'onboarding en Europe

Six etapes transforment le chaos recurrent en un processus que vous mettez en place une fois.

1. Figez le kit une fois pour toutes. Decidez d'une liste fixe, pas d'un choix par recrue. Un seul kit que vous pouvez reproduire indefiniment elimine la plus grande decision recurrente.
2. Collectez les details a l'acceptation de l'offre, via un seul lien. La taille et l'adresse personnelle sont capturees au moment ou la personne accepte, via un formulaire unique partage, afin qu'elles soient pretes avant le premier jour plutot que poursuivies apres.
3. Produisez en lot, en interne. Faites un vrai tirage pendant que le volume rend les couts unitaires raisonnables. Produire en interne est important ici car un reapprovisionnement devient une decision de planification, pas une nouvelle negociation avec un fournisseur.
4. Stockez gratuitement. Tout le modele repose sur le stock entrepose. Si le stockage vous coute au mois, l'economie de la production anticipee s'effondre. Le stockage gratuit est le levier qui le rend viable.
5. Expediez un kit par recrue, a la demande, a son domicile. A chaque arrivee, un kit unique part du stock vers son domicile, dans n'importe quel pays de l'UE. La livraison multi-adresses en Europe est l'action par defaut, pas une demande speciale.
6. Reapprovisionnez une ligne avant qu'elle ne s'epuise, pas apres. Fixez un seuil de reapprovisionnement par article pour qu'une taille populaire ne devienne pas une interruption de quatre semaines en pleine vague de recrutement.

Ainsi, la premiere recrue et la cinquantieme declenchent la meme etape cinq, car les etapes un a quatre ont ete realisees une fois.

Ou SoMerch prend le relais

La majeure partie de ce plan est exactement ce pour quoi SoMerch est concu. Le kit est produit et personnalise en interne avec votre logo, donc le premier lot et chaque reapprovisionnement viennent du meme endroit avec les memes controles qualite, avec des preuves photo avant toute expedition. Ce stock est entrepose gratuitement jusqu'a six mois, ce qui empeche l'etape quatre de devenir une facture de stockage. A chaque arrivee, SoMerch expedie son kit a son domicile, avec la livraison multi-adresses en Europe geree de son cote, pas du votre. Les tailles, adresses et qui-a-recu-quoi sont regroupes dans une vue partagee, personne n'a donc a reconstruire un tableur chaque mois.

Liste de verification avant le premier envoi

Avant que votre premier kit ne parte, decidez:

• Le contenu du kit - une specification fixe que vous etes pret a reproduire pendant un an.
• Qui gere le lien d'admission - et qu'il se declenche a l'acceptation de l'offre, pas au premier jour.
• Ou le stock est entrepose - et que le stockage anticipe ne vous coute rien.
• Le declencheur de reapprovisionnement - le niveau de stock par article qui provoque un reapprovisionnement.

Les kits d'onboarding pour les employes a distance seront toujours un flux plutot qu'un lot, car c'est ainsi que fonctionne le recrutement. Construisez le processus autour de cela une fois, et faire grandir l'equipe ne signifie plus plus d'administration, mais simplement un envoi de plus d'un travail que vous avez deja termine.