Lorsqu'une commande groupée de produits dérivés concerne dix pays, le plus difficile n'est pas la commande elle-même
Si vous êtes responsable des opérations ou des ressources humaines dans une entreprise disposant de bureaux dans plusieurs pays, vous avez sans doute déjà passé une commande groupée. Des kits d’accueil pour les nouvelles recrues réparties sur cinq sites. Une série de vêtements à l’effigie de l’entreprise pour un événement à l’échelle de l’entreprise. Des cadeaux destinés à des personnes qui n’ont jamais mis les pieds dans le même bâtiment. Sur le papier, il s’agit d’une simple décision. Dans la pratique, cela se transforme discrètement en plusieurs semaines de démarches administratives internes qui n’ont rien à voir avec les articles eux-mêmes.
C’est cet aspect qu’il convient de mettre en avant avant même d’évoquer les produits. Choisir le sweat à capuche est facile. Le plus difficile, c’est tout ce qui l’entoure : qui paie, quelle entité prend en charge les frais, qui se charge des formalités douanières dans chaque pays, et à qui revient la gestion du tableau Excel lorsque les envois sont dispersés aux quatre coins du monde. Lorsque vous avez des collaborateurs dans différentes villes et au sein de différentes entités juridiques, la coordination est le véritable travail. Et la plupart des entreprises gèrent cette coordination à la dure, sans se rendre compte qu’il existe une solution plus simple.
Pourquoi l'expédition de produits dérivés dans plusieurs pays s'avère plus compliquée qu'il n'y paraît
Passons en revue le déroulement habituel des opérations, car c'est dans les détails que résident les difficultés.
Le schéma le plus courant est celui où le siège social prend tout en charge. Une seule entité, par exemple une société holding néerlandaise, passe et finance l’intégralité de la commande. Les marchandises sont expédiées vers une adresse centrale, ou vers chaque pays sur la base d’une seule facture commerciale établie aux Pays-Bas. Tout arrive à bon port. Et c’est là que le vrai travail commence, car l’entité néerlandaise se retrouve avec une charge qui revient en réalité aux filiales en Allemagne, en Espagne, en Pologne et ailleurs. Le service financier doit refacturer chaque filiale en interne afin d’imputer le coût à qui de droit. Cela implique une facturation intra-groupe, une documentation relative aux prix de transfert et un traitement de la TVA à rapprocher entre toutes les entités, le tout pour une simple boîte de polaires à l’effigie de la marque.
L’autre configuration courante consiste à adopter le réflexe inverse : prendre les marchandises départ usine et organiser soi-même l’expédition, afin d’éviter le casse-tête de la refacturation. Désormais, celui qui est responsable de la commande ne gère plus un projet de merchandising. Il gère une opération de fret. Dix comptes de transporteurs. Des déclarations en douane dans chaque pays de destination. Des lettres de transport, des factures commerciales, des codes SH et des droits de douane à gérer correctement dans plusieurs juridictions. Et comme la formule «départ usine» fait de votre entreprise l’importateur officiel dans chaque pays, vous avez discrètement accru votre exposition à la TVA et aux obligations de conformité partout où les marchandises arrivent.
Ces deux approches présentent le même défaut. Aucune ne supprime la complexité. Elles se contentent de déterminer lequel de vos collaborateurs doit en assumer la charge : le service financier ou le service opérationnel. Le fardeau se déplace d’un service à l’autre. Il ne disparaît jamais réellement. Et la personne sur laquelle il retombe est presque toujours celle qui est déjà débordée.
À quoi ressemble une commande internationale mieux organisée ?
Ce modèle plus simple est d'une simplicité presque ennuyeuse, ce qui explique sans doute pourquoi on a tendance à l'ignorer. Il repose sur une seule idée : c'est à celui qui produit et expédie la commande de se charger du plus gros du travail, et non à vous.
Voici comment cela fonctionne.
Une seule personne, au niveau du groupe, coordonne l’ensemble de la commande, une seule fois. Elle rassemble toutes les informations nécessaires : les tailles, les quantités, votre logo et votre visuel, les adresses de livraison, ainsi que l’entité juridique correspondant à chaque destination. Elle transmet ces informations au fournisseur en une seule fois. C’est là l’intégralité de son travail de coordination, et cela reste ainsi du début à la fin. Une seule commande à suivre, et non pas dix.
Le fournisseur se charge du reste de bout en bout. Les articles sont fabriqués, soumis à un contrôle qualité, puis expédiés vers chaque pays ; les formalités douanières, le dédouanement et la livraison du dernier kilomètre sont pris en charge par le fournisseur. Chaque site reçoit une livraison en règle et conforme. La personne qui a passé la commande dispose d’un seul interlocuteur et d’un seul statut à suivre, au lieu de dix chaînes logistiques parallèles et d’une multitude de numéros de suivi.
Ce qui permet à ce système de fonctionner sans heurts entre les différentes entités, c’est une facturation et une gestion des importations qui s’adaptent à votre structure juridique au lieu de s’y opposer. Chaque filiale reçoit sa propre facture commerciale : l’acheteur légal correct, son propre numéro de TVA, le bon pays de destination. Le fournisseur se charge du dédouanement et agit en tant qu’importateur officiel dans chaque pays ; ainsi, le coût correct est comptabilisé dans les comptes de la bonne entité, la TVA étant traitée correctement au moment de l’importation. Votre équipe financière n’a pas à procéder à des refacturations internes a posteriori, et aucune de vos entités ne devient importateur officiel par défaut. La structure est respectée, et non contournée.
Gérée de cette manière, la complexité liée aux dix pays subsiste. Elle se situe simplement là où elle doit être, du côté de la production et de la logistique, et ne pèse plus sur le travail hebdomadaire de vos équipes financières et opérationnelles.
C’est là toute la différence entre traiter la gestion des produits comme un projet ponctuel et la gérer comme un programme. Un projet est reconstruit à partir de zéro à chaque fois : nouveaux devis, nouvelles validations, nouvelle coordination, nouveau nettoyage des données. Un programme, quant à lui, est mis en place une seule fois et se répète en toute discrétion : les stocks sont produits par lots, conservés en entrepôt et expédiés à la demande, au fur et à mesure que de nouveaux membres rejoignent le groupe ou que la campagne suivante est lancée. La charge de coordination qui rend les commandes groupées si fastidieuses est principalement le symptôme d’une gestion sous forme de projets. Mettez en place une structure adéquate et ce problème disparaîtra en grande partie.
Comment SoMerch gère la facturation, la TVA et les formalités douanières selon les pays
C'est le modèle sur lequel repose SoMerch, et c'est précisément au niveau de la facturation et de l'importation que la plateforme vous décharge le plus de vos tâches administratives. Pour une commande multi-pays, SoMerch émet une facture commerciale distincte à l'intention de chaque filiale, se charge du dédouanement et agit en tant qu'importateur officiel dans chaque pays de destination. Les coûts sont correctement imputés à chaque entité, la TVA est gérée lors de l’importation, et votre siège social n’a jamais à refacturer les filiales ni à assumer une responsabilité en matière d’importation qui ne lui incombe pas.
Le reste est conçu en conséquence. La production et l’impression sont réalisées en interne : les articles sont ainsi fabriqués, leur qualité est contrôlée à l’aide d’épreuves photographiques avant expédition, puis ils sont expédiés depuis un seul et même site, plutôt que d’être assemblés au sein d’une chaîne de fournisseurs distincts. La livraison à plusieurs adresses à travers l’Europe est la norme, et non une demande particulière, ce qui est essentiel lorsque vous gérez des produits dérivés pour une équipe dispersée entre des bureaux, des domiciles et des lieux d’événements situés dans différents pays. Une logistique axée sur l’UE, les expéditions intra-européennes et la transparence des coûts au dédouanement sont considérées comme la norme, et non comme un cas particulier, contrairement à la manière dont de nombreux fournisseurs traitent tout ce qui franchit une frontière.
Et comme les stocks peuvent être produits par lots et conservés en entrepôt, avec un stockage gratuit pouvant aller jusqu’à six mois, une commande groupée ne doit pas nécessairement se transformer en un événement chaotique ponctuel. Elle peut s’inscrire dans un programme : produire une seule fois, stocker, expédier à la demande, et réduire au minimum les tâches administratives liées à chaque commande.
Une liste de contrôle avant votre prochaine commande dans plusieurs pays
Avant l'expédition de votre prochaine commande à destination de plusieurs pays, quelques questions directes se posent quant à la capacité réelle de votre fournisseur à assumer cette charge :
- Allez-vous assurer la production, le dédouanement dans chaque pays de destination et la livraison du dernier kilomètre, afin que nous n’ayons pas à ouvrir nous-mêmes des comptes auprès des transporteurs ni à remplir les déclarations ?
- Chaque filiale recevra-t-elle sa propre facture commerciale, sous son propre numéro de TVA, afin que notre équipe financière n’ait pas à procéder à une refacturation interne a posteriori ?
- Chaque site recevra-t-il une livraison locale en toute régularité sans que nous devenions automatiquement l’importateur officiel ?
- Disposons-nous d’un interlocuteur unique pour l’ensemble de la commande, quel que soit le pays concerné ?
Si les réponses sont oui, vous avez trouvé la bonne structure. Si un fournisseur n’est pas en mesure de le faire, il vaut mieux le savoir avant de passer la commande, et non après que les documents administratifs aient été adressés à la mauvaise entité dans le mauvais pays.
La marchandise n’a jamais été la partie compliquée. C’est la structure de la commande qui l’est. Réussissez cela une seule fois, et les commandes groupées cesseront d’être un travail de nettoyage trimestriel pour devenir ce qu’elles auraient dû être depuis le début : une seule commande, gérée de bout en bout.
Vous prévoyez une commande multi-pays ? Demandez-nous comment nous organisons la facturation par entité, les formalités douanières et la livraison avant de vous lancer. Cette brève discussion permettra à vos équipes financières et opérationnelles d’économiser les semaines qu’elles auraient autrement passées à régler les problèmes a posteriori.
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