Corporate Gifts für Konferenzen: Die Menge ist eine Schätzung, keine Teilnehmerzahl
Bei den meisten Geschenkbestellungen wird anhand einer bekannten Liste bestellt – fünfzig Mitarbeiter, zwanzig Kunden, eine Teilnehmerzahl, die bereits vor der Bestellung feststeht. Bei Werbegeschenken für eine Konferenz ist das anders. Hier wird für Personen bestellt, die noch nicht anwesend sind; die Lieferung erfolgt an einen Veranstaltungsort statt an ein Büro, und zwar zu einem einzigen festen Termin, ohne dass die Möglichkeit besteht, eine Nachbestellung aufzugeben, sobald die Türen geöffnet sind und der Stand in Betrieb ist.
Bei der Zahl handelt es sich um eine Prognose, nicht um eine Mitarbeiterzahl
Bei einer üblichen Geschenkrunde gibt es eine Liste, und die Menge ergibt sich einfach aus der Anzahl der auf dieser Liste aufgeführten Artikel. Bei einer Konferenzbestellung liegt stattdessen eine Schätzung der Besucherzahlen vor – eine Prognose, die sich aus den Anmeldezahlen, den Besucherzahlen vergangener Veranstaltungen und einer gehörigen Portion Spekulation zusammensetzt, und diese Schätzung ist selten exakt. Sie ist zudem in der Regel optimistisch, da niemand, der die Menge für einen Messestand festlegt, dafür verantwortlich sein möchte, dass die Werbegeschenke ausgehen.
Bestellt man zu viele Corporate Gifts für Konferenzen, wird der Überschuss zu Lagerüberhang ohne offensichtliche weitere Verwendungsmöglichkeit. Bestellt man zu wenig, gehen die Corporate Gifts mitten in der Veranstaltung aus – und zwar vor den Augen genau jenes Publikums, das mit den Corporate Gifts eigentlich erreicht werden sollte. Dies ist ein schlimmeres Ergebnis als gar keine Corporate Gifts zu haben, da es in diesem Moment sichtbar wird, anstatt stillschweigend hingenommen zu werden.
Wo es tatsächlich nicht mehr funktioniert
Der Versand muss an einen Veranstaltungsort und nicht an ein Büro erfolgen – der Transport zu einer Konferenzhalle, die Abstimmung mit dem Zeitplan für den Standaufbau sowie ein Lieferzeitfenster, das vor der Eröffnung am ersten Tag liegen muss, und nicht nur vor einer allgemeinen Frist irgendwann in dieser Woche. Das ist ein ganz anderes logistisches Problem als der Versand an eine bekannte Adresse, an der eine Rezeptionistin täglich Pakete entgegennimmt.
Es gibt auch keine Nachholmöglichkeit, falls etwas schiefgeht. Ein verspätetes Bürogeschenk ist immer noch ein Geschenk, nur ein paar Tage später als geplant – leicht ärgerlich, selten kostspielig. Corporate Gifts für Konferenzen, die die Veranstaltung gänzlich verpassen, haben den einzigen Anlass verpasst, für den sie bestimmt waren. Es gibt keine Möglichkeit, zu sagen: „Wir bringen es ihnen nächste Woche“, sobald die Konferenz beendet ist, und der Versand der übrig gebliebenen Bestände an das Büro im Nachhinein gleicht den Wert der verpassten Gespräche am Stand nicht aus.
Die Entscheidung über die Menge selbst wird in der Regel Monate vor der Veranstaltung getroffen, basierend auf prognostizierten Besucherzahlen, die sich mit dem Näherrücken des Termins und der Festlegung der Anmeldezahlen ständig verschieben. Nehmen wir einen recht typischen Fall: Eine Standbestellung, deren Umfang sich an den frühen Anmeldeschätzungen für eine dreitägige Konferenz orientiert. Die endgültige Besucherzahl liegt deutlich über der ursprünglichen Prognose, sobald die Nachmeldungen berücksichtigt werden. Am zweiten Tag sind die Bestände am Stand bereits aufgebraucht, und am dritten Tag – oft der Tag mit den wichtigsten Kaufgesprächen – gibt es nichts mehr, was man den Besuchern anbieten könnte.
Warum es sich hierbei um ein Problem der Prognose und Logistik handelt und nicht um ein Problem der Ideen
Die Auswahl eines Werbegeschenks, das zur Marke und zur Zielgruppe passt, ist selten der schwierigste Teil bei der Planung von Corporate Gifts für Konferenzen. Die meisten Marketingteams finden ohne große Schwierigkeiten ein passendes Konzept.
Wirklich schwierig ist es hingegen, die Bestellmenge korrekt abzuschätzen – zumal die genaue Teilnehmerzahl erst kurz vor dem Veranstaltungstermin feststeht – und die Bestellung an einen Veranstaltungsort statt an eine normale, vorhersehbare Adresse zu liefern. Bei allen anderen in dieser Reihe behandelten Anlässen für Werbegeschenke gibt es irgendwo im Prozess einen gewissen Spielraum. Bei einem Konferenztermin und einem Lieferzeitfenster für den Veranstaltungsort ist dies in der Regel nicht der Fall – die Veranstaltung findet statt, wann sie stattfindet, an dem Ort, an dem sie stattfindet, unabhängig davon, ob die Bestellmenge korrekt bemessen wurde.
Was senkt das Risiko tatsächlich?
Die Lösung besteht nicht darin, Wochen im Voraus noch intensiver über die endgültige Zahl zu spekulieren. Vielmehr geht es darum, ein Verfahren zu etablieren, mit dem die Menge angepasst werden kann, sobald sich die Anmeldedaten kurz vor dem eigentlichen Termin konkretisieren – anstatt sich Monate im Voraus auf eine Schätzung festzulegen und zu hoffen, dass diese zutrifft.
Die Klärung der Lieferdetails für den Veranstaltungsort – Zeitplan, Ablauf der Warenannahme vor Ort, wer tatsächlich vor Ort ist, um die Lieferung entgegenzunehmen – lange vor der Veranstaltung ist ebenso wichtig wie der Artikel selbst, und genau dieses Detail wird oft übersehen, wenn sich die gesamte Planungsaufmerksamkeit auf die Auswahl des Werbegeschenks konzentriert. Ebenso wichtig ist es, einen Puffer einzukalkulieren, der schnell produziert werden kann, falls die erste Schätzung zu niedrig ausfällt: Die Erstbestellung als einzige Chance zu betrachten, verwandelt eine vernünftige Prognose in einen herben Misserfolg, sobald die tatsächlichen Besucherzahlen diese übertreffen.
All dies gilt nicht nur für eine bestimmte Branche oder Veranstaltungsgröße. Ein kleines regionales Treffen und eine große internationale Messe folgen beide demselben Grundmuster – einem festen Termin, einem Veranstaltungsort, der keine normale Adresse für den Versand ist, und einer Teilnehmerzahl, die erst wenige Wochen vor der Veranstaltung selbst genau bekannt wird, unabhängig davon, wie weit im Voraus der Stand tatsächlich gebucht wurde.
Wie SoMerch ins Bild passt
Eine Standardproduktionszeit von etwa acht Werktagen – wobei für ausgewählte Artikel ein 48-Stunden-Expressservice zur Verfügung steht – bedeutet, dass eine Mengenanpassung kurz vor dem Veranstaltungstermin nicht nur theoretisch, sondern auch realistisch möglich ist: Ein Messestand, dem mitten in einer mehrtägigen Veranstaltung der Vorrat ausgeht, hat eine echte Alternative – und muss nicht nur eine Lehre für das nächste Mal daraus ziehen. Kostenlose Lagerhaltung für bis zu sechs Monate bedeutet, dass Überschüsse aus einer Konferenzbestellung nicht als ungenutzter Bestand verfallen; nicht abgeholte Werbegeschenke für den Messestand werden stattdessen aufbewahrt und bei der nächsten passenden Veranstaltung eingesetzt.
Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa sowie die Inhouse-Produktion bedeuten, dass die Lieferung zum Veranstaltungsort als eine einzige koordinierte Sendung zu einem bestätigten Zeitpunkt erfolgt und nicht als speziell für diese eine Veranstaltung improvisierte Frachtlösung. Dies knüpft an das allgemeinere Muster bei Geschenken für Firmenveranstaltungen an – keine bekannte Empfängerliste, keine feste Adresse – sowie an das Thema Corporate Gifts im weiteren Sinne: Konferenzgeschenke sind jene Variante, bei der nicht die Empfängerliste oder der Artikel selbst die Herausforderung darstellt, sondern das Zusammentreffen eines festen Termins mit einer unbestimmten Anzahl von Empfängern.
Schlusswort
Corporate Gifts für Konferenzen sind keine Großbestellung mit einer festen Lieferfrist. Es handelt sich vielmehr um eine Prognose und eine Lieferung vor Ort, die beide an einen Termin gebunden sind, der sich nicht verschieben lässt, ganz gleich, wie die Zahlen ausfallen – und die Lösung besteht in einem Verfahren, bei dem die Menge flexibel angepasst werden kann, ohne dass dabei der Termin selbst angepasst werden muss.
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