Ostergeschenke für Unternehmen: Der Tag, den niemand in den Kalender einträgt

Ostergeschenke fur Unternehmen: Der Tag, den niemand in den Kalender eintragt

Weihnachten hat einen festen Termin, und mittlerweile haben die meisten Unternehmen bereits einen entsprechenden Ablauf dafur etabliert - wenn auch vielleicht keinen perfekten. Corporate Gifts genießen diesen Vorteil nicht. Das Datum verschiebt sich jedes Jahr, der Anlass ist weniger bedeutend, und aufgrund dieser beiden Faktoren findet er selten einen eigenen Eintrag im Planungskalender der Verantwortlichen. Genau aus diesem Grund wird diese Runde haufiger stillschweigend ubersehen als dies beim großerem Feiertag jemals der Fall ist.

Das Risiko liegt nicht in der Frist, sondern darin, dass die Aufgabe an Prioritat verliert

Weihnachten ist ein unverzichtbares Ereignis. Es findet jedes Jahr zum gleichen Zeitpunkt statt, jeder weiß bereits Monate im Voraus, dass es bevorsteht, und die meisten Unternehmen haben zumindest einige - wenn auch nur grobe - Ablaufe dafur eingerichtet. Ostern stellt hingegen ein ganz anderes Problem dar. Es fallt jedes Fruhjahr auf ein anderes Wochenende, und da es sich um ein kleineres, weniger bedeutendes Ereignis handelt als die Geschenkrunde im Dezember, wird es bei der Planung selten mit derselben Ernsthaftigkeit behandelt.

Das Ergebnis ist keine drangende Frist - es handelt sich um ein Ereignis, an das man sich erst einige Wochen im Voraus erinnert, anstatt es Monate im Voraus zu planen, einfach weil niemand einen festen Prozess fur etwas eingerichtet hat, das nicht an einem festen Datum stattfindet. Ein unregelmaßiges Ereignis ohne Verantwortlichen und ohne wiederholbaren Prozess lasst sich viel leichter ubersehen als ein feststehendes, das bereits bei allen auf dem Schirm ist.

Dies wird noch schwieriger, sobald das Team nicht mehr vollstandig in einem Buro untergebracht ist. Ein Unternehmen mit Mitarbeitern, die uber mehrere Lander verteilt sind, oder mit einer Mischung aus Buromitarbeitern und Remote-Hiring-Mitarbeitern, muss nicht nur daran denken, dass Ostern bevorsteht - es muss auch sicherstellen, dass alle ungefahr zur gleichen Zeit erreicht werden, was zusatzlich zum Problem der Erinnerung eine Koordinationsaufgabe darstellt. Ein Team an einem Standort, das Ostern erst drei Wochen vorher bemerkt, kann dies in der Regel noch mit einer einzigen lokalen Bestellung nachholen. Ein verteiltes Team muss feststellen, dass sich dieselbe Verspatung auf mehrere Wege des Versands gleichzeitig auswirkt, nicht nur auf einen.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

In der Regel fallt es erst etwa einen Monat vorher jemandem ein, dass die Corporate Gifts des Unternehmens anstehen - wenn das wechselnde Datum schließlich in einer Planungssitzung oder durch eine Kalendererinnerung ins Blickfeld ruckt. Zu diesem Zeitpunkt ist der Zeitrahmen, der im Januar noch komfortabel gewesen ware, bereits erheblich geschrumpft.

Da das Geschenk selbst in der Regel kleiner und leichter ist als ein Weihnachtsgeschenk, wird die gesamte Beschaffung eher mit der Dringlichkeit einer nachtraglichen Idee als im Rahmen eines geplanten Prozesses abgewickelt - ein hektisches Unterfangen, das auf wenige Wochen komprimiert ist, anstatt einer Entscheidung, die mit ausreichender Lieferzeit getroffen wurde. Nehmen wir einen recht typischen Fall: Ein Team, das im vergangenen Dezember ein wirklich solides Weihnachtsgeschenkprogramm durchgefuhrt hat, verfugt uber keinen vergleichbaren Plan fur Ostern. Jemand spricht das Thema drei Wochen vor dem Termin in einer Besprechung an, und was folgt, ist eine ubersturzte Bestellung statt des gleichen durchdachten Prozesses, der die Dezember-Runde zum Erfolg gefuhrt hat.

An dieser Stelle ist auch eine Abgrenzung angebracht. Ostergeschenke fur Unternehmen werden im allgemeinen Sprachgebrauch oft mit Schokolade oder Sußwaren gleichgesetzt, und das ist nicht die Lucke, die in diesem Artikel behandelt wird - es ist nicht der Bereich, den SoMerch abdeckt. Die eigentliche Lucke betrifft fruhlingsgeeignete, firmenlogo-tragende Artikel, die mit derselben Koordination und demselben Qualitatsprozess wie jede andere saisonale Geschenkrunde abgewickelt werden; es geht nicht um essbare Geschenke.

Warum dies eine Prozesslucke und keine kleinere Version des "Weihnachtsproblems" ist

Das Weihnachtsproblem ist eine bekannt rechtzeitige Frist, die dennoch aufgrund von verspateten Freigaben und mehrlandischen Versandfristen unter Druck gerat. Das Osterproblem ist grundlegend anders: Es ist ein Ereignis, fur das von vornherein kein Prozess etabliert wurde, sodass jedes Jahr wieder bei Null angefangen wird, anstatt auf eine wiederholbare Vorlage zuruckzugreifen.

Die Tatsache, dass Ostern ein kleineres, weniger dringendes Ereignis als Weihnachten ist, bedeutet nicht, dass Corporate Gifts jedes Fruhjahr von Grund auf neu erfunden werden mussen. Im Gegenteil, ein weniger dringendes Ereignis lasst sich leichter in eine wirklich einfache, wiederholbare Routine uberfuhren; wenn dies noch nicht der Fall ist, dann nur, weil niemand ihm die gleiche Aufmerksamkeit in der Planung geschenkt hat.

Was das Problem tatsachlich lost

Die Losung besteht nicht darin, sich durch gute Vorsatze fruher zu erinnern - das ist dieselbe Gewohnheit, die jedes Jahr versagt, wenn das Datum um ein oder zwei Wochen von dem abweicht, was man erwartet hatte. Es geht darum, jedes saisonale Ereignis im Kalender, nicht nur das, das jeder ohnehin ernst nimmt, als Teil eines dauerhaften Plans zu betrachten, und nicht als etwas, das man bemerken und auf das man reagieren muss.

Einmal festzulegen, was das Oster-Event und der Prozess ist, und es dann jedes Jahr zu wiederholen, wobei nur das Datum selbst geandert wird, nimmt den großten Teil der Arbeit ab. Noch vor der Saison zu produzieren und auf Lager zu legen, anstatt in letzter Minute zu beschaffen, sobald das Datum endlich bestatigt und bemerkt wurde, ist der Unterschied zwischen einem wiederkehrenden Chaos und einer Nichtigkeit.

Dasselbe gilt fur die Empfangerliste. Sobald das Geschenk und der Prozess festgelegt sind, ist die Ausweitung der Verteilung auf alle Buros und Remote-Mitarbeiter lediglich eine Frage des Versands, nicht der Planung jedes Jahr aufs Neue: Die Liste der Empfanger kann wachsen oder sich andern, ohne dass die gesamte Geschenkaktion jedes Fruhjahr neu durchdacht werden muss.

Wie SoMerch ins Bild passt

Dank kostenloser Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate kann ein Fruhlingsartikel weit vor Ostern produziert und einfach freigegeben werden, sobald das Datum des jeweiligen Jahres bestatigt ist, anstatt einem sich andernden Termin hinterherzulaufen, der erst wenige Wochen vor dem Ereignis klar wird. Dank Inhouse-Produktion mit gestaffelter Qualitatssicherung und Fotofreigabe erhalt selbst eine kleinere, weniger wichtige Bestellung dieselbe Qualitatskontrolle wie jeder andere Auftrag: Die geringere wahrgenommene Bedeutung dieser Bestellung fuhrt nicht zu einer gehetzten oder ungepruften Charge.

Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa stellt sicher, dass ein verteiltes Team oder eine Kundenliste das Geschenk dennoch als eine einzige, koordinierte Sendung erhalt, unabhangig davon, an welchem Wochenende Ostern in diesem Jahr stattfindet. Dies ist dieselbe Koordinationslucke, die sich im weiteren Sinne bei Corporate Gifts zeigt, und dieselbe Losung, die auch fur die Weihnachtsrunde funktioniert: Ein wiederholbarer Prozess ist besser als auf den Kalender zu reagieren, unabhangig davon, ob sich das betreffende Datum andert oder nicht. Es ist auch dasselbe Muster, das auf alle wiederkehrenden Anlasse im Bereich der Feiertagsgeschenke in Unternehmen zutrifft, unabhangig davon, ob es sich um ein festes Datum im Dezember oder einen personlichen Meilenstein wie einen Geburtstag handelt.

Schlusswort

Ostern wird nicht wie Weihnachten behandelt, und genau darin liegt das Risiko, das es hervorzuheben gilt: nicht eine feste, nahende Frist, sondern ein Ereignis, fur das niemand etwas eingerichtet hat, weil es nie einen eigenen Prozess gab. Die Losung ist dieselbe wie fur alle anderen Geschenkanlasse im Kalender: Entscheiden Sie einmal, wiederholen Sie es jedes Jahr, und horen Sie auf, jeden Fruhling bei Null anzufangen.