Geschenke für Firmenveranstaltungen: Keine bekannte Liste, keine normale Anschrift
Ein Messestand, ein Werbegeschenk für die gesamte Belegschaft und das 10-jährige Firmenjubiläum haben auf den ersten Blick nicht viel miteinander zu tun. Doch sie haben eines gemeinsam, was sie von fast allen anderen Arten von Corporate Gifts unterscheidet, die an anderer Stelle behandelt werden: Der Auslöser ist ein externes Ereignis, nicht ein Datum im Personalverwaltungssystem, und weder die genau benötigte Menge noch der tatsächliche Lieferzeitpunkt sind so fest vorgegeben wie bei einer Kundenliste oder einer Mitarbeiterliste.
Für Ereignisse gibt es keine bekannte Liste
Sowohl Kundengeschenke als auch Mitarbeitergeschenke gehen von einer bekannten Grundlage aus – einem bestimmten Namen, einer Funktion oder einer Adresse, die bereits irgendwo in den Unterlagen vermerkt ist. Die Aufgabe besteht darin, eine gute Auswahl für eine definierte Personengruppe zu treffen, deren Identität außer Frage steht.
Geschenke für Firmenveranstaltungen basieren auf einer weitaus weniger konkreten Grundlage: einer Teilnehmerzahl, die häufig eher eine Prognose als eine bestätigte Tatsache ist. Schätzungen zur Teilnehmerzahl, erwartete Besucherzahlen, Anzahl der Anmeldungen – all diese Angaben ändern sich, manchmal erheblich, bis zum tatsächlichen Beginn der Veranstaltung. Und der Lieferort ist oft gar keine normale Lieferadresse. Ein gemieteter Veranstaltungsort, ein Messestand, ein temporärer Veranstaltungsort, der nur für wenige Tage existiert und dann wieder verschwindet – keiner dieser Orte verhält sich wie die festen Büroadressen, von denen die meisten anderen Versender von Corporate Gifts einfach ausgehen können.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Jeder einzelne Anlass, der unter diesem Hub zusammengefasst ist, stößt auf eine Variante derselben beiden grundlegenden Probleme: eine unbeständige Teilnehmerzahl, die erst kurz vor dem tatsächlichen Termin genau bekannt wird, und einen Lieferort, bei dem es sich nicht um eine feste, vorhersehbare Adresse handelt, an die bereits zuvor einmal etwas versandt wurde.
Nehmen wir einen recht typischen Fall, der sich bei mehreren dieser Anlässe wiederholt: Eine Veranstaltung wird auf der Grundlage der besten verfügbaren Informationen Monate im Voraus für geschätzte 150 Teilnehmer geplant. Je näher der Termin rückt, desto mehr steigen die Anmeldungen und das Interesse, sodass die tatsächliche Teilnehmerzahl auf fast 220 ansteigt. Die Bestellung war bereits auf die ursprüngliche, niedrigere Schätzung festgelegt worden, und nun entsteht eine Lücke zwischen dem, was geplant war, und dem, was tatsächlich benötigt wird – entdeckt zum ungünstigsten Zeitpunkt, um diese kostengünstig zu schließen.
Auch das institutionelle Gedächtnis variiert bei diesen Anlässen enorm, was bei kalendergesteuerten Geschenken nicht der Fall ist. Eine wiederkehrende Konferenzreihe wird mit jeder Ausgabe wirklich besser, da dasselbe Team sie wiederholt organisiert und aus jeder Durchführung lernt. Ein Firmenjubiläum hingegen findet so selten statt – einmal alle fünf oder zehn Jahre –, dass fast nichts vom letzten Jubiläum auf das nächste übertragen wird. Diese Bandbreite – von sehr routiniert bis hin zu fast nie praktiziert – ist einer der Gründe, warum Geschenke für Firmenveranstaltungen schwieriger zu standardisieren sind als kalendergesteuerte Geschenke oder Geschenke im Rahmen des Mitarbeiterlebenszyklus.
Warum es sich hierbei um ein Prognose- und Logistikproblem handelt und nicht um ein Planungsproblem
All dies bedeutet keineswegs, dass kein Wille vorhanden wäre, Corporate Gifts für Firmenveranstaltungen gut zu planen. Die Unternehmen, die auf diese Probleme stoßen, bemühen sich in der Regel aufrichtig, die Stückzahlen und den Liefertermin bereits weit im Voraus korrekt festzulegen.
Was dabei fehlt, ist die Betrachtung der Menge als einen Bereich, der bis zum Veranstaltungstermin aktiv verwaltet werden muss, anstatt als eine einzige Zahl, die frühzeitig einmalig festgelegt und dann unverändert beibehalten wird – unabhängig davon, wie sich die tatsächliche Situation im Vorfeld der Veranstaltung verändert. Es bedeutet auch, die Lieferung als echtes logistisches Problem am Veranstaltungsort zu betrachten – wer ist tatsächlich vor Ort, um die Geschenke entgegenzunehmen, wie sehen die zeitlichen Vorgaben am Veranstaltungsort konkret aus –, anstatt sie als gewöhnlichen Auftrag für den Versand zu behandeln, der zufällig mit einem ungewöhnlichen Bestimmungsort verbunden ist. Dies ist ein wesentlich anderes Problem als die Frage nach der „Konsistenz innerhalb einer bekannten Liste“, die bei Geschenken für Kunden und Mitarbeiter auftritt, und unterscheidet sich wiederum von der Frage „Um welchen Anlass handelt es sich?“, die bei kalendergesteuerten Festtagsgeschenken eine Rolle spielt.
So sieht ein bewährter Ansatz für das Verschenken von Geschenken bei Veranstaltungen aus
Die Lösung beginnt damit, einen Puffer und eine echte Nachbestellmöglichkeit einzuplanen, anstatt die erste Mengenschätzung als einzige Chance zu betrachten, die richtige Zahl zu ermitteln. Eine Prognose, die sich näher am tatsächlichen Termin anpassen lässt, ist weitaus wertvoller als eine etwas sicherer klingende Schätzung, die bereits Monate im Voraus feststeht.
Die frühzeitige Klärung der Empfangsdetails am Veranstaltungsort – das Lieferfenster, wer tatsächlich vor Ort ist, um eine Lieferung entgegenzunehmen, welche Anforderungen die internen Abläufe des Veranstaltungsortes stellen – ist ebenso wichtig wie der Artikel selbst, und genau diese Details werden oft übersehen, wenn sich die gesamte Planungsaufmerksamkeit auf die Auswahl des Geschenks oder Werbegeschenks konzentriert. Gerade bei den wirklich seltenen Anlässen – allen voran ein Firmenjubiläum – ist es wichtiger als bei jeder wiederkehrenden Veranstaltung, bewusst festzuhalten, was geschehen ist und was gut funktioniert hat, gerade weil es keine natürliche Wiederholung gibt, durch die sich diese Praxis im Laufe der Zeit automatisch etablieren könnte. Diese eine Gewohnheit ist mehr als alles andere das, was ein Unternehmen, das Geschenke für Firmenveranstaltungen gut handhabt, von einem Unternehmen unterscheidet, das jedes Mal, wenn ein neuer Anlass ansteht, wieder bei Null anfängt.
Durchsuchen Sie die verschiedenen Anlässe
Jeder unter diesem Themenbereich zusammengefasste Anlass weist seine eigene spezifische Ausprägung des Mengen- und Logistikproblems auf, auf die in einem eigenen Beitrag näher eingegangen wird:
Corporate Gifts für Konferenzen (ein feststehender Veranstaltungstermin, der mit einer Schätzung kollidiert, die sich erst Wochen im Voraus konkretisiert), Corporate Gifts im Büro (Menge und Einheitlichkeit in großem Maßstab, wobei niedrige Stückkosten dazu verleiten, an der Qualität zu sparen) sowie Geschenke zum Firmenjubiläum (ein seltener Meilenstein mit gemischtem Publikum, bei dem fast keine institutionellen Erfahrungen aus dem letzten Jubiläum weitergeführt werden).
Wie SoMerch ins Bild passt
Die kostenlose Lagerhaltung für bis zu sechs Monate gleicht Prognosefehler in beide Richtungen aus – bei einer Unterdeckung besteht eine echte Nachbestellmöglichkeit statt gar keiner, und bei einem Überschuss wird der Bestand einlagert und beim nächsten relevanten Anlass freigegeben, anstatt als ungenutzter Lagerüberhang zu verbleiben. Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa behandelt einen gemieteten Veranstaltungsort oder einen temporären Veranstaltungsstandort als gültigen, einzelnen Lieferort, der mit derselben Koordination wie jede feste Büroadresse abgewickelt wird, anstatt jedes Mal eine von Grund auf neu improvisierte Sonderregelung zu erfordern.
Noch am selben Tag angefertigte Mockups sowie eine schnelle Standard-Bearbeitungszeit bedeuten, dass eine späte Mengenkorrektur kurz vor dem tatsächlichen Veranstaltungstermin wirklich realistisch ist und nicht nur ein rein theoretischer Ratschlag bleibt, der unter dem Druck der Echtzeit-Situation scheitert. Dies knüpft an das weiter gefasste Problem der Corporate Gifts an, das an anderer Stelle behandelt wird, sowie ganz allgemein an das Employer Branding – dieselbe zugrunde liegende Koordinationslücke, die die Konsistenz in allen anderen Bereichen der Vergabe der Corporate Gifts beeinträchtigt und sich hier speziell als Problem der Prognose und der Veranstaltungsortlogistik zeigt, anstatt als Frage des Geschmacks oder der Einheitlichkeit.
Schlusswort
Das Verschenken von Geschenken zu Veranstaltungen ist nicht schwieriger, weil es schwieriger ist, entsprechende Ideen zu finden. Es ist schwieriger, weil die beiden Dinge, auf die sich fast jede andere Art von Corporate Gifts einfach verlassen kann – eine bekannte Empfängerliste und eine normale, feste Adresse – hier überhaupt nicht zur Verfügung stehen, und die eigentliche Lösung besteht darin, direkt einen Prozess für diese Ungewissheit zu entwickeln, anstatt so zu planen, als gäbe es sie nicht.
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