Ostergeschenke für Unternehmen: Der Tag, den niemand in den Kalender einträgt
Weihnachten hat einen festen Termin, und mittlerweile haben die meisten Unternehmen bereits einen entsprechenden Ablauf dafür etabliert – wenn auch vielleicht keinen perfekten. Corporate Gifts genießen diesen Vorteil nicht. Das Datum verschiebt sich jedes Jahr, der Anlass ist weniger bedeutend, und aufgrund dieser beiden Faktoren findet er selten einen eigenen Eintrag im Planungskalender der Verantwortlichen. Genau aus diesem Grund wird diese Runde häufiger stillschweigend übersehen als dies beim größeren Feiertag jemals der Fall ist.
Das Risiko liegt nicht in der Frist, sondern darin, dass die Aufgabe an Priorität verliert
Weihnachten ist ein unverzichtbares Ereignis. Es findet jedes Jahr zum gleichen Zeitpunkt statt, jeder weiß bereits Monate im Voraus, dass es bevorsteht, und die meisten Unternehmen haben zumindest einige – wenn auch nur grobe – Abläufe dafür eingerichtet. Ostern stellt hingegen ein ganz anderes Problem dar. Es fällt jedes Frühjahr auf ein anderes Wochenende, und da es sich um ein kleineres, weniger bedeutendes Ereignis handelt als die Geschenkrunde im Dezember, wird es bei der Planung selten mit derselben Ernsthaftigkeit behandelt.
Das Ergebnis ist keine drängende Frist – es handelt sich um ein Ereignis, an das man sich erst einige Wochen im Voraus erinnert, anstatt es Monate im Voraus zu planen, einfach weil niemand einen festen Prozess für etwas eingerichtet hat, das nicht an einem festen Datum stattfindet. Ein unregelmäßiges Ereignis ohne Verantwortlichen und ohne wiederholbaren Prozess lässt sich viel leichter übersehen als ein feststehendes, das bereits bei allen auf dem Schirm ist.
Dies wird noch schwieriger, sobald das Team nicht mehr vollständig in einem Büro untergebracht ist. Ein Unternehmen mit Mitarbeitern, die über mehrere Länder verteilt sind, oder mit einer Mischung aus Büromitarbeitern und Remote-Hiring-Mitarbeitern, muss nicht nur daran denken, dass Ostern bevorsteht – es muss auch sicherstellen, dass alle ungefähr zur gleichen Zeit erreicht werden, was zusätzlich zum Problem der Erinnerung eine Koordinationsaufgabe darstellt. Ein Team an einem Standort, das Ostern erst drei Wochen vorher bemerkt, kann dies in der Regel noch mit einer einzigen lokalen Bestellung nachholen. Ein verteiltes Team muss feststellen, dass sich dieselbe Verspätung auf mehrere Wege des Versands gleichzeitig auswirkt, nicht nur auf einen.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
In der Regel fällt es erst etwa einen Monat vorher jemandem ein, dass die Corporate Gifts des Unternehmens anstehen – wenn das wechselnde Datum schließlich in einer Planungssitzung oder durch eine Kalendererinnerung ins Blickfeld rückt. Zu diesem Zeitpunkt ist der Zeitrahmen, der im Januar noch komfortabel gewesen wäre, bereits erheblich geschrumpft.
Da das Geschenk selbst in der Regel kleiner und leichter ist als ein Weihnachtsgeschenk, wird die gesamte Beschaffung eher mit der Dringlichkeit einer nachträglichen Idee als im Rahmen eines geplanten Prozesses abgewickelt – ein hektisches Unterfangen, das auf wenige Wochen komprimiert ist, anstatt einer Entscheidung, die mit ausreichender Lieferzeit getroffen wurde. Nehmen wir einen recht typischen Fall: Ein Team, das im vergangenen Dezember ein wirklich solides Weihnachtsgeschenkprogramm durchgeführt hat, verfügt über keinen vergleichbaren Plan für Ostern. Jemand spricht das Thema drei Wochen vor dem Termin in einer Besprechung an, und was folgt, ist eine überstürzte Bestellung statt des gleichen durchdachten Prozesses, der die Dezember-Runde zum Erfolg geführt hat.
Auch hier lohnt es sich, den Umfang konkret zu definieren. Bei Ostergeschenken von Unternehmen denken die meisten Menschen automatisch an Schokolade oder Süßwaren, und das ist nicht die Lücke, auf die dieser Beitrag hinweist – dies gehört nicht zum Angebot von SoMerch. Die eigentliche Lücke besteht in frühlingsgerechten Artikeln mit Firmenlogo, die mit derselben Koordination und demselben Qualitätsprozess wie jede andere saisonale Geschenkaktion abgewickelt werden – es handelt sich nicht um ein Problem mit Lebensmittelgeschenken.
Warum es sich hierbei um eine Prozesslücke handelt und nicht um eine kleinere Variante des Weihnachtsproblems
Das Weihnachtsproblem ist ein Termin, der zwar lange im Voraus bekannt ist, aber dennoch durch verspätete Freigaben und länderübergreifenden Versand unter Zeitdruck gerät. Das Osterproblem ist strukturell anders gelagert – es handelt sich um einen Anlass, für den es von vornherein keinen festgelegten Prozess gibt, sodass jedes Jahr praktisch bei Null angefangen wird, anstatt auf einen wiederholbaren Ablauf zurückzugreifen.
Dass Ostern im Vergleich zu Weihnachten ein kleineres und weniger aufwendiges Ereignis ist, bedeutet nicht, dass Corporate Gifts zu Ostern jedes Frühjahr von Grund auf neu erfunden werden müssen. Wenn überhaupt, lässt sich ein weniger aufwendiges Ereignis leichter in eine wirklich einfache, wiederholbare Routine umwandeln – der Grund, warum dies noch nicht geschehen ist, liegt darin, dass niemand diesem Anlass die gleiche planerische Aufmerksamkeit gewidmet hat.
Was das Problem tatsächlich behebt
Die Lösung besteht nicht darin, sich aus guten Absichten an frühere Termine zu erinnern – das ist genau jene Gewohnheit, die jedes Jahr scheitert, wenn das Datum um eine oder zwei Wochen von dem abweicht, was jemand erwartet hat. Es geht vielmehr darum, jeden saisonalen Anlass im Kalender – nicht nur den, den ohnehin schon jeder ernst nimmt – als Teil eines festen Plans zu betrachten und nicht als etwas, das erst bemerkt und worauf erst reagiert werden muss.
Wenn man das Ostergeschenk und den Ablauf einmal festlegt und dies dann jedes Jahr wiederholt, wobei sich lediglich das Datum selbst ändert, entfällt der größte Teil der eigentlichen Arbeit. Die Herstellung und Bevorratung des Bestands vor Beginn der Saison – anstatt ihn unter Zeitdruck zu beschaffen, sobald das Datum endlich bestätigt und bemerkt wurde – ist es, was aus einem wiederkehrenden hektischen Gerangel ein Nicht-Ereignis macht.
Das Gleiche gilt für die Frage, wer das Geschenk erhält. Sobald das Geschenk und der Ablauf festgelegt sind, ist die Ausweitung der Aktion auf alle Büros und alle Mitarbeiter beim Remote-Hiring lediglich eine Frage des Versands und keine jährliche Neuplanung – die Empfängerliste kann wachsen oder sich ändern, ohne dass die gesamte Geschenkaktion jedes Frühjahr von Grund auf neu aufgesetzt werden muss.
Wie SoMerch ins Bild passt
Eine kostenlose Lagerhaltung für bis zu sechs Monate bedeutet, dass ein Frühlingsartikel bereits weit vor Ostern produziert und einfach freigegeben werden kann, sobald der Termin für das jeweilige Jahr feststeht – anstatt gegen eine sich ständig ändernde Frist anzukämpfen, die erst wenige Wochen zuvor bekannt wird. Die Inhouse-Produktion mit gestufter QA und Fotofreigaben gewährleistet, dass auch kleinere Aufträge für weniger bedeutende Anlässe dieselbe Qualitätsprüfung durchlaufen wie jede andere Produktionsrunde – die geringere Bedeutung des Anlasses führt nicht zu einer überstürzten oder ungeprüften Charge.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass verteilte Teams oder eine Kundenliste das Geschenk dennoch als eine koordinierte Sendung erhält, unabhängig davon, auf welches Wochenende Ostern in dem jeweiligen Jahr fällt. Dies ist dieselbe Koordinationslücke, die im Bereich der Corporate Gifts im Allgemeinen auftritt, und dieselbe Lösung, die auch für die Weihnachtsrunde funktioniert – ein wiederholbarer Prozess ist besser als eine Reaktion auf den Kalender, unabhängig davon, ob sich das betreffende Datum verschiebt oder nicht. Es ist zudem dasselbe Muster, das sich bei allen wiederkehrenden Anlässen im Bereich der Corporate Gifts als Kategorie durchzieht, von einem festen Termin im Dezember bis hin zu einem persönlichen Meilenstein wie einem Geburtstag.
Schlusswort
Ostern wird nicht wie Weihnachten behandelt, und genau dieses Risiko sollte man benennen – nicht eine feststehende Frist, die immer näher rückt, sondern ein Anlass, auf den niemand vorbereitet ist, weil dafür von vornherein kein fester Ablauf festgelegt wurde. Die Lösung ist dieselbe, die auch bei allen anderen Geschenkrunden im Kalender funktioniert: Entscheiden Sie sich einmal dafür, wiederholen Sie es jedes Jahr und hören Sie auf, jeden Frühling wieder bei Null anzufangen.
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