Corporate Gifts: Dasselbe Problem mit fünf verschiedenen Daten
Ein Unternehmen kann ein wirklich gut organisiertes Weihnachtsgeschenkprogramm durchführen – frühzeitig bestellt, ordnungsgemäß hergestellt, pünktlich an jeden Standort geliefert – und dennoch Jahr für Jahr bei Ostern, Geburtstagen und der Geburt des Kindes eines Kollegen versagen. Jeder dieser Anlässe wird als eigenständiges, voneinander unabhängiges Ereignis behandelt und von demjenigen geregelt, der in der jeweiligen Woche zufällig auf das Datum aufmerksam wird. Dabei handelt es sich nicht um separate Probleme. Corporate Gifts zu Feiertagen, Geburtstagen und zur Geburt eines Kindes stellen dasselbe wiederkehrende Geschenkproblem dar, das sich nur in fünf verschiedenen Terminen manifestiert.
Diese Anlässe sehen zwar unterschiedlich aus, sind aber alle vorhersehbar
Weihnachten fällt auf ein festes Kalenderdatum, das bereits ein ganzes Jahr im Voraus bekannt ist – denselben Tag, auf den jedes Unternehmen seine Planung bereits ausrichtet. Ostern und Neujahr verschieben sich von Jahr zu Jahr leicht, doch das Datum für ein bestimmtes Jahr lässt sich bereits Monate im Voraus ermitteln, sobald man einen Blick in den Kalender wirft. Geburtstage und die Geburt neuer Babys funktionieren wiederum anders – es gibt kein einheitliches, unternehmensweites Datum, doch jedes einzelne Datum ist in dem Moment bekannt, in dem es relevant wird: Ein Einstellungsdatum legt den Geburtstagszyklus vom ersten Tag an fest, ein Entbindungstermin gibt monatelang im Voraus Bescheid, bevor überhaupt ein Babygeschenk benötigt wird.
Auch wenn diese Anlässe oberflächlich betrachtet sehr unterschiedlich erscheinen, ist keiner von ihnen eine echte Überraschung. Jeder einzelne ist bereits lange vor dem Zeitpunkt bekannt, an dem er tatsächlich von Bedeutung ist. Das ist der Aspekt, der übersehen wird, wenn jeder Anlass als eigenständiges Ereignis betrachtet wird.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Weihnachten wird ernst genommen, da es ein unverzichtbares und unternehmensweites Ereignis ist – jeder weiß bereits, dass es bevorsteht, und die meisten Unternehmen haben zumindest einen – wenn auch noch so groben – Ablauf dafür festgelegt. Diese Ernsthaftigkeit überträgt sich selten auf die anderen Feiertage. An Ostern wird erst einige Wochen im Voraus gedacht, anstatt es Monate im Voraus zu planen. Neujahr wird in manchen Jahren übersprungen und in anderen in Erinnerung behalten, ohne dass dabei eine gewisse Konsequenz erkennbar wäre. Geburtstage und die Geburt eines Kindes werden völlig ad hoc behandelt, je nachdem, wer in dem jeweiligen Monat zufällig den Kalender eines bestimmten Kollegen im Blick hat.
Nehmen wir einen recht gewöhnlichen Fall: Ein Unternehmen mit einem wirklich soliden Geschenkprogramm für den Dezember – das rechtzeitig vorbereitet und ohne Zwischenfälle an alle Niederlassungen versandt wird – behandelt den Geburtstag einer Kollegin dennoch jedes Mal als kleine Überraschung, wenn er ansteht. „Hat sie schon Geburtstag?“, wird in einem Slack-Kanal gefragt, obwohl das Eintrittsdatum, das diesen Geburtstagszyklus bestimmt, seit dem Tag ihres Eintritts im Personalverwaltungssystem gespeichert ist. Die Informationen zur Planung lagen die ganze Zeit vor. Niemand hat sie mit derselben Art von Planung verknüpft, die bereits für Weihnachten funktioniert.
Warum es sich hierbei um ein Problem der Kategorieerkennung und nicht um ein Problem des Aufwands handelt
Niemand nimmt Geburtstage oder Ostern im Speziellen auf die leichte Schulter. Den Beteiligten liegt dies in der Regel am Herzen, und sie möchten, dass jeder Anlass angemessen gestaltet wird.
Was dabei oft übersehen wird, ist die Erkenntnis, dass Corporate Gifts zu Feiertagen – einschließlich Ostern und Neujahr – ebenso wie Geburtstags- und Babygeschenke demselben grundlegenden Problem unterliegen wie Weihnachten: Es handelt sich um ein vorhersehbares Datum, für das bereits vor dem Eintreffen ein fertiges Produkt und ein Lieferplan bereitstehen müssen – und nicht um fünf voneinander unabhängige Ereignisse, für die jeweils eine eigene Lösung von Grund auf entwickelt werden muss. Weihnachten wird bereits auf diese Weise gelöst, vor allem, weil die Bedeutung dieses Anlasses zu offensichtlich ist, um ihn zu ignorieren. Die anderen vier Anlässe werden selten genauso behandelt, nicht weil sie schwieriger sind, sondern weil niemand sie von vornherein mit Weihnachten in einen Topf geworfen hat. Sobald sie als eine Kategorie statt als fünf separate betrachtet werden, lässt sich die gleiche Lösung, die bereits für die Dezember-Runde funktioniert, problemlos auf die übrigen Anlässe übertragen.
Was ein Stehprogramm in all diesen Bereichen umfasst
Die Lösung für Firmengeschenke zu besonderen Anlässen beginnt mit einer gemeinsamen Liste von Auslösedaten – unternehmensweite Anlässe wie Weihnachten, Ostern und Neujahr stehen neben individuellen Anlässen der einzelnen Mitarbeiter wie Geburtstagen und der Geburt eines Kindes; all dies wird an einem Ort erfasst, anstatt über das Gedächtnis verschiedener Personen und unterschiedliche Kalender-Apps verstreut zu sein.
Auf dieser Grundlage sorgen vorab festgelegte Artikel und Abläufe für jede Anlassart dafür, dass die einzige Variable zum tatsächlichen Zeitpunkt des Auslösers darin besteht, für wen das Geschenk bestimmt ist und wann es zugestellt wird – nicht, was zu tun ist. Denn genau dieser Teil kostet Zeit, wenn er jedes Mal von Neuem geklärt werden muss. Indem man vor jedem Anlass einen Bestand anlegt und bereithält, um diesen dann bei Bedarf freizugeben, sobald das jeweilige Datum im Laufe des Jahres eintritt, werden aus fünf wiederkehrenden „Feuerwehreinsätzen“ ein einziges System, das still im Hintergrund läuft – ganz gleich, welcher der fünf Termine als Nächstes ansteht.
Durchsuchen Sie die verschiedenen Anlässe
Jeder Anlass unter diesem Oberbegriff ist mit spezifischem Zeitdruck und eigenen Überlegungen verbunden, auf die in einem eigenen Beitrag näher eingegangen wird:
Corporate Gifts (ein festes Datum, das sich nie ändert), Ostergeschenke des Unternehmens (ein variables Datum, das an Priorität verliert), NeujahrsCorporate Gifts des Unternehmens (ein eigenständiger Anlass, der durch die zeitliche Nähe zu Weihnachten an Bedeutung verliert), GeburtstagsCorporate Gifts des Unternehmens (eine vereinzelte Vergabe pro Mitarbeiter ohne gemeinsamen Anlass zur Würdigung) und Babygeschenke des Unternehmens (der einzige Anlass, bei dem ein Unternehmen darauf warten muss, darüber informiert zu werden).
Wie SoMerch ins Bild passt
Dank des Kitting und der kostenlosen Lagerhaltung für bis zu sechs Monate wird jede Anlagsart – Weihnachten, Ostern, Neujahr, Geburtstage, Geburten – nur einmal produziert und dann einfach freigegeben, sobald der jeweilige Auslöser im Laufe des Jahres eintritt, anstatt jedes Mal, wenn ein Anlass ansteht, von Grund auf neu beschafft zu werden. Dies ist für die weniger offensichtlichen Anlässe wichtiger als für Weihnachten, gerade weil niemand das Fehlen eines Plans bemerkt, bis der Termin bereits nahe ist.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass ein Geburtstags- oder Babygeschenk einen weit verstreuten Empfänger genauso erreicht wie ein Weihnachtsgeschenk das gesamte Unternehmen – ein über verschiedene Standorte verteiltes Team ist eine logistische Einzelheit und kein Sonderfall, der jedes Mal manuell gelöst werden muss. Dies knüpft an das allgemeinere Problem des Employer Branding im Zusammenhang mit wiederkehrenden HR-Anlässen sowie an das umfassendere Problem der Corporate Gifts an, bei dem es darum geht, eine ausgewählte Idee in eine tatsächlich ausgelieferte Bestellung umzusetzen – beides tritt hier ebenso deutlich zutage wie bei jedem einzelnen Anlass, der an anderer Stelle behandelt wird.
Schlusswort
Weihnachten, Ostern, ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes – eigentlich ist keines davon eine Überraschung. Es fühlt sich jedoch so an, als handele es sich um fünf separate Brandschutzübungen, weil niemand bemerkt hat, dass es sich um dasselbe Problem in fünf verschiedenen Ausprägungen handelt und dass die Lösung, die bereits bei dem einen Fall funktioniert, den alle ernst nehmen, auch für die übrigen Fälle gilt.
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