Corporate Gifts für Konferenzen: Die Menge ist eine Schätzung, keine Teilnehmerzahl

Corporate Gifts fur Konferenzen: Die Menge ist eine Schatzung, keine Teilnehmerzahl

Bei den meisten Geschenkbestellungen wird anhand einer bekannten Liste bestellt - funfzig Mitarbeiter, zwanzig Kunden, eine Teilnehmerzahl, die bereits vor der Bestellung feststeht. Bei Werbegeschenken fur eine Konferenz ist das anders. Hier wird fur Personen bestellt, die noch nicht anwesend sind; die Lieferung erfolgt an einen Veranstaltungsort statt an ein Buro, und zwar zu einem einzigen festen Termin, ohne dass die Moglichkeit besteht, eine Nachbestellung aufzugeben, sobald die Turen geoffnet sind und der Stand in Betrieb ist.

Bei der Zahl handelt es sich um eine Prognose, nicht um eine Mitarbeiterzahl

Bei einer ublichen Geschenkrunde gibt es eine Liste, und die Menge ergibt sich einfach aus der Anzahl der auf dieser Liste aufgefuhrten Artikel. Bei einer Konferenzbestellung liegt stattdessen eine Schatzung der Besucherzahlen vor - eine Prognose, die sich aus den Anmeldezahlen, den Besucherzahlen vergangener Veranstaltungen und einer gehorigen Portion Spekulation zusammensetzt, und diese Schatzung ist selten exakt. Sie ist zudem in der Regel optimistisch, da niemand, der die Menge fur einen Messestand festlegt, dafur verantwortlich sein mochte, dass die Werbegeschenke ausgehen.

Bestellt man zu viele Corporate Gifts fur Konferenzen, wird der Uberschuss zu Lageruberhang ohne offensichtliche weitere Verwendungsmoglichkeit. Bestellt man zu wenig, gehen die Corporate Gifts mitten in der Veranstaltung aus - und zwar vor den Augen genau jenes Publikums, das mit den Corporate Gifts eigentlich erreicht werden sollte. Dies ist ein schlimmeres Ergebnis als gar keine Corporate Gifts zu haben, da es in diesem Moment sichtbar wird, anstatt stillschweigend hingenommen zu werden.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

Der Versand muss an einen Veranstaltungsort und nicht an ein Buro erfolgen - der Transport zu einer Konferenzhalle, die Abstimmung mit dem Zeitplan fur den Standaufbau sowie ein Lieferzeitfenster, das vor der Eroffnung am ersten Tag liegen muss, und nicht nur vor einer allgemeinen Frist irgendwann in dieser Woche. Das ist ein ganz anderes logistisches Problem als der Versand an eine bekannte Adresse, an der eine Rezeptionistin taglich Pakete entgegennimmt.

Es gibt auch keine Nachholmoglichkeit, falls etwas schiefgeht. Ein verspatetes Burogeschenk ist immer noch ein Geschenk, nur ein paar Tage spater als geplant - leicht argerlich, selten kostspielig. Corporate Gifts fur Konferenzen, die die Veranstaltung ganzlich verpassen, haben den einzigen Anlass verpasst, fur den sie bestimmt waren. Es gibt keine Moglichkeit, zu sagen: "Wir bringen es ihnen nachste Woche", sobald die Konferenz beendet ist, und der Versand der ubrig gebliebenen Bestande an das Buro im Nachhinein gleicht den Wert der verpassten Gesprache am Stand nicht aus.

Die Entscheidung uber die Menge selbst wird in der Regel Monate vor der Veranstaltung getroffen, basierend auf prognostizierten Besucherzahlen, die sich mit dem Naherrucken des Termins und der Festlegung der Anmeldezahlen standig verschieben. Nehmen wir einen recht typischen Fall: Eine Standbestellung, deren Umfang sich an den fruhen Anmeldeschatzungen fur eine dreitagige Konferenz orientiert. Die endgultige Besucherzahl liegt deutlich uber der ursprunglichen Prognose, sobald die Nachmeldungen berucksichtigt werden. Am zweiten Tag sind die Bestande am Stand bereits aufgebraucht, und am dritten Tag - oft der Tag mit den wichtigsten Kaufgesprachen - gibt es nichts mehr, was man den Besuchern anbieten konnte.

Warum es sich hierbei um ein Problem der Prognose und Logistik handelt und nicht um ein Problem der Ideen

Die Auswahl eines Werbegeschenks, das zur Marke und zur Zielgruppe passt, ist selten der schwierigste Teil bei der Planung von Corporate Gifts fur Konferenzen. Die meisten Marketingteams finden ohne große Schwierigkeiten ein passendes Konzept.

Wirklich schwierig ist es hingegen, die Bestellmenge korrekt abzuschatzen - zumal die genaue Teilnehmerzahl erst kurz vor dem Veranstaltungstermin feststeht - und die Bestellung an einen Veranstaltungsort statt an eine normale, vorhersehbare Adresse zu liefern. Bei allen anderen in dieser Reihe behandelten Anlassen fur Werbegeschenke gibt es irgendwo im Prozess einen gewissen Spielraum. Bei einem Konferenztermin und einem Lieferzeitfenster fur den Veranstaltungsort ist dies in der Regel nicht der Fall - die Veranstaltung findet statt, wann sie stattfindet, an dem Ort, an dem sie stattfindet, unabhangig davon, ob die Bestellmenge korrekt bemessen wurde.

Was senkt das Risiko tatsachlich?

Die Losung besteht nicht darin, Wochen im Voraus noch intensiver uber die endgultige Zahl zu spekulieren. Vielmehr geht es darum, ein Verfahren zu etablieren, mit dem die Menge angepasst werden kann, sobald sich die Anmeldedaten kurz vor dem eigentlichen Termin konkretisieren - anstatt sich Monate im Voraus auf eine Schatzung festzulegen und zu hoffen, dass diese zutrifft.

Die Klarung der Lieferdetails fur den Veranstaltungsort - Zeitplan, Ablauf der Warenannahme vor Ort, wer tatsachlich vor Ort ist, um die Lieferung entgegenzunehmen - lange vor der Veranstaltung ist ebenso wichtig wie der Artikel selbst, und genau dieses Detail wird oft ubersehen, wenn sich die gesamte Planungsaufmerksamkeit auf die Auswahl des Werbegeschenks konzentriert. Ebenso wichtig ist es, einen Puffer einzukalkulieren, der schnell produziert werden kann, falls die erste Schatzung zu niedrig ausfallt: Die Erstbestellung als einzige Chance zu betrachten, verwandelt eine vernunftige Prognose in einen herben Misserfolg, sobald die tatsachlichen Besucherzahlen diese ubertreffen.

All dies gilt nicht nur fur eine bestimmte Branche oder Veranstaltungsgroße. Ein kleines regionales Treffen und eine große internationale Messe folgen beide demselben Grundmuster - einem festen Termin, einem Veranstaltungsort, der keine normale Adresse fur den Versand ist, und einer Teilnehmerzahl, die erst wenige Wochen vor der Veranstaltung selbst genau bekannt wird, unabhangig davon, wie weit im Voraus der Stand tatsachlich gebucht wurde.

Wie SoMerch ins Bild passt

Eine Standardproduktionszeit von etwa acht Werktagen - wobei fur ausgewahlte Artikel ein 48-Stunden-Expressservice zur Verfugung steht - bedeutet, dass eine Mengenanpassung kurz vor dem Veranstaltungstermin nicht nur theoretisch, sondern auch realistisch moglich ist: Ein Messestand, dem mitten in einer mehrtagigen Veranstaltung der Vorrat ausgeht, hat eine echte Alternative - und muss nicht nur eine Lehre fur das nachste Mal daraus ziehen. Kostenlose Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate bedeutet, dass Uberschusse aus einer Konferenzbestellung nicht als ungenutzter Bestand verfallen; nicht abgeholte Werbegeschenke fur den Messestand werden stattdessen aufbewahrt und bei der nachsten passenden Veranstaltung eingesetzt.

Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa sowie die Inhouse-Produktion bedeuten, dass die Lieferung zum Veranstaltungsort als eine einzige koordinierte Sendung zu einem bestatigten Zeitpunkt erfolgt und nicht als speziell fur diese eine Veranstaltung improvisierte Frachtlosung. Dies knupft an das allgemeinere Muster bei Geschenken fur Firmenveranstaltungen an - keine bekannte Empfangerliste, keine feste Adresse - sowie an das Thema Corporate Gifts im weiteren Sinne: Konferenzgeschenke sind jene Variante, bei der nicht die Empfangerliste oder der Artikel selbst die Herausforderung darstellt, sondern das Zusammentreffen eines festen Termins mit einer unbestimmten Anzahl von Empfangern.

Schlusswort

Corporate Gifts fur Konferenzen sind keine Großbestellung mit einer festen Lieferfrist. Es handelt sich vielmehr um eine Prognose und eine Lieferung vor Ort, die beide an einen Termin gebunden sind, der sich nicht verschieben lasst, ganz gleich, wie die Zahlen ausfallen - und die Losung besteht in einem Verfahren, bei dem die Menge flexibel angepasst werden kann, ohne dass dabei der Termin selbst angepasst werden muss.