Weihnachtsgeschenke für Unternehmen: Der einzige Termin, der sich niemals verschiebt
Bei den meisten Firmengeschenken gibt es einen gewissen zeitlichen Spielraum. Ein Onboarding-Kit kann einige Tage nach dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters eintreffen, ohne dass es jemand bemerkt. Ein Geschenk zum Dienstjubiläum kann sich um eine Woche verzögern, ohne dass dies Folgen hat. Corporate Gifts genießen diesen Spielraum nicht. Sie müssen eintreffen, bevor die Mitarbeiter in den Urlaub gehen – in jedem Büro, für jeden Empfänger auf der Liste und ungefähr zur gleichen Zeit – und der 25. Dezember ist ein Datum, über das niemand verhandeln kann.
Dieser feste Termin verändert den gesamten Charakter des Projekts. Es handelt sich nicht um ein Problem der Geschenkideen. Es ist ein Terminplanungsproblem, das sich als Geschenkidee tarnt.
Das Problem liegt ausschließlich in der Frist
Nahezu jede andere Art von Firmengeschenken bietet eine gewisse Flexibilität. Niemand überprüft, ob ein Onboarding-Kit genau am ersten Tag versandt wurde. Ein Geburtstagsgeschenk, das eine Woche zu spät eintrifft, ist immer noch ein Geburtstagsgeschenk. Bei Weihnachten funktioniert das nicht so. Der ganze Sinn des Geschenks geht verloren, wenn es erst im Januar eintrifft.
Dadurch werden Corporate Gifts zu einem unternehmensweiten Ereignis mit festem Termin, bei dem es keinerlei Spielraum gibt, um eine ruhige Woche auszugleichen, in der die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit Geschenken – etwas aussuchen, bestellen, versenden – etwas Spielraum erhalten. Bei jeder anderen Bestellung im Jahr kann man flexibel reagieren, wenn ein Lieferant einen Tag im Verzug ist. Bei dieser Bestellung ist das nicht möglich, da der Kalender nie Teil der Verhandlungen war.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Das Geschenk wird in der Regel im November ausgewählt, was sich angenehm früh anfühlt. Das ist es jedoch selten. Die Produktion braucht Zeit. Die Personalisierung braucht Zeit. Die Qualitätsprüfung einer Charge vor dem Versand braucht Zeit. Wenn all dies berücksichtigt wird, ist ein Zeitpuffer von sechs Wochen, der Anfang November noch großzügig erschien, in der Regel deutlich geschrumpft, bis die Bestellung tatsächlich aufgegeben wird.
Kommt dann noch eine Kundenliste oder ein über mehrere Länder verteiltes Team hinzu, wird aus einer einzigen Frist mehrere Fristen – der letzte Tag für den Versand einer Lieferung nach Deutschland bis zum 20. Dezember ist nicht derselbe wie der letzte Tag für den Versand einer Lieferung an einen Lieferanten in Spanien, und beide müssen geklärt werden, bevor das Geschenk selbst überhaupt fertiggestellt ist, nicht erst danach.
Nehmen wir einen recht gewöhnlichen Fall: eine Kundenliste mit fünfzig Empfängern, verteilt auf vier Länder. Das Geschenk wird in der zweiten Novemberwoche ausgewählt – auf dem Papier durchaus sinnvoll. Doch die Freigaben für das Design dauern länger als erwartet, die Produktion beginnt später als geplant, und bis die Bestellung versandfertig ist, kann die Hälfte der Empfänger noch rechtzeitig erreicht werden, die andere Hälfte hingegen nicht. Einige Kunden erhalten ihr Geschenk noch vor den Feiertagen. Der Rest erhält es in der ersten Januarwoche, nachdem der Anlass, den es eigentlich markieren sollte, bereits vorbei ist.
Warum es sich hierbei um ein Planungsproblem handelt und nicht um ein Problem bei der Geschenkauswahl
Eigentlich hat niemand Schwierigkeiten, sich gute Corporate Gifts für die Mitarbeiter auszudenken. Tassen, Geschenkkörbe, Notizbücher, etwas, das zur Jahreszeit passt und ein wenig Wärme ausstrahlt – die Ideen sind nicht schwer zu finden, und sie waren nie der Engpass.
Was jedoch Probleme bereitet, ist der Ablauf hinter der Idee: Beschaffung, Personalisierung, Qualitätsprüfung und Versand an möglicherweise Dutzende von Adressen – all dies muss in einem Zeitfenster erledigt werden, das vor einem festgelegten Termin abgeschlossen sein muss, anstatt dann, wenn es gerade fertig ist. Jede andere Art von Bestellung im Unternehmenskalender lässt sich flexibel an eine ruhigere Woche irgendwo im Prozess anpassen. Bei der Weihnachtsgeschenkaktion ist dies nicht möglich, da die wichtigste Variable – das Datum – niemals verschoben werden konnte.
Was die Frist überschaubar macht
Die Lösung besteht nicht darin, einfach „früher anzufangen“ – als vage Gewohnheit. Ein früherer Beginn hilft nur, wenn die zusätzliche Zeit für das Richtige genutzt wird – nämlich konkret zu wissen, wie viel Vorlaufzeit Produktion und der Versand an mehrere Adressen tatsächlich benötigen, und vom festen Termin aus rückwärts zu planen, anstatt von dem Zeitpunkt aus vorwärts zu arbeiten, an dem die Idee ausgewählt wurde.
Ein einziger Produktionsdurchlauf anstelle mehrerer gestaffelter Durchläufe, die nach und nach in Auftrag gegeben werden, sobald Freigaben eintreffen, bedeutet, dass es einen einzigen Zeitpunkt gibt, an dem die Qualität geprüft wird, bevor der Versand erfolgt – anstatt im Nachhinein festzustellen, dass eine Charge geringfügig von einer anderen abweicht. Und ein Geschenk, das bereits vor Dezember produziert und bereitgehalten wird, anstatt erst dann beschafft zu werden, wenn der saisonale Druck bereits eingesetzt hat, beseitigt den Termin als Risikofaktor fast vollständig.
Rückwärts zu planen bedeutet auch, das Versandfenster als Teil der Frist zu betrachten und nicht als etwas, das erst nach Abschluss der Produktion festgelegt wird. Ein am 15. erteiltes Design lässt einem Empfänger in zwei Ländern Entfernung nicht denselben Zeitpuffer wie jemandem im selben Gebäude – und genau diese Lücke ist die Art von Detail, die erst sichtbar wird, wenn es bereits zu spät ist, um sie kostengünstig zu beheben.
Wie SoMerch ins Bild passt
Die Produktion erfolgt im eigenen Haus, sodass die tatsächliche Bearbeitungszeit ein bekannter Wert ist und keine Schätzung, die von dem jeweiligen Lieferanten weitergegeben wird, an den ein Subunternehmer den Auftrag in diesem Monat zufällig weitergeleitet hat. Diese Vorhersehbarkeit ist hier wichtiger als bei fast jedem anderen Auftrag im Jahr, da es auf der anderen Seite keine Flexibilität gibt, um unerwartete Ereignisse aufzufangen.
Beim Versand an mehrere Adressen in ganz Europa werden eine Kundenliste oder ein verteiltes Team als ein einziger Auftrag behandelt, sodass für ein Dutzend unterschiedlicher letzter Versandtermine in verschiedenen Ländern nicht für jeden einzeln ein eigener Plan von Hand ausgearbeitet werden muss. Und dank der kostenlosen Lagerhaltung für bis zu sechs Monate kann das Geschenk bereits weit vor Dezember produziert und einfach an dem Tag freigegeben werden, an dem es benötigt wird – anstatt in den ersten beiden Wochen des Monats in aller Eile durch die Produktion gejagt zu werden, weil der Druck erst dann endlich sichtbar wurde.
Dies ist dieselbe Koordinationslücke, die sich im Bereich der Corporate Gifts im weiteren Sinne zeigt, und dasselbe Muster, das bei Weihnachtsgeschenken für Unternehmen als Kategorie umfassend zum Tragen kommt – ein festes Datum, ein sich verschiebendes Datum oder ein persönlicher Meilenstein, alles im Voraus bekannt und alles auf dieselbe Weise lösbar. Ein Weihnachtsgeschenk ist ein physischer Kontaktpunkt wie jeder andere auch. Der Unterschied besteht darin, dass dieses Geschenk an einen Termin gebunden ist, der sich niemals verschieben würde, was bedeutet, dass die dahinterstehende Koordination von Anfang an stimmen muss und nicht spontan angepasst werden kann.
Schlusswort
Bei jedem anderen Geschenk im Unternehmenskalender gibt es einen gewissen Spielraum im Zeitplan. Bei Corporate Gifts ist dies nicht der Fall. Die Lösung besteht nicht darin, aus Gewohnheit früher anzufangen – viele Weihnachtsgeschenkaktionen beginnen bereits im November und enden dennoch erst im Januar. Vielmehr geht es darum, den Prozess rückwärts von jenem einen Termin aus zu planen, der von vornherein nicht verhandelbar war, sodass das Geschenk bereits vor Ablauf der Frist bereitsteht, anstatt in letzter Minute gegen die Zeit anzukämpfen.
Get a quote and visuals within 24 hours
No commitment required. Just clear, practical guidance for your team.