Cadeaux d'entreprise pour conférences : la quantité est une estimation, pas un effectif

Cadeaux d'entreprise pour les conferences : la quantite est une estimation, et non le nombre de participants

La plupart des commandes de cadeaux s'effectuent a partir d'une liste connue : cinquante employes, vingt clients, un nombre de destinates fixe avant le passage de la commande. Les cadeaux de conference, en revanche, sont differents. La commande concerne des personnes qui ne sont pas encore presentes ; la livraison s'effectue sur le lieu de l'evenement plutot qu'au bureau, a une date unique et fixe, sans possibilite de passer une commande supplementaire une fois que les portes sont ouvertes et que le stand est en service.

Ce chiffre est une estimation, et non un effectif reel

Une commande standard de cadeaux repose sur une liste, et la quantite correspond simplement au nombre d'articles figurant sur cette liste. Une commande pour un salon repose quant a elle sur une estimation de la frequentation : une prevision etablie a partir du nombre d'inscriptions, de la frequentation des editions precedentes et d'une bonne dose d'approximation, et cette estimation est rarement exacte. Elle est egalement generalement optimiste, car personne, au moment d'evaluer la quantite a commander pour un stand, ne souhaite etre responsable d'une rupture de stock.

Si l'on commande trop de cadeaux d'entreprise pour une conference, le surplus devient un stock mort sans utilisation evidente par la suite. Si l'on commande trop peu, le stand se retrouve a court de cadeaux en plein milieu de l'evenement, sous les yeux memes du public que ces cadeaux etaient censes atteindre - ce qui est un resultat pire que de ne pas avoir de cadeaux du tout, car cela se voit sur le moment plutot que d'etre discretement absorbe.

C'est la que ca ne tient pas la route

La marchandise doit etre livree sur le lieu de l'evenement, et non a un bureau : il s'agit d'un transport vers un centre de conferences, d'une coordination avec le calendrier de montage des stands, et d'un creneau de livraison qui doit avoir lieu avant l'ouverture des portes le premier jour, et non simplement avant une date limite generale fixee au cours de cette semaine. Il s'agit la d'un probleme logistique sensiblement different de celui d'une livraison a une adresse connue ou une receptionniste receptionne les colis chaque jour.

Il n'y a pas non plus de report si un imprévu survient. Un cadeau destine a un bureau livre en retard reste un cadeau, simplement quelques jours plus tard que prevu : c'est legerement agacant, mais rarement couteux. Les cadeaux d'entreprise destines a des conferences qui manquent completement l'evenement ont rate la seule occasion pour laquelle ils avaient ete prevus. Une fois la conference terminee, il n'est plus possible de dire "nous leur ferons parvenir la semaine prochaine", et renvoyer le stock restant au bureau par la suite ne compense pas la valeur des echanges manques sur le stand.

La decision concernant la quantite est generalement prise plusieurs mois avant l'evenement, sur la base d'une estimation de la frequentation qui ne cesse d'evoluer a mesure que la date approche et que le nombre d'inscriptions se precise. Prenons un cas assez courant : une commande destinee au stand, calculee en fonction des premieres estimations d'inscriptions pour une conference de trois jours. La frequentation finale s'avere bien superieure aux previsions initiales une fois les inscriptions de derniere minute prises en compte. Des le deuxieme jour, le stand est a court de stocks, et le troisieme jour - souvent celui ou se deroulent les discussions les plus serieuses avec les acheteurs - il ne reste plus rien a remettre aux personnes qui s'arretent au stand.

Pourquoi il s'agit d'un probleme de prevision et de logistique, et non d'un probleme d'idees

Choisir un cadeau promotionnel adapte a la marque et au public vise est rarement la partie la plus difficile de l'organisation des cadeaux d'entreprise pour les conferences. La plupart des equipes marketing parviennent sans grande difficulte a trouver un concept raisonnable.

Ce qui est reellement difficile, c'est d'estimer correctement la quantite a commander alors que le nombre de participants n'est pas entierement connu avant la date de l'evenement, et de faire livrer cette commande sur le lieu de l'evenement plutot qu'a une adresse habituelle et previsible. Toutes les autres occasions de distribution de cadeaux abordees dans cette serie offrent une certaine marge de manuvre a un moment ou a un autre du processus. Ce n'est generalement pas le cas de la date d'un congres et du delai de livraison sur le lieu de l'evenement : celui-ci a lieu quand il a lieu, a l'endroit ou il se deroule, que la commande ait ete correctement estimee ou non.

Qu'est-ce qui permet reellement de reduire ce risque ?

La solution ne consiste pas a essayer de deviner plus precisement le nombre definitif plusieurs semaines a l'avance. Il s'agit plutot de mettre en place un systeme permettant d'ajuster les quantites a mesure que les donnees d'inscription se precisent a l'approche de la date effective, au lieu de se figer sur une estimation plusieurs mois a l'avance en esperant qu'elle tienne la route.

Confirmer les details logistiques lies au lieu de l'evenement - les horaires, le processus de reception sur place, les personnes effectivement presentes pour receptionner la livraison - bien avant l'evenement est tout aussi important que le cadeau lui-meme, et c'est precisement ce genre de detail qui est souvent neglige lorsque toute l'attention est concentree sur le choix du cadeau. Il est egalement essentiel de prevoir une marge de securite pouvant etre produite rapidement si la premiere estimation s'avere insuffisante : considerer la commande initiale comme la seule possibilite est ce qui transforme une prevision raisonnable en un echec cuisant des que la frequentation reelle depasse les previsions.

Rien de tout cela n'est propre a un secteur d'activite ou a une taille d'evenement en particulier. Une petite rencontre regionale et un grand salon professionnel international fonctionnent tous deux selon le meme schema de base : une date fixe, un lieu qui n'est pas une adresse de livraison habituelle, et un nombre de participants qui ne devient precis que quelques semaines avant l'evenement lui-meme, quelle que soit la date a laquelle le stand a ete reserve.

Comment SoMerch s'integre

Un delai de production standard d'environ 8 jours ouvrés, associe a une option express de 48 heures disponible pour certains articles, permet d'envisager concretement, et non pas de maniere purement theorique, un ajustement des quantites a l'approche de la date de l'evenement : un stand qui se retrouve a court de stock en cours d'un evenement de plusieurs jours dispose ainsi d'une veritable solution, et non pas seulement d'un enseignement a retenir pour la prochaine fois. Grace a l'entreposage gratuit pendant six mois maximum, tout excedent issu d'une commande liee a un congres n'est pas perdu en stock mort ; les cadeaux promotionnels non reclames sur le stand sont conserves et reutilises lors du prochain evenement pertinent.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe et la production en interne permettent de livrer le lieu de l'evenement via un seul envoi coordonne selon un calendrier confirme, et non via un transport improvise specialement pour cet evenement particulier. Cela s'inscrit dans le cadre plus large des cadeaux d'evenements d'entreprise - pas de liste de destinates connue, pas d'adresse fixe - et, plus generalement, des cadeaux d'entreprise : les cadeaux de conference constituent le cas ou la contrainte ne reside pas dans la liste des destinates ni dans l'article lui-meme, mais dans la collision entre une date fixe et un nombre indetermine de destinates au meme moment.

Cloture

Les cadeaux d'entreprise destines aux conferences ne constituent pas une commande en gros assortie d'une date limite. Il s'agit d'une prevision et d'une livraison sur place, toutes deux liees a une date fixe qui ne changera pas, quel que soit le resultat final des chiffres - et la solution consiste en un processus permettant de s'adapter en termes de quantite sans pour autant modifier la date elle-meme.