Les erreurs les plus courantes en matière de produits dérivés qui génèrent une charge de travail supplémentaire pour les responsables administratifs
La plupart des projets de produits dérivés qui se transforment en véritable casse-tête n’ont pas échoué à cause du produit lui-même. Le mug était parfait. Le sweat à capuche était parfait. Ce qui a mal tourné, c’était presque toujours l’une d’une petite série d’erreurs de procédure récurrentes — les mêmes, d’une entreprise à l’autre, et souvent la même erreur commise à deux reprises par le même responsable administratif, car personne ne l’avait notée la première fois.
Voici celles qui reviennent le plus souvent, ainsi que leur coût réel.
Erreur n° 1 : passer commande sans préciser les tailles
Les vêtements sont commandés en fonction du nombre d'employés plutôt qu'en fonction de la répartition réelle des tailles. Si cinquante personnes ont besoin de sweats à capuche, on en commande donc cinquante, répartis de manière égale entre les différentes tailles, ou pire encore, en se basant sur une estimation des besoins habituels d'un bureau type.
Le problème apparaît deux semaines plus tard, lorsque le lot de taille L est épuisé et que trois personnes attendent toujours, ou lorsque le lot de taille XS reste inutilisé dans un carton parce que personne au sein de l’équipe ne porte cette taille. Pour recueillir la répartition par taille, il suffit d’un e-mail et de cinq minutes : un formulaire partagé, une réponse rapide à tous, tout ce qui est le plus simple à obtenir auprès des destinataires concernés. Si l’on néglige cette étape, cela se traduit par une deuxième commande, plus petite et plus fastidieuse, passée dans l’urgence, généralement à un prix moins avantageux car elle est désormais urgente au lieu d’avoir été planifiée.
Erreur n° 2 : absence de marge de sécurité au niveau des délais
La commande est passée pour la date exacte à laquelle elle est nécessaire, sans aucune marge de manœuvre. Les délais de production sont des estimations, pas des garanties : un fournisseur peut avoir un ou deux jours de retard, une épreuve peut nécessiter un cycle supplémentaire de modifications, une adresse peut s’avérer erronée et devoir être corrigée.
Rien de tout cela n’est inhabituel. Ce qu’il faut éviter, c’est de planifier comme si rien de tout cela ne pouvait se produire. Une marge de manœuvre, même de quelques jours seulement, permet d’absorber ce genre de petits retards tout à fait normaux en production, au lieu d’en faire un délai non respecté que quelqu’un devra justifier.
Erreur n° 3 : confondre un catalogue très complet avec une production en interne
La plupart des fournisseurs de produits dérivés proposent déjà un vaste catalogue : vêtements, mugs, bouteilles, accessoires technologiques, le tout sous une même enseigne et via un seul interlocuteur. Ce n’est pas là le problème, et ce n’est même pas inhabituel. L’erreur consiste à supposer qu’un catalogue étendu et une relation unique signifient que ce fournisseur est bien celui qui fabrique réellement l’article.
Souvent, ce n’est pas le cas. Le catalogue est vaste parce que le fournisseur se charge de la revente et de la coordination, et non de la production : l’impression et la décoration proprement dites sont sous-traitées à une usine ou à un décorateur que l’acheteur ne voit jamais et avec lequel il n’entretient aucune relation. Cela fonctionne bien la plupart du temps, jusqu’à ce qu’un lot présente un léger écart : une couleur qui ne correspond pas tout à fait à celle de la dernière série, un logo placé avec quelques millimètres de décalage par rapport à la maquette. À ce stade, le fournisseur doit se tourner vers son propre sous-traitant pour comprendre ce qui s’est passé, sans disposer d’une visibilité sur la réponse guère plus grande que celle de l’acheteur.
Un point de contact donne l’impression d’être un point de responsabilité. Ce n’est pas la même chose, et l’écart entre les deux ne devient visible que lorsqu’il faut remédier rapidement à un problème et que personne dans la chaîne ne contrôle réellement l’atelier d’impression.
Erreur n° 4 : des procédures de dons improvisées
Les anniversaires de travail, les anniversaires de naissance et la période des cadeaux de décembre sont gérés au cas par cas à chaque fois qu'ils se présentent, plutôt que selon un plan établi. Quelqu'un s'en souvient une semaine avant, commande ce qui est le plus rapide à trouver, et le processus recommence à zéro avant même d'avoir eu le temps de s'installer.
Le coût de cette situation ne réside pas seulement dans la précipitation. C’est surtout le manque de cohérence : un employé reçoit un cadeau bien pensé, un autre se voit offrir ce qui était disponible au pied levé, et il est impossible de savoir à l’avance quel cadeau recevra telle ou telle personne.
Erreur n° 5 : Ne pas effectuer l'étape de vérification
Une maquette est validée à l'écran, et la commande passe directement en production. La plupart du temps, cela ne pose aucun problème. Mais lorsque ce n'est pas le cas, les conséquences sont coûteuses : une couleur qui rend différemment à l'impression par rapport à l'écran, un placement de logo qui semble légèrement décalé sur le produit fini, un détail de couture qui n'était pas visible dans la version numérique.
Une épreuve physique ou photographique avant le lancement de la production en série permet de repérer ces problèmes avant que deux cents unités ne soient produites. Cela ajoute un jour, parfois deux. C’est un compromis peu coûteux par rapport à la réimpression de tout un tirage.
Erreur n° 6 : ne pas tenir compte des frais de livraison répartis
La commande est planifiée comme si tous les destinataires se trouvaient dans le même bâtiment. Or, il s'avère que la liste comprend un collaborateur en télétravail dans un autre pays, ou un bureau client situé deux frontières plus loin, et l'expédition devient alors une réflexion après coup, ajoutée à la va-vite à la fin, au lieu de faire partie intégrante du plan dès le départ.
C’est là que les délais prennent le plus de retard, car l’expédition transfrontalière n’a en réalité jamais été prise en compte dans le budget — ni en termes de temps, ni en termes de coordination nécessaire pour obtenir une adresse, des informations douanières ou un accord de livraison corrects dès la première tentative.
Erreur n° 7 : absence de référence enregistrée pour les commandes renouvelées
La maquette, la liste définitive des tailles, le cahier des charges précis concernant les couleurs… Tout cela se trouve dans un fil de discussion par e-mail ou dans un message de chat datant de six mois, et non dans un fichier que tout le monde pourrait retrouver. Commander à nouveau le même kit de bienvenue ou les mêmes cadeaux promotionnels pour un événement implique de fouiller dans d’anciens messages, ou pire encore, de reconstituer les spécifications de mémoire et d’espérer qu’elles correspondent à ce qui a été livré la dernière fois.
Il s’agit là d’une petite erreur dont le coût ne cesse de s’accumuler. La première commande absorbe le coût nécessaire pour que tout soit parfait. Chaque nouvelle commande devrait ensuite être plus rapide, et non pas représenter à nouveau la même charge de travail — et cela ne devient plus rapide que si les informations de la première commande ont effectivement été enregistrées quelque part où les deux parties peuvent les retrouver.
Clôture
Aucune de ces erreurs ne tient au choix d'un produit inadapté. Chacune d’entre elles concerne le processus qui l’entoure : la liste des tailles qui n’a jamais été rassemblée, la marge de sécurité qui n’a jamais été prévue, la production que personne ne surveillait réellement, le processus de cadeaux qui n’a jamais été mis en place, l’étape de vérification qui a été omise, l’expédition qui a été planifiée en dernier, le cahier des charges qui n’a jamais été enregistré nulle part. C’est d’ailleurs précisément pour cette raison qu’elles sont évitables : il suffit de corriger le processus une seule fois pour que la même erreur ne se reproduise pas lors de la commande suivante.
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