Geschenke für Firmenveranstaltungen: Keine bekannte Liste, keine normale Anschrift
Event-Geschenke kommen ohne feste Gästeliste und ohne Standardlieferadresse - die Planung rund um diese Unbekannten macht den Unterschied zwischen reibungsloser Durchführung und Chaos.
Geschenke fur Firmenveranstaltungen: Keine bekannte Liste, keine normale Anschrift
Ein Messestand, ein Werbegeschenk fur die gesamte Belegschaft und das 10-jahrige Firmenjubilaum haben auf den ersten Blick nicht viel miteinander zu tun. Doch sie haben eines gemeinsam, was sie von fast allen anderen Arten von Corporate Gifts unterscheidet, die an anderer Stelle behandelt werden: Der Ausloser ist ein externes Ereignis, nicht ein Datum im Personalverwaltungssystem, und weder die genau benotigte Menge noch der tatsachliche Lieferzeitpunkt sind so fest vorgegeben wie bei einer Kundenliste oder einer Mitarbeiterliste.
Fur Ereignisse gibt es keine bekannte Liste
Sowohl Kundengeschenke als auch Mitarbeitergeschenke gehen von einer bekannten Grundlage aus - einem bestimmten Namen, einer Funktion oder einer Adresse, die bereits irgendwo in den Unterlagen vermerkt ist. Die Aufgabe besteht darin, eine gute Auswahl fur eine definierte Personengruppe zu treffen, deren Identitat außer Frage steht.
Geschenke fur Firmenveranstaltungen basieren auf einer weitaus weniger konkreten Grundlage: einer Teilnehmerzahl, die haufig eher eine Prognose als eine bestatigte Tatsache ist. Schatzungen zur Teilnehmerzahl, erwartete Besucherzahlen, Anzahl der Anmeldungen - all diese Angaben andern sich, manchmal erheblich, bis zum tatsachlichen Beginn der Veranstaltung. Und der Lieferort ist oft gar keine normale Lieferadresse. Ein gemieteter Veranstaltungsort, ein Messestand, ein temporarer Veranstaltungsort, der nur fur wenige Tage existiert und dann wieder verschwindet - keiner dieser Orte verhalt sich wie die festen Buroadressen, von denen die meisten anderen Versender von Corporate Gifts einfach ausgehen konnen.
Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert
Jeder einzelne Anlass, der unter diesem Hub zusammengefasst ist, stoßt auf eine Variante derselben beiden grundlegenden Probleme: eine unbestandige Teilnehmerzahl, die erst kurz vor dem tatsachlichen Termin genau bekannt wird, und einen Lieferort, bei dem es sich nicht um eine feste, vorhersehbare Adresse handelt, an die bereits zuvor einmal etwas versandt wurde.
Nehmen wir einen recht typischen Fall, der sich bei mehreren dieser Anlasse wiederholt: Eine Veranstaltung wird auf der Grundlage der besten verfugbaren Informationen Monate im Voraus fur geschatzte 150 Teilnehmer geplant. Je naher der Termin ruckt, desto mehr steigen die Anmeldungen und das Interesse, sodass die tatsachliche Teilnehmerzahl auf fast 220 ansteigt. Die Bestellung war bereits auf die ursprungliche, niedrigere Schatzung festgelegt worden, und nun entsteht eine Lucke zwischen dem, was geplant war, und dem, was tatsachlich benotigt wird - entdeckt zum ungunstigsten Zeitpunkt, um diese kostengunstig zu schließen.
Auch das institutionelle Gedachtnis variiert bei diesen Anlassen enorm, was bei kalendergesteuerten Geschenken nicht der Fall ist. Eine wiederkehrende Konferenzreihe wird mit jeder Ausgabe wirklich besser, da dasselbe Team sie wiederholt organisiert und aus jeder Durchfuhrung lernt. Ein Firmenjubilaum hingegen findet so selten statt - einmal alle funf oder zehn Jahre -, dass fast nichts vom letzten Jubilaum auf das nachste ubertragen wird. Diese Bandbreite - von sehr routiniert bis hin zu fast nie praktiziert - ist einer der Grunde, warum Geschenke fur Firmenveranstaltungen schwieriger zu standardisieren sind als kalendergesteuerte Geschenke oder Geschenke im Rahmen des Mitarbeiterlebenszyklus.
Warum es sich hierbei um ein Prognose- und Logistikproblem handelt und nicht um ein Planungsproblem
All dies bedeutet keineswegs, dass kein Wille vorhanden ware, Corporate Gifts fur Firmenveranstaltungen gut zu planen. Die Unternehmen, die auf diese Probleme stoßen, bemuhen sich in der Regel aufrichtig, die Stuckzahlen und den Liefertermin bereits weit im Voraus korrekt festzulegen.
Was dabei fehlt, ist die Betrachtung der Menge als einen Bereich, der bis zum Veranstaltungstermin aktiv verwaltet werden muss, anstatt als eine einzige Zahl, die fruhzeitig einmalig festgelegt und dann unverandert beibehalten wird - unabhangig davon, wie sich die tatsachliche Situation im Vorfeld der Veranstaltung verandert. Es bedeutet auch, die Lieferung als echtes logistisches Problem am Veranstaltungsort zu betrachten - wer ist tatsachlich vor Ort, um die Geschenke entgegenzunehmen, wie sehen die zeitlichen Vorgaben am Veranstaltungsort konkret aus -, anstatt sie als gewohnlichen Auftrag fur den Versand zu behandeln, der zufallig mit einem ungewohnlichen Bestimmungsort verbunden ist. Dies ist ein wesentlich anderes Problem als die Frage nach der "Konsistenz innerhalb einer bekannten Liste", die bei Geschenken fur Kunden und Mitarbeiter auftritt, und unterscheidet sich wiederum von der Frage "Um welchen Anlass handelt es sich?", die bei kalendergesteuerten Festtagsgeschenken eine Rolle spielt.
So sieht ein bewahrter Ansatz fur das Verschenken von Geschenken bei Veranstaltungen aus
Die Losung beginnt damit, einen Puffer und eine echte Nachbestellmoglichkeit einzuplanen, anstatt die erste Mengenschatzung als einzige Chance zu betrachten, die richtige Zahl zu ermitteln. Eine Prognose, die sich naher am tatsachlichen Termin anpassen lasst, ist weitaus wertvoller als eine etwas sicherer klingende Schatzung, die bereits Monate im Voraus feststeht.
Die fruhzeitige Klarung der Empfangsdetails am Veranstaltungsort - das Lieferfenster, wer tatsachlich vor Ort ist, um eine Lieferung entgegenzunehmen, welche Anforderungen die internen Ablaufe des Veranstaltungsortes stellen - ist ebenso wichtig wie der Artikel selbst, und genau diese Details werden oft ubersehen, wenn sich die gesamte Planungsaufmerksamkeit auf die Auswahl des Geschenks oder Werbegeschenks konzentriert. Gerade bei den wirklich seltenen Anlassen - allen voran ein Firmenjubilaum - ist es wichtiger als bei jeder wiederkehrenden Veranstaltung, bewusst festzuhalten, was geschehen ist und was gut funktioniert hat, gerade weil es keine naturliche Wiederholung gibt, durch die sich diese Praxis im Laufe der Zeit automatisch etablieren konnte. Diese eine Gewohnheit ist mehr als alles andere das, was ein Unternehmen, das Geschenke fur Firmenveranstaltungen gut handhabt, von einem Unternehmen unterscheidet, das jedes Mal, wenn ein neuer Anlass ansteht, wieder bei Null anfangt.
Durchsuchen Sie die verschiedenen Anlasse
Jeder unter diesem Themenbereich zusammengefasste Anlass weist seine eigene spezifische Auspragung des Mengen- und Logistikproblems auf, auf die in einem eigenen Beitrag naher eingegangen wird:
Corporate Gifts fur Konferenzen (ein feststehender Veranstaltungstermin, der mit einer Schatzung kollidiert, die sich erst Wochen im Voraus konkretisiert), Corporate Gifts im Buro (Menge und Einheitlichkeit in großem Maßstab, wobei niedrige Stuckkosten dazu verleiten, an der Qualitat zu sparen) sowie Geschenke zum Firmenjubilaum (ein seltener Meilenstein mit gemischtem Publikum, bei dem fast keine institutionellen Erfahrungen aus dem letzten Jubilaum weitergefuhrt werden).
Wie SoMerch ins Bild passt
Die kostenlose Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate gleicht Prognosefehler in beide Richtungen aus - bei einer Unterdeckung besteht eine echte Nachbestellmoglichkeit statt gar keiner, und bei einem Uberschuss wird der Bestand einlagert und beim nachsten relevanten Anlass freigegeben, anstatt als ungenutzter Lageruberhang zu verbleiben. Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa behandelt einen gemieteten Veranstaltungsort oder einen temporaren Veranstaltungsstandort als gultigen, einzelnen Lieferort, der mit derselben Koordination wie jede feste Buroadresse abgewickelt wird, anstatt jedes Mal eine von Grund auf neu improvisierte Sonderregelung zu erfordern.
Noch am selben Tag angefertigte Mockups sowie eine schnelle Standard-Bearbeitungszeit bedeuten, dass eine spate Mengenkorrektur kurz vor dem tatsachlichen Veranstaltungstermin wirklich realistisch ist und nicht nur ein rein theoretischer Ratschlag bleibt, der unter dem Druck der Echtzeit-Situation scheitert. Dies knupft an das weiter gefasste Problem der Corporate Gifts an, das an anderer Stelle behandelt wird, sowie ganz allgemein an das Employer Branding - dieselbe zugrunde liegende Koordinationslucke, die die Konsistenz in allen anderen Bereichen der Vergabe der Corporate Gifts beeintrachtigt und sich hier speziell als Problem der Prognose und der Veranstaltungsortlogistik zeigt, anstatt als Frage des Geschmacks oder der Einheitlichkeit.
Schlusswort
Das Verschenken von Geschenken zu Veranstaltungen ist nicht schwieriger, weil es schwieriger ist, entsprechende Ideen zu finden. Es ist schwieriger, weil die beiden Dinge, auf die sich fast jede andere Art von Corporate Gifts einfach verlassen kann - eine bekannte Empfangerliste und eine normale, feste Adresse - hier uberhaupt nicht zur Verfugung stehen, und die eigentliche Losung besteht darin, direkt einen Prozess fur diese Ungewissheit zu entwickeln, anstatt so zu planen, als gabe es sie nicht.
