Werbegeschenke für das Büro, Corporate Gifts: Eine größere Stückzahl bedeutet nicht weniger Sorgfalt

Werbegeschenke fur das Buro, Corporate Gifts: Eine großerer Stuckzahl bedeutet nicht weniger Sorgfalt

Werbegeschenke und Corporate Gifts werden nicht so geplant wie eine Geschenkliste. Es gibt keine kurze, bekannte Liste von Namen, auf die man zuruckgreifen kann - lediglich eine Mitarbeiterzahl im dreistelligen Bereich, eine Veranstaltung mit ungewisser, aber großer Besucherzahl oder eine buroweite Verteilung uber mehrere Standorte hinweg. Die Kosten pro Stuck sind so gering, dass die gesamte Bestellung schnell wie eine Nebensache wirkt - etwas, das man eher schnell abhaken als sorgfaltig planen mochte. Genau bei dieser Annahme liegt der Fehler.

Das Volumen verandert den Auftrag, nicht nur das Budget

Bei einer Bestellung fur Kundengeschenke oder Fuhrungskrafte handelt es sich um eine kurze, bekannte Liste - die eigentliche Arbeit besteht darin, fur eine Handvoll Personen, die jeweils individuell von Bedeutung sind, eine gute Auswahl zu treffen. Eine Bestellung fur Werbegeschenke basiert auf der Mitarbeiterzahl statt auf einer Liste: ein Buro mit zweihundert Mitarbeitern, eine Veranstaltung, deren Teilnehmerzahl niemand genau vorhersagen kann, ein unternehmensweiter Meilenstein, der alle gleichzeitig betrifft.

Da der Stuckpreis niedrig ist, konnte man leicht den Schluss ziehen, dass "hier nicht dieselbe Sorgfalt erforderlich ist" wie bei einer kleineren Bestellung. Das ist jedoch nicht der Fall. Auch eine Auflage von zweihundert Stuck muss beim Auspacken so aussehen, als stamme sie aus einer einheitlichen Charge - und nicht wie eine Ansammlung von Artikeln, die gerade noch so zusammenpassen. Niedrige Stuckkosten und niedrige Standards sind nicht dasselbe, auch wenn sie oft als ein und dasselbe behandelt werden.

Zudem sind die Mitarbeiter selten an einem einzigen Standort versammelt. Ein Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Landern oder einer Mischung aus Mitarbeitern im Buro und Remote-Hiring-Mitarbeitern benotigt dennoch, dass das Werbegeschenk uberall gleichzeitig ankommt - nicht eine Version fur die Zentrale und eine langsamere, kleinere Version fur alle anderen. Das ist ein anderes Planungsproblem als eine Liste mit Kundengeschenken, bei der jeder Empfanger bekannt und in der Regel mit einer einzigen Sendung erreichbar ist.

Wo es tatsachlich nicht mehr funktioniert

Farb- oder Druckabweichungen bei einer großen Auflage sind das deutlichste Beispiel hierfur. Bei einer Stichprobe von zehn Exemplaren sind sie nicht zu erkennen, fallen jedoch sofort ins Auge, sobald zweihundert Stuck bei derselben Veranstaltung auf einem Tisch nebeneinander liegen. Großenabweichungen zeigen sich auf dieselbe Weise, wenn es sich bei den Werbegeschenken um Bekleidung handelt - eine Großbestellung, deren Großenauswahl auf einer Schatzung beruhte, wirkt ganz anders, sobald die Artikel tatsachlich verteilt werden und die Empfanger Kleidungsstucke in den Handen halten, die nicht passen.

Die Verteilung auf mehrere Standorte ist ein weiterer Bruchpunkt. Eine "einfache" Bestellung von Werbegeschenken muss dennoch physisch zu mehreren Buros oder zu einem einzigen Veranstaltungsort gelangen, was ein Logistikproblem darstellt, bevor es uberhaupt ein Beschaffungsproblem ist. Nehmen wir einen recht gewohnlichen Fall: Eine Charge von Werbegeschenken, die fur eine unternehmensweite Veranstaltung an drei Buros bestellt wurde, gekauft bei dem Lieferanten, der am schnellsten ein Angebot erstellen konnte. Die Bestellung kommt an, aber die Druckqualitat der ersten geoffneten Kartons stimmt nicht ganz mit der der letzten uberein - ahnlich genug, um auf den ersten Blick nicht aufzufallen, aber deutlich genug, um bemerkt zu werden, sobald man zwei Exemplare nebeneinander in der Hand halt.

Es gibt auch eine zeitliche Variante desselben Problems. Ein Buro erhalt seine Lieferung rechtzeitig zum Veranstaltungstag; ein anderes Buro in einem anderen Land erhalt sie eine Woche spater, weil niemand die Lieferung von Anfang an nach Zielort aufgeteilt hat. Bei einem Kundengeschenk wurde eine gestaffelte Ankunft kaum auffallen. Bei einem Werbegeschenk, das uberall gleichzeitig eintreffen soll, wirkt es hingegen so, als ob das zweite Buro nachtraglich hinzugefugt worden ware - was in der Regel auch genau der Fall ist.

Warum dies ein Problem der Koordination und Qualitatskontrolle und kein Problem der Ideen ist

Ein lustiges, markengerechtes Werbegeschenk auszuwahlen ist selten der schwierigste Teil bei Corporate Gifts oder Buro-Werbeartikeln. Die meisten Teams finden ohne großerer Muhe einen vernunftigen Artikel - ein Notizbuch, eine Flasche, ein Technikaccessoire, etwas, das die Leute tatsachlich behalten werden.

Was wirklich schwierig ist, ist, dass Hunderte von preiswerten Artikeln wie eine einzige Bestellung aussehen: einheitlicher Druck, korrekte Großen bei Bekleidung und pünktliche Lieferung an den richtigen Ort. Genau der niedrige Preis verleitet dazu, die Qualitatskontrollen zu uberspringen, die eine kleinere, teurere Bestellung automatisch erhalten wurde: Niemand wurde auf eine Validierungsphase fur ein Geschenk fur zwanzig Fuhrungskrafte verzichten, aber diese Disziplin verschwindet stillschweigend, sobald es sich um eine Bestellung von zweihundert Werbeartikeln handelt.

Dies hat eigentlich nichts mit der Hohe des Budgets fur Werbegeschenke zu tun. Es ist vielmehr so, dass die niedrigen Stuckkosten als geringes Risiko wahrgenommen werden, wahrend das tatsachliche Risiko ein ganz anderes ist: Es sind mehr Personen, die die Unstimmigkeiten bemerken, nicht weniger, da ein Werbegeschenk auf einmal in einem Raum oder Buro verteilt wird, anstatt einzeln privat ausgepackt zu werden.

Was verringert das Risiko tatsachlich?

Die Losung ist nicht eine bessere Idee fur ein Werbegeschenk. Es geht darum, Fotofreigaben vor dem Versand einer großen Auflage zu prufen, nicht nur vor dem Versand einer kleinen Auflage - denselben Qualitatskontrollstandard auf Werbegeschenkvolumen anzuwenden wie auf Corporate-Gift-Volumen, denn der Stuckpreis ist kein Grund, diesen Standard zu senken.

Der andere Hebel besteht darin, einen wiederkehrenden Bedarf an Werbegeschenken - jedes Event, jedes Quartal, jede neue Eroffnung eines Buros - als permanentes Programm zu behandeln, anstatt fur jede einzelne Bestellung einen neuen Lieferanten zu suchen. Ein Programm bedeutet, dass der Artikel, der Druckaufbau und die Lieferantenbeziehung bereits festgelegt sind; so ist jede neue Produktion von Werbegeschenken lediglich eine Ausfuhrungsaufgabe und kein neues Beschaffungsprojekt, das bei Null beginnt.

Wie SoMerch ins Bild passt

Die Inhouse-Produktion stellt sicher, dass Chargen fur Werbeaktionen vor dem Versand dieselben gestaffelten Qualitatskontrollen und Fotofreigaben durchlaufen wie jeder andere Auftrag - das Volumen ist kein Grund, eine andere, laxere Norm auf eine Charge anzuwenden, nur weil der Stuckpreis niedriger ist. Kostenlose Lagerhaltung fur bis zu sechs Monate bedeutet, dass eine Charge von Werbegeschenken, die einmal bestellt wurde, im Laufe des Jahres nach Bedarf anlasslich von Veranstaltungen und Buroverteilungen versandt werden kann, anstatt jedes Mal, wenn ein neues Event ansteht, eine neue Bestellung aufgeben zu mussen.

Der Versand an mehrere Adressen in ganz Europa bedeutet, dass eine einzige Bestellung von Werbegeschenken als koordinierte Sendung an mehrere Buros oder zu einem einzigen Veranstaltungsort geliefert werden kann - und nicht uber separat fur jeden Standort organisierte Versandvereinbarungen, die bei jeder Gelegenheit neu ausgehandelt werden mussen. Dies knupft an das umfassendere Problem im Bereich der Corporate Gifts an: Bei Werbegeschenken fur Buros sind das Volumen und die Konsistenz die eigentliche Einschrankung, nicht der Artikel selbst.

Schlusswort

Corporate Gifts fur Buros sind kein geringerer Auftrag, nur weil die Stuckkosten niedriger sind. Sie stellen ein Problem der Konsistenz im großen Maßstab dar: Hunderte von Einheiten, die wie eine einzige Charge aussehen mussen, die an den richtigen Orten zum richtigen Zeitpunkt eintreffen. Die Losung besteht darin, dieses Volumen als die eigentliche Aufgabe zu betrachten, und nicht als etwas, das man ubersehen kann, weil der Preis pro Stuck bescheiden erscheint.