Weihnachtsgeschenke für Unternehmen: Der einzige Termin, der sich niemals verschiebt

Weihnachtsgeschenke fur Unternehmen: Der einzige Termin, der sich niemals verschiebt

Bei den meisten Firmengeschenken gibt es einen gewissen zeitlichen Spielraum. Ein Onboarding-Kit kann einige Tage nach dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters eintreffen, ohne dass es jemand bemerkt. Ein Geschenk zum Dienstjubilaum kann sich um eine Woche verzogern, ohne dass dies Folgen hat. Corporate Gifts genießen diesen Spielraum nicht. Sie mussen eintreffen, bevor die Mitarbeiter in den Urlaub gehen - in jedem Buro, fur jeden Empfanger auf der Liste und ungefahr zur gleichen Zeit - und der 25. Dezember ist ein Datum, uber das niemand verhandeln kann.

Dieser feste Termin verandert den gesamten Charakter des Projekts. Es handelt sich nicht um ein Problem der Geschenkideen. Es ist ein Terminplanungsproblem, das sich als Geschenkidee tarnt.

Das Problem liegt ausschließlich in der Frist

Nahezu jede andere Art von Firmengeschenken bietet eine gewisse Flexibilitat. Niemand uberpruft, ob ein Onboarding-Kit genau am ersten Tag versandt wurde. Ein Geburtstagsgeschenk, das eine Woche zu spat eintrifft, ist immer noch ein Geburtstagsgeschenk. Bei Weihnachten funktioniert das nicht so. Der ganze Sinn des Geschenks geht verloren, wenn es erst im Januar eintrifft.

Dadurch werden Corporate Gifts zu einem unternehmensweiten Ereignis mit festem Termin, bei dem es keinerlei Spielraum gibt, um eine ruhige Woche auszugleichen, in der die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit Geschenken - etwas aussuchen, bestellen, versenden - etwas Spielraum erhalten. Bei jeder anderen Bestellung im Jahr kann man flexibel reagieren, wenn ein Lieferant einen Tag im Verzug ist. Bei dieser Bestellung ist das nicht moglich, da der Kalender nie Teil der Verhandlungen war.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

Das Geschenk wird in der Regel im November ausgewahlt, was sich angenehm fruh anfuhlt. Das ist es jedoch selten. Die Produktion braucht Zeit. Die Personalisierung braucht Zeit. Die Qualitatsprufung einer Charge vor dem Versand braucht Zeit. Wenn all dies berucksichtigt wird, ist ein Zeitpuffer von sechs Wochen, der Anfang November noch großzugig erschien, in der Regel deutlich geschrumpft, bis die Bestellung tatsachlich aufgegeben wird.

Kommt dann noch eine Kundenliste oder ein uber mehrere Lander verteiltes Team hinzu, wird aus einer einzigen Frist mehrere Fristen - der letzte Tag fur den Versand einer Lieferung nach Deutschland bis zum 20. Dezember ist nicht derselbe wie der letzte Tag fur den Versand einer Lieferung an einen Lieferanten in Spanien, und beide mussen geklart werden, bevor das Geschenk selbst uberhaupt fertiggestellt ist, nicht erst danach.

Nehmen wir einen recht gewohnlichen Fall: eine Kundenliste mit funfzig Empfangern, verteilt auf vier Lander. Das Geschenk wird in der zweiten Novemberwoche ausgewahlt - auf dem Papier durchaus sinnvoll. Doch die Freigaben fur das Design dauern langer als erwartet, die Produktion beginnt spater als geplant, und bis die Bestellung versandfertig ist, kann die Halfte der Empfanger noch rechtzeitig erreicht werden, die andere Halfte hingegen nicht. Einige Kunden erhalten ihr Geschenk noch vor den Feiertagen. Der Rest erhalt es in der ersten Januarwoche, nachdem der Anlass, den es eigentlich markieren sollte, bereits vorbei ist.

Warum es sich hierbei um ein Planungsproblem handelt und nicht um ein Problem bei der Geschenkauswahl

Eigentlich hat niemand Schwierigkeiten, sich gute Corporate Gifts fur die Mitarbeiter auszudenken. Tassen, Geschenkkorbe, Notizbucher, etwas, das zur Jahreszeit passt und ein wenig Warme ausstrahlt - die Ideen sind nicht schwer zu finden, und sie waren nie der Engpass.

Was jedoch Probleme bereitet, ist der Ablauf hinter der Idee: Beschaffung, Personalisierung, Qualitatsprufung und Versand an moglicherweise Dutzende von Adressen - all dies muss in einem Zeitfenster erledigt werden, das vor einem festgelegten Termin abgeschlossen sein muss, anstatt dann, wenn es gerade fertig ist. Jede andere Art von Bestellung im Unternehmenskalender lasst sich flexibel an eine ruhigere Woche irgendwo im Prozess anpassen. Bei der Weihnachtsgeschenkaktion ist dies nicht moglich, da die wichtigste Variable - das Datum - niemals verschoben werden konnte.

Was die Frist uberschaubar macht

Die Losung besteht nicht darin, einfach "fruher anzufangen" - als vage Gewohnheit. Ein fruherer Beginn hilft nur, wenn die zusatzliche Zeit fur das Richtige genutzt wird - namlich konkret zu wissen, wie viel Vorlaufzeit Produktion und der Versand an mehrere Adressen tatsachlich benotigen, und vom festen Termin aus ruckwarts zu planen, anstatt von dem Zeitpunkt aus vorwarts zu arbeiten, an dem die Idee ausgewahlt wurde.

Ein einziger Produktionsdurchlauf anstelle mehrerer gestaffelter Durchlaufe, die nach und nach in Auftrag gegeben werden, sobald Freigaben eintreffen, bedeutet, dass es einen einzigen Zeitpunkt gibt, an dem die Qualitat gepruft wird, bevor der Versand erfolgt - anstatt im Nachhinein festzustellen, dass eine Charge geringfugig von einer anderen abweicht. Und ein Geschenk, das bereits vor Dezember produziert und bereitgehalten wird, anstatt erst dann beschafft zu werden, wenn der saisonale Druck bereits eingesetzt hat, beseitigt den Termin als Risikofaktor fast vollstandig.

Ruckwarts zu planen bedeutet auch, das Versandfenster als Teil der Frist zu betrachten und nicht als etwas, das erst nach Abschluss der Produktion festgelegt wird. Ein am 15. erteiltes Design lasst einem Empfanger in zwei Landern Entfernung nicht denselben Zeitpuffer wie jemandem im selben Gebaude - und genau diese Lucke ist die Art von Detail, die erst sichtbar wird, wenn es bereits zu spat ist, um sie kostengunstig zu beheben.

Wie SoMerch ins Bild passt

Die Produktion erfolgt im eigenen Haus, sodass die tatsachliche Bearbeitungszeit ein bekannter Wert ist und keine Schatzung, die von dem jeweiligen Lieferanten weitergegeben wird, an den ein Subunternehmer den Auftrag in diesem Monat zufallig weitergeleitet hat. Diese Vorhersehbarkeit ist hier wichtiger als bei fast jedem anderen Auftrag im Jahr, da es auf der anderen Seite keine Flexibilitat gibt, um unerwartete Ereignisse aufzufangen.

Beim Versand an mehrere Adressen in ganz Europa werden eine Kundenliste oder ein verteiltes Team als ein einziger Auftrag behandelt, sodass fur ein Dutzend unterschiedlicher letzter Versandtermine in verschiedenen Landern nicht fur jeden einzeln ein eigener Plan von Hand ausgearbeitet werden muss. Und dank der kostenlosen Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate kann das Geschenk bereits weit vor Dezember produziert und einfach an dem Tag freigegeben werden, an dem es benotigt wird - anstatt in den ersten beiden Wochen des Monats in aller Eile durch die Produktion gejagt zu werden, weil der Druck erst dann endlich sichtbar wurde.

Dies ist dieselbe Koordinationslucke, die sich im Bereich der Corporate Gifts im weiteren Sinne zeigt, und dasselbe Muster, das bei Weihnachtsgeschenken fur Unternehmen als Kategorie umfassend zum Tragen kommt - ein festes Datum, ein sich verschiedendes Datum oder ein personlicher Meilenstein, alles im Voraus bekannt und alles auf dieselbe Weise losbar. Ein Weihnachtsgeschenk ist ein physischer Kontaktpunkt wie jeder andere auch. Der Unterschied besteht darin, dass dieses Geschenk an einen Termin gebunden ist, der sich niemals verschieben wurde, was bedeutet, dass die dahinterstehende Koordination von Anfang an stimmen muss und nicht spontan angepasst werden kann.

Schlusswort

Bei jedem anderen Geschenk im Unternehmenskalender gibt es einen gewissen Spielraum im Zeitplan. Bei Corporate Gifts ist dies nicht der Fall. Die Losung besteht nicht darin, aus Gewohnheit fruher anzufangen - viele Weihnachtsgeschenkaktionen beginnen bereits im November und enden dennoch erst im Januar. Vielmehr geht es darum, den Prozess ruckwarts von jenem einen Termin aus zu planen, der von vornherein nicht verhandelbar war, sodass das Geschenk bereits vor Ablauf der Frist bereitsteht, anstatt in letzter Minute gegen die Zeit anzukampfen.