Cadeaux d'anniversaire d'entreprise : un filet continu, pas un lot

Cadeaux d'anniversaire d'entreprise : au compte-gouttes, pas en masse

Noel a lieu une fois par an, pour tout le monde, le meme jour. Il est pratiquement impossible de l'oublier completement, car toute l'entreprise celebre cette date ensemble et, meme si ce n'est pas toujours parfait, on organise generalement quelque chose autour de cet evenement. Les cadeaux d'anniversaire d'entreprise ne beneficient pas de cet avantage. Ils ont lieu sans cesse : un ou deux par mois, disperses tout au long de l'annee, sans jamais coincider avec une date a laquelle tout le monde est deja attentif. C'est cette difference de nature, plus que les anniversaires eux-memes, qui fait qu'il est si facile de mal les gerer.

Au compte-gouttes, et non en une seule fois

Noel, Paques et le Nouvel An surviennent tous en meme temps pour l'ensemble de l'entreprise, une fois par an, ce qui impose a tout le monde, qu'on le veuille ou non, un moment de planification dans son agenda. Quelqu'un doit finir par decider de la nature du cadeau, car la date approche simultanement pour toute l'entreprise et il est impossible de laisser passer cet evenement discreetement, sans que personne ne s'en apercoive.

Les cadeaux d'anniversaire d'entreprise fonctionnent selon un rythme totalement different. Chacun d'entre eux constitue un evenement ponctuel, lie a un seul salarie, reparti sur les douze mois de l'annee plutot que concentre sur une date commune. Dans toute entreprise comptant un effectif significatif, cela signifie qu'un anniversaire survient a peu pres toutes les semaines ou toutes les deux semaines, indefiniment, tout au long de l'annee - sans "periode de planification" naturelle, contrairement a ce que represente le mois de decembre pour les fetes de fin d'annee. Il n'y a pas de mois ou tout le monde se souvient collectivement que les anniversaires approchent, car les anniversaires sont toujours deja la, discreetement, pour quelqu'un.

C'est la que ca ne tient pas la route

Personne ne tient un calendrier des anniversaires avec le meme serieux que celui avec lequel on gere "la commande de decembre". Il n'y a pas d'echeance precise qui impose cette question a l'attention de quiconque, comme le ferait une date de fete fixe - juste une obligation diffuse et peu contraignante, qu'il est facile de releguer au second plan au profit de tout ce qui comporte une veritable echeance cette semaine-la.

En l'absence d'un calendrier partage et regulierement mis a jour, le suivi des anniversaires a tendance a reposer sur la memoire d'une seule personne ou sur un tableur que seule cette personne consulte. Des lacunes apparaissent des que cette personne est en arret maladie, veritablement occupee par autre chose ou a simplement ete mutee dans une autre equipe - et il existe rarement un systeme de secours permettant de reperer ces oublis avant que la date ne soit deja passee.

Ce qui est peut-etre encore plus insidieux : personne ne prend jamais le temps de se pencher sur "le cadeau d'anniversaire" en tant que decision a part entiere, comme le ferait une reunion de planification qui examine et actualise chaque automne le choix des cadeaux de Noel. Comme il n'existe pas de moment equivalent pour les anniversaires, le meme cadeau peut finir par etre commande a l'identique pendant des annees sans que personne n'ait consciemment decide qu'il devait rester le meme - le sujet n'a tout simplement jamais ete aborde.

Prenons un cas assez courant : un employe recoit exactement le meme cadeau d'anniversaire de l'entreprise pendant quatre annees consecutives. Personne n'en a deliberement decide ainsi. Personne ne s'est dit : "C'est toujours le bon choix." Cela s'est produit parce que le calendrier des anniversaires fonctionnait discreetement en pilote automatique, et le pilote automatique, par definition, ne se demande jamais si le parametre actuel a toujours du sens.

Pourquoi il s'agit d'un probleme de visibilite et non d'un probleme de planification

Toutes les autres situations abordees ailleurs dans cette serie comportent un element declencheur qui met une decision en evidence : une echeance fixe, un evenement precis, une reunion de planification qui a lieu, que l'on en ait envie ou non.

Les cadeaux d'anniversaire d'entreprise ne connaissent jamais ce genre de moment, car le declencheur est toujours legerement different et toujours lie a une seule et meme personne ; il n'est jamais synchronise avec un evenement a l'echelle de l'entreprise qui inciterait naturellement a faire le point. C'est cette absence de moment partage qui constitue le veritable fosse ici - et non un manque de volonte de bien organiser les anniversaires, ni un manque d'attention envers les personnes qui en beneficient. Il n'y a tout simplement pas de point de repere integre, comme c'est le cas pour toutes les occasions qui tombent a une date precise du calendrier pour tout le monde en meme temps.

Qu'est-ce qui permet reellement de remedier a ce probleme ?

La solution consiste tout d'abord a considerer le calendrier des anniversaires comme un systeme permanent, plutot que comme une liste geree manuellement, qui n'existe que dans la tete d'une seule personne ou dans son tableur, et qui risque donc de ne plus etre disponible si cette personne se trouve indisponible au mauvais moment.

Integrer un examen periodique du choix du cadeau lui-meme - non pas a chaque anniversaire, mais selon un calendrier fixe, une ou deux fois par an, quel que soit l'anniversaire a venir - permet de reperer les idees depassees meme en l'absence d'un declencheur naturel suscitant la question. Et dissocier la question "qui a son anniversaire ce mois-ci" de celle de "qui s'en souvient par hasard" revet ici plus d'importance que pour presque toutes les autres occasions de cette serie : un controle systematique est toujours plus fiable que la memoire d'un individu, et l'ecart entre les deux ne fait que se creuser a mesure que les effectifs augmentent et que le flux des anniversaires se regularise.

Rien de tout cela n'a besoin d'etre complique pour fonctionner. Il suffit simplement que cela fonctionne independamment de l'attention d'une seule personne, car le probleme fondamental des cadeaux d'anniversaire en entreprise est qu'ils n'ont jamais ete concus pour dependre du fait que quelqu'un y prete attention.

Comment SoMerch s'integre

Le stockage gratuit pendant six mois maximum permet de produire un article d'anniversaire en une seule fois et de le distribuer de maniere reguliere a mesure que chaque date d'anniversaire survient tout au long de l'annee, plutot que de devoir passer une nouvelle commande a chaque fois qu'un anniversaire arrive. La preparation des kits garantit que l'article est pret avant l'arrivee de chaque anniversaire, quelle que soit l'imprevisibilite de l'echelonnement des dates reelles sur une annee complete.

L'expedition vers plusieurs adresses a travers l'Europe permet de gerer les anniversaires d'une equipe dispersee exactement de la meme maniere, quel que soit le lieu de travail de chaque personne : un anniversaire dans un autre pays ne constitue pas un cas particulier necessitant une organisation distincte. Cela s'inscrit dans le cadre plus large des cadeaux d'entreprise pour les fetes, aborde ailleurs : une date previsible qui necessite un article pret a l'emploi et un plan de livraison prepare a l'avance. Les anniversaires correspondent a ce modele a tous egards, sauf un : c'est la seule occasion de cette categorie qui ne dispose pas d'une date commune dans le calendrier pour mettre la question en evidence, ce qui explique precisement pourquoi ils necessitent un systeme capable de s'en souvenir a la place d'une personne.

Cloture

On se souvient de Noel parce que toute l'entreprise celebre cette date ensemble, que cela ait ete prevu a l'avance ou non. En revanche, on ne se souvient d'un anniversaire de maniere fiable que si l'on s'appuie sur autre chose que la memoire seule - car pour une personne donnee, la date qui compte vraiment est loin d'etre une priorite dans l'agenda des autres, et elle ne le deviendra jamais d'elle-meme.