Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter: Eher nach und nach als in großen Mengen

Geburtstagsgeschenke fur Mitarbeiter: Eher nach und nach als in großen Mengen

Weihnachten findet einmal im Jahr statt, fur alle am selben Tag. Es ist nahezu unmoglich, diesen Tag vollig zu vergessen, da das gesamte Unternehmen gemeinsam diesen Termin begeht und in der Regel etwas - wenn auch nicht immer perfekt - rund um diesen Tag organisiert wird. Corporate Gifts haben diesen Vorteil nicht. Sie finden standig statt - ein oder zwei pro Monat, uber den Kalender verstreut, und fallen nie auf einen Tag, dem bereits jemand anderes besondere Aufmerksamkeit schenkt. Dieser Unterschied in der Art und Weise, mehr noch als irgendetwas an den Geburtstagen selbst, ist der Grund, warum es so leicht ist, sie falsch zu handhaben.

Ein Rinnsal, keine Charge

Weihnachten, Ostern und Neujahr fallen einmal im Jahr fur das gesamte Unternehmen gleichzeitig an, was jedem - ob er will oder nicht - einen einzigen Planungstermin im Kalender aufzwingt. Irgendjemand muss schließlich entscheiden, was das Geschenk sein soll, denn der Termin ruckt fur das gesamte Unternehmen gleichzeitig naher, und es gibt keine Moglichkeit, ihn still und unbemerkt verstreichen zu lassen.

Geburtstagsgeschenke im Unternehmen folgen einem vollig anderen Rhythmus. Jedes einzelne ist ein eigenstandiger Anlass, der an einen bestimmten Mitarbeiter gebunden ist und sich uber alle zwolf Monate verteilt, anstatt sich auf ein gemeinsames Datum zu konzentrieren. In jedem Unternehmen mit einer nennenswerten Mitarbeiterzahl bedeutet dies, dass etwa alle ein bis zwei Wochen ein Geburtstag ansteht, und zwar auf unbestimmte Zeit, das ganze Jahr uber - ohne eine naturliche "Planungssaison", wie sie der Dezember fur die Weihnachtszeit darstellt. Es gibt keinen Monat, in dem sich alle gemeinsam daran erinnern, dass Geburtstage anstehen, denn Geburtstage sind immer schon da, still und leise, fur jemanden.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

Niemand fuhrt einen Geburtstagskalender mit derselben bewussten Sorgfalt, wie man "die Dezember-Bestellung" im Blick behalt. Es gibt keinen festen Stichtag, der diese Angelegenheit so in den Fokus ruckt wie ein festes Feiertagsdatum - lediglich eine sich fortlaufende, eher nebensachliche Verpflichtung, die leicht zugunsten anderer Aufgaben mit tatsachlichen Fristen in dieser Woche zuruckgestellt wird.

Ohne einen gemeinsamen, regelmaßig gepflegten Kalender bleibt die Verfolgung von Geburtstagen meist dem personlichen Gedachtnis einer einzelnen Person oder einer Tabelle uberlassen, die nur diese Person uberpruft. Lucken entstehen in dem Moment, in dem diese Person krank ist, wirklich mit etwas anderem beschaftigt ist oder einfach in ein anderes Team gewechselt ist - und es gibt selten ein Backup-System, das die Versaumnis auffangt, bevor der Tag bereits vorbei ist.

Vielleicht noch schleichender schadlich: Niemand setzt sich jemals hin und uberpruft "das Geburtstagsgeschenk" als eigenstandige Entscheidung, so wie bei einer Planungssitzung jedes Jahr im Herbst die Weihnachtsgeschenke besprochen und aktualisiert werden. Da es fur Geburtstage keinen entsprechenden Zeitpunkt gibt, kann es passieren, dass derselbe Artikel jahrelang unverandert nachbestellt wird, ohne dass jemand bewusst entschieden hat, dass er gleich bleiben soll - es wurde einfach nie zur Sprache gebracht.

Nehmen wir einen recht gewohnlichen Fall: Ein Mitarbeiter erhalt vier Jahre in Folge genau dasselbe Geburtstagsgeschenk vom Unternehmen. Niemand hat dies bewusst so entschieden. Niemand dachte: "Das ist immer noch die richtige Wahl." Es geschah, weil der Geburtstagskalender still und leise auf Autopilot lief - und der Autopilot fragt per Definition niemals, ob die aktuelle Einstellung noch Sinn ergibt.

Warum es sich hierbei um ein Sichtbarkeitsproblem und nicht um ein Planungsproblem handelt

Jeder andere Anlass, der an anderer Stelle in dieser Reihe behandelt wurde, hat einen entscheidenden Moment, der eine Entscheidung in den Vordergrund ruckt - eine feste Frist, einen konkreten Ausloser, eine Planungssitzung, die stattfindet, unabhangig davon, ob jemand Lust darauf hat oder nicht.

Bei Geburtstagsgeschenken im Unternehmen gibt es niemals einen solchen Moment, da der Ausloser immer etwas anders ist und stets genau an eine Person gebunden ist - er ist niemals mit einem unternehmensweiten Ereignis synchronisiert, das auf naturliche Weise eine Uberprufung nahelegen wurde. Dieser fehlende gemeinsame Moment ist die eigentliche Lucke - nicht die fehlende Absicht, Geburtstage angemessen zu feiern, und auch nicht mangelnde Fursorge gegenuber den Beschenkten. Es gibt einfach keinen festgelegten Kontrollpunkt, wie es ihn fur jeden Anlass gibt, der fur alle gleichzeitig auf ein einziges Kalenderdatum fallt.

Was das Trophfeln tatsachlich behebt

Die Losung besteht darin, den Geburtstagskalender als festes System zu betrachten und nicht als manuell gepflegte Liste, die nur im Kopf einer einzelnen Person oder in deren Tabellenkalkulation gespeichert ist - und somit davon abhangig ist, dass diese Person im entscheidenden Moment nicht verfugbar ist.

Die Einbindung einer regelmaßigen Uberprufung der Geschenke selbst - nicht pro Geburtstag, sondern nach einem festen Zeitplan, ein- oder zweimal im Jahr, unabhangig davon, wessen Geburtstag gerade ansteht - deckt Veralterungen auf, auch ohne dass ein naturlicher Ausloser die Frage aufwirft. Und die Entkopplung von "Wer ist diesen Monat an der Reihe?" und "Wer erinnert sich gerade daran?" ist hier wichtiger als bei fast jedem anderen Anlass in dieser Reihe: Eine Systemuberprufung ist zuverlassiger als das Gedachtnis einer einzelnen Person, und die Kluft zwischen beiden vergroßert sich nur noch, je mehr Mitarbeiter hinzukommen und je regelmaßiger die Geburtstage werden.

All dies muss nicht kompliziert sein, um zu funktionieren. Es muss lediglich unabhangig von der Aufmerksamkeit einer einzelnen Person ablaufen, da das gesamte Problem bei Geburtstagsgeschenken im Unternehmen darin besteht, dass sie von vornherein nicht darauf ausgelegt waren, davon abzuhangen, dass jemand dies uberhaupt bemerkt.

Wie SoMerch ins Bild passt

Die kostenlose Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate bedeutet, dass ein Geburtstagsartikel nur einmal produziert und dann im Laufe des Jahres schrittweise ausgeliefert wird, sobald die jeweiligen Ausloser eintreten - anstatt jedes Mal eine neue Bestellung aufgeben zu mussen, wenn der Geburtstag einer Person ansteht. Durch das Kitting steht der Artikel bereits bereit, bevor ein bestimmter Geburtstag eintritt, unabhangig davon, wie unvorhersehbar die tatsachlichen Termine uber die gesamten zwolf Monate verteilt sind.

Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass die Geburtstage eines verteilten Teams genau auf dieselbe Weise abgewickelt werden, unabhangig davon, von wo aus die jeweilige Person gerade arbeitet - ein Geburtstag in einem anderen Land ist kein Sonderfall, der eine eigene, gesonderte Regelung erfordert. Dies knupft an das allgemeinere Muster fur Corporate Gifts an, das an anderer Stelle behandelt wird: ein vorhersehbares Datum, fur das ein fertiges Produkt und ein Lieferplan im Voraus bereitstehen mussen. Geburtstage entsprechen diesem Muster in jeder Hinsicht, bis auf eine Ausnahme - sie sind der einzige Anlass in dieser Kategorie, bei dem es keinen gemeinsamen Kalendertermin gibt, der die Frage in den Vordergrund ruckt. Genau aus diesem Grund benotigen sie ein System, das sich an die Geburtstage erinnert, anstatt dass eine Person dies tun muss.

Schlusswort

Weihnachten bleibt im Gedachtnis, weil das gesamte Unternehmen dieses Datum gemeinsam feiert - ganz gleich, ob jemand dies im Voraus geplant hat oder nicht. Ein Geburtstag wird nur dann zuverlassig beachtet, wenn etwas anderes als das Gedachtnis die Arbeit ubernimmt - denn fur jeden Einzelnen steht das Datum, das tatsachlich von Bedeutung ist, bei weitem nicht ganz oben im Kalender der anderen, und das wird es von sich aus auch niemals tun.