Cadeaux d'entreprise et cadeaux promotionnels : un volume plus important ne signifie pas pour autant moins d'attention
Les cadeaux d’entreprise ne s’organisent pas de la même manière qu’une liste de cadeaux. Il n’y a pas de liste restreinte et connue de noms sur laquelle s’appuyer : seulement un effectif de plusieurs centaines de personnes, un événement dont la fréquentation est incertaine mais importante, ou une distribution à l’échelle de l’entreprise sur plusieurs sites. Le coût unitaire est suffisamment bas pour que l’ensemble de la commande finisse par être considérée comme une formalité, une tâche à régler rapidement plutôt qu’à planifier correctement. C’est précisément cette hypothèse qui est erronée.
C'est le volume qui modifie la mission, et pas seulement le budget
Une commande de cadeaux pour des clients ou des cadres repose sur une liste courte et bien définie : le véritable travail consiste à bien choisir les cadeaux pour une poignée de personnes qui comptent chacune à leur manière. Une commande de cadeaux promotionnels repose sur un nombre de personnes plutôt que sur une liste : un bureau de deux cents personnes, un événement dont le nombre de participants est impossible à prévoir avec précision, une étape importante à l’échelle de l’entreprise qui concerne tout le monde en même temps.
Comme le prix unitaire est faible, on pourrait facilement en conclure que « cela ne nécessite pas le même soin » qu’une commande plus modeste. Or, c’est tout le contraire. Un lot de deux cents articles doit, une fois déballé, donner l’impression de provenir d’un seul et même lot homogène, et non d’un ensemble d’articles simplement « assez similaires ». Un faible coût unitaire et des normes peu élevées ne sont pas synonymes, même s’ils sont souvent considérés comme tels.
De plus, les effectifs sont rarement regroupés au même endroit. Une entreprise disposant de bureaux dans plusieurs pays, ou combinant du personnel en présentiel et des collaborateurs à distance, a tout de même besoin que le même cadeau d’entreprise soit livré partout en même temps — et non pas une version pour le siège social et une version plus modeste, livrée plus lentement, pour tous les autres. Il s’agit là d’un problème de planification différent de celui d’une liste de cadeaux pour les clients, où chaque destinataire est connu et généralement joignable par un seul envoi.
C'est là que ça ne tient pas la route
Les variations d'impression ou de couleur sur un tirage important en sont l'exemple le plus flagrant. Elles sont invisibles sur un échantillon de dix exemplaires, mais deviennent impossibles à ignorer dès que deux cents unités sont alignées sur une table lors d'un même événement. Les écarts de taille se manifestent de la même manière lorsqu’il s’agit de vêtements promotionnels : une commande en gros passée sur la base d’une estimation donne un résultat très différent une fois que les articles sont distribués et que les destinataires se retrouvent avec des vêtements qui ne leur vont pas.
La distribution sur plusieurs sites constitue un autre point de rupture. Une commande de cadeaux promotionnels « simple » doit tout de même être acheminée physiquement vers plusieurs bureaux ou vers un seul lieu d’événement, ce qui pose un problème de livraison avant même d’être un problème d’achat. Prenons un cas assez courant : un lot de cadeaux promotionnels commandé pour un événement réunissant l’ensemble du personnel dans trois bureaux, acheté auprès du fournisseur capable de proposer un devis le plus rapidement. La commande arrive, mais la finition d’impression des premiers cartons ouverts ne correspond pas tout à fait à celle des derniers — suffisamment proche pour passer inaperçue au premier coup d’œil, mais suffisamment pour être remarquée dès que l’on compare deux exemplaires en main.
Il existe également une variante temporelle de ce même problème. Un bureau reçoit son colis le jour même de l’événement ; un autre, situé dans un autre pays, reçoit le sien une semaine plus tard, car personne n’a réparti l’envoi par destination dès le départ. Dans le cas d’un cadeau destiné à un client, une arrivée échelonnée passe pratiquement inaperçue. En revanche, pour un cadeau promotionnel censé arriver simultanément sur tous les sites, cela donne l’impression que le deuxième bureau a été ajouté après coup — ce qui est généralement exactement ce qui s’est passé.
Pourquoi il s'agit d'un problème de coordination et de contrôle qualité, et non d'un problème d'idées
Choisir un cadeau promotionnel amusant et en accord avec l'image de marque est rarement la partie la plus difficile lorsqu'il s'agit de cadeaux d'entreprise ou de promotion au bureau. La plupart des équipes trouvent sans trop de difficulté un objet raisonnable : un carnet, une bouteille, un accessoire technologique, quelque chose que les gens garderont réellement.
Ce qui est réellement difficile, c’est de faire en sorte que des centaines d’articles à bas prix aient l’air de provenir d’une même commande : une impression homogène, des tailles correctes s’il s’agit de vêtements, et une livraison dans les délais aux bons endroits. C’est précisément ce faible prix qui pousse les gens à négliger les contrôles qu’une commande plus petite et plus coûteuse susciterait automatiquement : personne ne fait l’impasse sur une phase de validation pour un cadeau destiné à vingt cadres, mais cette rigueur disparaît discrètement dès que la commande porte sur deux cents articles promotionnels.
Tout cela n’a en réalité rien à voir avec le fait que le budget alloué aux cadeaux promotionnels soit modeste. C’est plutôt que le faible coût unitaire est perçu comme synonyme d’enjeu mineur, alors que l’enjeu réel est tout autre : ce sont davantage de personnes qui remarqueront les incohérences, et non l’inverse, car un cadeau promotionnel est distribué en une seule fois dans une salle ou un bureau, plutôt que d’être déballé en privé, un par un.
Qu'est-ce qui permet réellement de réduire le risque ?
La solution ne réside pas dans une meilleure idée de cadeau promotionnel. Il s’agit de vérifier les épreuves photographiques avant l’expédition d’un gros tirage, et pas seulement avant celle d’un petit tirage : il faut appliquer la même norme de contrôle qualité aux volumes de cadeaux promotionnels qu’aux volumes de cadeaux d’entreprise, car le coût unitaire ne justifie pas un relâchement de cette norme.
L’autre levier consiste à traiter un besoin récurrent en matière de cadeaux promotionnels — chaque événement, chaque trimestre, chaque ouverture de nouveaux bureaux — comme un programme permanent, plutôt que de rechercher à chaque fois un nouveau fournisseur pour une commande ponctuelle. Un programme signifie que l’article, la configuration d’impression et la relation avec le fournisseur sont déjà définis ; ainsi, chaque nouvelle production de cadeaux promotionnels constitue une simple tâche d’exécution plutôt qu’un nouveau projet d’approvisionnement partant de zéro.
Comment SoMerch s'intègre
La production en interne garantit que les lots destinés à des opérations de promotion bénéficient, avant expédition, des mêmes contrôles qualité progressifs et des mêmes épreuves photographiques que n'importe quelle autre commande : le volume ne justifie pas que l'on applique à un lot une norme différente, moins stricte, simplement parce que le prix unitaire est plus bas. Le stockage gratuit pendant six mois maximum permet de conserver un lot de cadeaux promotionnels commandé une seule fois et de l’expédier au fur et à mesure que les événements et les distributions au bureau ont lieu tout au long de l’année, au lieu de devoir passer une nouvelle commande à chaque fois qu’un nouvel événement se présente.
L’expédition vers plusieurs adresses à travers l’Europe permet à une seule commande de cadeaux promotionnels d’être livrée à plusieurs bureaux ou sur un même lieu d’événement, sous la forme d’un envoi coordonné — et non pas par le biais d’arrangements de transport improvisés séparément pour chaque site à chaque fois. Cela renvoie au problème plus général des cadeaux d’entreprise : dans le cas des cadeaux promotionnels destinés aux bureaux, la véritable contrainte réside dans le volume et la cohérence, et non dans l’article lui-même.
Clôture
Les cadeaux d'entreprise destinés aux bureaux ne constituent pas pour autant une commande moins importante, simplement parce que leur coût unitaire est plus faible. Ils posent un problème de cohérence à grande échelle : des centaines d’unités qui doivent présenter l’aspect d’un seul et même lot, livrées aux bons endroits et dans les délais. La solution consiste à considérer ce volume comme la tâche principale, et non comme un détail que l’on néglige sous prétexte que le prix unitaire semble modeste.
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